Une des tâches que les administrateurs ont à effectuer dans la tenue des livres comptables d'un syndicat de copropriétaires est de gérer les paiements des frais de condo qui sont faits par les copropriétaires. Le tout peut-être relativement simple, si tout le monde paie à temps, qu'aucun copropriétaire n'a de chèque sans fonds, que personne ne paie en retard, mais la réalité en est autrement et ça peut devenir assez compliqué assez rapidement à gérer.


Aussi, comme il est primordial dans tout système comptable de reproduire dans le système les transactions qui sont passées dans le compte de banque vous n'avez pas vraiment le choix de créer vos dépôts bancaires dans le système, et dépôt bancaire implique que vous devez associer les paiements reçus par les copropriétaires dans leur compte respectif en vue de pouvoir leur générer un état de compte.


Activation des ppa

Les prélèvements préautorisés peuvent être activés dans la configuration du syndicat. Cet article décrit bien le fonctionnement pour activer le service et le fonctionnement. Une fois cette étape complétée, vous serez en mesure de produire des dépôts de ppa.


Saisie des entrées de fonds (Chèques & ppa)

Pour pouvoir déposer vos chèques et vos prélèvements préautorisés, le système doit connaître les montants qui doivent être déposés. Le système vous permet de saisir à l'avance les séries de chèques des copropriétaires, donc vous n'avez pas à le faire chaque mois. 


Pour saisir une série de chèques, allez dans l'écran chèques & ppa situé dans le menu financier.




  1. Montant du chèque: Inscrivez le montant de la série de chèques. Si un montant diffère des autres, vous allez pouvoir le modifier à la section #8
  2. Date du 1er chèque: inscrivez la date inscrite sur le premier chèque. Si une date diffère des autres, vous allez pouvoir le modifier à la section #8
  3. Numéro du 1er chèque : Si vous ne connaissez pas le numéro de chèque, inscrivez 0.
  4. Nombre de chèques: Inscrivez le nombre de chèques qui vous a été donné.
  5. Sélectionner le copropriétaire à qui appartiennent les chèques, afin de les assigner à son compte.
  6. (Optionnel) Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour gérer des cas plus complexes (ex.: remboursement de l'assureur).
  7. Normalement vous n'avez rien à faire, sauf si le chèque fait par un copropriétaire sert au remboursement d'une pénalité (frais chèque sans fond, pénalité d'infraction aux règlements, etc.). Si tel est le cas, cliquez sur le lien Répartir sur compte (autre frais), ceci va vous permettre de subdiviser le chèque reçu du copropriétaire en 2 portions. Ex.: je paie 150$ de frais de condo et j'ai eu des frais de chèque sans fond de 10$, j'émets un chèque au montant de 160$ au syndicat. Vous pourrez allouer 150$ au compte de frais de condo et 10$ au compte d'autres frais.
  8. Dans cette liste, vous pourrez modifier les chèques individuellement. Si une valeur pour un chèque diffère, vous pouvez ajuster les valeurs (date, numéro de chèque, montant).



Effectuer un dépôt

Une fois vos paiements saisis dans le système, il ne vous reste qu'à les déposer. L'idée avec les dépôts c'est de refléter ce qui s'est passé ou va se produire à la banque. Si vous avez déposé 5000$ à la banque en juillet, il faut que les dépôts dans le logiciel totalisent 5000$. 


  1. Date du dépôt : Date prévue du dépôt, l'idée c'est que le dépôt soit déposé physiquement à la banque dans le même mois que la date du dépôt afin de vous éviter des problèmes de conciliation bancaires. Le dépôt va être encaissé automatiquement à la date du dépôt (pendant la nuit).
  2. Type de dépôt: Vous pouvez faire un dépôt de chèque, ppa ou autre. En changeant le type de dépôt, la section #5 sera ajustée pour afficher soit des chèques, ppa ou autres.
  3. Compte bancaire: Compte bancaire dans lequel vous déposez les sommes d'argent. Normalement ce sera "Banque opérations courantes". Je vous invite d'ailleurs à modifier le nom de banque opération courante pour un nom qui signifie quelque chose pour vous ex.: Banque - Compte chèque Desjardins #1234 (vous pouvez modifier le nom dans Financier => comptes)
  4. Nouvelles entrées de fonds: Cette section vous permet d'ajouter des chèques, virement bancaire, au besoin (ex.: si vous avez oublié de saisir un chèque dans l'écran chèques & ppa).  Ça peut aussi être utile à la fin du mois si vous faites vos dépôts à partir de l'état de banque et que certains copropriétaires vous ont fait des virements directement dans votre compte, vous pouvez créer un dépôt et ajouter une nouvelle entrée de fonds (pour le virement) et enregistrer les petits virements qui sont en quelque sorte des dépôts.
  5. Entrées de fonds disponibles: Cette liste vous affiche les entrées de fonds (chèque, ppa ou autre) du type sélectionné en #2 qui sont encaissables à la date de dépôt (#1). Il suffit de cocher les entrées de fonds que vous voulez déposer et de cliquer sur enregistrer. 
  6. Vous avez un compteur du nombre de chèques qui vous permet de vous assurer que ce que vous avez en main en termes de nombre correspond à ce que vous allez déposer dans le système.


Imprimer le bordereau de dépôt

Une fois votre dépôt préparé, vous allez pouvoir imprimer le bordereau que vous remettrez au caissier à la banque ou dans l'enveloppe au guichet automatique. (Vous n'avez pas besoin d'avoir un bordereau préparé avec le carnet de bordereau de la banque). Vous pouvez aussi entrer dans le dépôt en édition et cliquer sur le bouton Actions pour exporter le bordereau.


Ok mais mon bordereau n'est pas déposé, que dois-je faire de plus?

Si vous faites un dépôt de chèque ou de PPA en utilisant Otonom comme fournisseur de service de prélèvement préautorisé, votre dépôt va s'encaisser automatiquement à la date du dépôt et dans le cas d'un dépôt de ppa fait avec Otonom, l'application transmettra automatiquement les données à Otonom pour effectuer les dépôts.


Si vous utilisez le fournisseur de PPA "Banque canadiennes", vous devrez aller dans votre dépôt en mode édition et cliquer sur le bouton Actions pour exporter votre fichier de transaction à soumettre à votre banque et pour encaisser votre dépôt manuellement.


Important: C'est juste au moment où le dépôt est encaissé que les comptes des copropriétaires sont affectés.


Comment gérer les chèques sans fonds ou ppa sans fonds?

Une fois que votre dépôt encaissé à la banque, la banque peut vous signifier qu'un des chèques que vous avez déposés était en insuffisance de fonds. Le système vous permet de gérer facilement ce cas et de gérer le frais de pénalité à facturer au copropriétaire. Pour mettre un chèque sans fonds, dirigez-vous dans l'écran Chèques & ppa et chercher l'entrée de fonds qui est sans fonds et appuyez sur l'icône appropriée dans la colonne options:

Cette action fera apparaître l'écran suivant:

  1. Transaction en date du: Saisissez la date où la transaction a été renversée par la banque sur votre relevé bancaire.
  2. Compte de la pénalité: L'application d'une charge à un copropriétaire, génère automatiquement un revenu dans votre comptabilité, sélectionner alors le compte de revenu approprié. (Si vous n'avez pas le compte, vous pouvez aller le créer dans financier => comptes).
  3. Montant de la pénalité: Montant de la pénalité qui va être porté au compte d'autres frais de copropriétaire.