L'écriture de journal permettant d'effectuer des transactions comptables sur des comptes sans passer par des fonctions d'entrée de fonds ou de paiement de facture. On peut dire qu'il s'agit d'opérations manuelles. Elle peut être utilisée tant pour les opérations les plus courantes (exemple : comptabiliser des intérêts ou des frais bancaires) que pour les ajustements ponctuels ou de fin d'année (exemple : courus et frais payés d'avance) que les autres fonctionnalités du portail ne permettent pas de faire.


QUELQUES NOTIONS COMPTABLES

Le système comptable comporte deux types de comptes : des comptes de bilan et des comptes de résultat. Les comptes de bilan sont des comptes d'actifs et de passifs, et les comptes de résultats sont des comptes de revenus et de dépenses.


Pour augmenter ou diminuer les sommes aux comptes, voici un tableau explicatif :

Bilan
ActifAugmente au débit
PassifAugmente au crédit

Résultat

Revenu Augmente au crédit
Dépense Augmente au débit


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.

2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet ÉCRITURES DE JOURNAL.

RECAP :

Financier > Écritures de journal


AJOUTER UNE ÉCRITURE DE JOURNAL

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE ÉCRITURE DE JOURNAL.


2) Dans la section INFORMATIONS GÉNÉRALES, remplissez les champs suivants :

ANom de l'écriture de journal. Ce nom sera utilisé comme libellé de la transaction dans les comptes impliqués si aucun libellé spécifique ne leur est attribué (voir 3. B ci-dessous)
BDescriptif de la transaction. Facultatif, mais utile pour comprendre le contexte de la transaction.
CDate à laquelle effectuer la transaction dans la comptabilité. Notez qu'il n'est pas possible faire une écriture sur un compte bancaire à une date pour laquelle la conciliation a été fermée.
DDate à laquelle renverser l'opération, si nécessaire. Utile lors des écritures de fins d'année.
EAjouter tout document pertinent en lien avec l'opération.
FS'il s'agit d'une transaction mensuelle (exemple : virement mensuel préprogrammé entre le compte chèque et le compte du fonds de prévoyance), vous pouvez planifier une récurrence à l'opération et l'écriture sera copiée à tous les mois. ATTENTION! Il est recommandé d'éviter de créer des écritures de journal qui touchent plus d'un exercice financier puisqu'il sera impossible de modifier celles-ci une fois l'année financière clôturée.


3) Dans la section OPÉRATION, remplissez les champs suivants :

AComptes impliqués dans l'opération.
BLibellé de transaction. Si laissé vide, le libellé sera l'identifiant de l'écriture inscrit dans la section INFORMATIONS GÉNÉRALES.
CMontant(s) débité(s)
DMontant(s) crédité(s)
EAppuyez sur ce bouton autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres lignes (comptes) à l'opération.
FAppuyez sur le lien pour ajouter des comptes de copropriétaires et/ou de fournisseurs en lot.


Note : Pour que l'opération soit valide, le total des montants débités doit être égal au total des montants crédités. Ainsi, le montant de la ligne « Différence » doit égaler 0.00 $ pour que l'écriture puisse être enregistrée.


4) S'il s'agit de la seule écriture à faire, appuyez directement sur ENREGISTRER. Si vous avez d'autres écritures à faire, appuyez sur la flèche, puis sur l'option ENREGISTRER ET AJOUTER NOUVEAU.


OPTIONS ADDITIONNELLES

A
Pour exporter l'écriture en format Excel. Pour vous permettre d'ajouter les montant crédités et débités dans un fichier Excel plutôt qu'à l'écran.
B
Pour importer une écriture en format Excel.
C
Pour utiliser une écriture de journal prédéfinie (voir rubrique suivante pour la liste des écritures prédéfinies)
D
Pour inverser les débits et les crédits saisis dans l'écriture, ou créditer les comptes de frais de condo sélectionnés dans l'opération.


Écriture de journal prédéfinie

1) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez parmi les écritures prédéfinies suivantes :

APour effectuer un virement bancaire par écriture de journal. Une fois l'option sélectionnée, appuyez sur OK et les comptes appropriés apparaîtront dans la liste de comptes impliqués dans l'opération (voir étape 2).
BPour appliquer un revenu d'intérêt au compte d'opérations. Une fois l'option sélectionnée, appuyez sur OK et les comptes appropriés apparaîtront dans la liste de comptes impliqués dans l'opération (voir étape 2).
CPour appliquer un revenu d'intérêt au compte épargne. Une fois l'option sélectionnée, appuyez sur OK et les comptes appropriés apparaîtront dans la liste de comptes impliqués dans l'opération (voir étape 2).
DPour radier les soldes de frais de condo dus ou payés en trop par les copropriétaires entre des valeurs prédéfinies (exemple : entre 0,10$ payé en trop et 0,10$ dû). Vous devrez ensuite définir les limites où la règle est applicable. Une fois les barèmes établis, appuyez sur OK et les comptes appropriés apparaîtront dans la liste de comptes impliqués dans l'opération (voir étape 3).
EPour radier les soldes d'autres frais dus ou payés en trop par les copropriétaires entre des valeurs prédéfinies (exemple : entre 0,10$ payé en trop et 0,10$ dû). Vous devrez ensuite définir les limites où la règle est applicable. Une fois les barèmes établis, appuyez sur OK et les comptes appropriés apparaîtront dans la liste de comptes impliqués dans l'opération (voir étape 3).


2) Dans la section OPÉRATION, pour les transferts et intérêts, ajoutez les sommes, ainsi qu'un libellé de transaction au besoin.


3) Pour les suppressions des soldes, la différence restante une fois les soldes entrés et comptabilisés sera assignée à sa propre ligne. Choisissez un compte dans lequel assigner cette somme (ex : compte de dépense pour les frais bancaires).