Mise à jour
Aperçu
Cette mise à jour introduit une validation des permissions lors de l'assignation des factures, conçue pour s'assurer que les factures sont uniquement assignées à des utilisateurs disposant des accès requis pour les approuver et les traiter.
État précédent
Auparavant, une facture pouvait être assignée à n'importe quel employé, même si celui-ci ne possédait pas les permissions nécessaires pour l'approuver. Cette situation pouvait entraîner des blocages dans le processus d'approbation, des factures en attente pendant plusieurs mois, des relances de fournisseurs ainsi que des retards de paiement pouvant occasionner des pénalités.
De plus, lorsqu'un employé était archivé, les factures en attente pouvaient demeurer assignées à cette personne sans mécanisme simplifié de réassignation.
Nouveautés
Avec cette mise à jour :
- Les factures peuvent maintenant être assignées uniquement à des utilisateurs ayant les permissions d'approbation requises.
- Lorsqu'un employé est archivé, le système demande automatiquement à qui réassigner les factures en attente.
- Les factures en attente peuvent être réassignées en lot :
- À une personne spécifique
- À un rôle
Ces améliorations permettent de maintenir la fluidité du processus d'approbation et d'éviter que certaines factures soient oubliées.
Fonctionnement
Validation lors de l'assignation des factures
Lors de l'assignation d'une facture :
- Le système vérifie que l'utilisateur sélectionné possède les permissions nécessaires pour approuver des factures.
- Si l'utilisateur ne dispose pas des accès requis, l'assignation est refusée.
- Seuls les approbateurs admissibles peuvent recevoir une facture à approuver.
Archivage d'un employé
Lorsqu'un employé est archivé :
- Le système détecte les factures actuellement en attente d'action de cet employé.
- Une fenêtre de réassignation s'affiche.
- L'administrateur peut réassigner toutes les factures en attente :
- À un autre employé, ou
- À un rôle responsable de l'approbation des factures.
- La réassignation est effectuée en lot afin qu'aucune facture ne demeure assignée à un employé inactif.
Où la trouver
Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité dans : Comptes fournisseurs > Processus d'approbation des factures
Pour y accéder :
- Ouvrez une facture nécessitant une approbation.
- Sélectionnez un approbateur ou assignez la facture.
- Le système validera automatiquement les permissions avant de compléter l'assignation.
Pour la réassignation des factures :
- Accédez à Administration > Employés.
- Archivez un employé.
- Sélectionnez la personne ou le rôle qui recevra les factures en attente.
Avantages
- Empêche l'assignation de factures à des utilisateurs qui ne peuvent pas les approuver.
- Réduit les retards d'approbation et accélère le traitement des paiements.
- Assure la continuité du processus lors de l'archivage d'un employé.
Notes importantes
- Seuls les utilisateurs disposant des permissions d'approbation des factures peuvent recevoir des assignations.
- La demande de réassignation apparaît uniquement si l'employé archivé possède des factures en attente.
- La réassignation en lot permet d'éviter que des factures demeurent bloquées dans le processus d'approbation.