Les fonds d'un syndicat permettent de comptabiliser les revenus et dépenses des différents fonds de la copropriété (fonds d'administration, fonds de prévoyance, fonds d'auto-assurance, cotisation spéciale pour travaux ou projet en particulier, dépenses de stationnement VS dépenses communes, etc.).


Une fois un fonds créé, il sera possible d'ajouter les revenus et dépenses des différents comptes dans le budget de votre syndicat, ainsi que de catégoriser les revenus et dépenses par fonds dans les états financiers.



AVANT DE COMMENCER

Assurez-vous d'avoir créé la charte de comptes de votre syndicat de copropriété.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de votre syndicat.

2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet COMPTES, dans la catégorie FONDS.

RECAP :

Financier > Comptes > Fonds


CRÉER UN FONDS

1) Sous ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN FONDS.


2) Dans la nouvelle page, remplissez les champs suivants :


ADonnez un nom à votre fonds, dans au moins une des deux langues.
BChoisissez un type de fonds parmi les options suivantes :
Fonds d'administration : Fonds pour les dépenses courantes.
Fonds de prévoyance : Fonds de réserve pour des projets majeurs. Option valide pour le fonds d'autoassurance.
Utilisez les filtres de recherche pour trouver les comptes désirés selon leur numéro de GL ou leur identifiant.
DSélectionnez tous les comptes à inclure dans le fonds afin qu'il soit possible d'y ajouter des dépenses au budget.


Note : Un compte peut apparaître dans plusieurs fonds. Lorsque vous comptabiliserez des factures, par exemple, il vous sera possible de choisir le compte de dépenses auquel elle est affectée, ainsi que le fonds dans lequel comptabiliser la dépense.


3) Dans la bande inférieure, appuyez sur ENREGISTRER.


MODIFIER UN FONDS

Une fois un fonds créé, il est possible de modifier le nom, en changer le type, ou ajouter et retirer des comptes du fonds en question.


1) Dans la liste des fonds, appuyez sur l'icône de modification.

2) Dans la nouvelle page, vous pourrez modifier le nom du fonds, son type, ainsi que la sélection de comptes qui apparaissent dans celui-ci. Une fois les modifications apportées, appuyez sur ENREGISTRER dans la barre inférieure de l'écran.


ARCHIVER UN FONDS

Lorsqu'un fonds n'est plus utilisé par un syndicat, il est possible de l'archiver afin qu'il n'apparaisse plus aux budgets et états financiers subséquents de la copropriété.


1) Dans la liste des fonds, appuyez sur l'icône de modification. du fonds à archiver.


2) Rendez-vous sous ACTIONS, puis sélectionnez l'option ARCHIVER.


3) Dans la nouvelle fenêtre, confirmez votre action en appuyant sur OUI.


Note : Le fonds archivé ne sera plus visible dans les budgets et les états financiers. Il sera toutefois possible de consulter ce fonds dans cette section en appliquant le filtre de recherche INACTIFS

Il vous sera aussi possible de le réactiver en allant dans ce fonds puis, sous ACTIONS, choisir l'option RENDRE ACTIF.