Introduction


La conciliation bancaire est une étape importante de la comptabilité, car elle vous permet de déceler des problèmes avec votre comptabilité en vous forçant à balancer le solde de vos comptes bancaires avec les soldes de vos comptes au livre comptable (dans le logiciel). Il est possible qu'il y ait parfois des écarts justifiés, chèques en circulation et dépôts en transit, l'exercice de conciliation vous permet de les identifier dans le but de concilier les deux comptes (compte bancaire et compte dans le système comptable). 


Attention: Conciliation ne signifie pas soldes identiques. Par exemple, si vous avez dans votre compte de banque 100$ et que dans votre logiciel comptable vous émettez un chèque de 50$ et que vous faites la conciliation le même jour, vous aurez un solde de 100$ à la banque, alors que dans votre logiciel comptable vous aurez un solde de 50$.


 


Définitions


Avant de commencer, entendons-nous sur la terminologie:


  • Solde du compte bancaire : Solde de votre compte bancaire que vous avez dans institution financière de votre choix tel Desjardins, BMO, etc.
  • Solde selon le bilan : Solde du compte bancaire précédent dans notre système comptable.
  • Chèque en circulation : Chèque émis et comptabilisé dans le système comptable qui n'a pas encore été encaissé par le fournisseur, donc n'a pas encore impacté votre solde de banque
  • Dépôt en circulation: Dépôt créé dans le système comptable, mais qui n'a pas encore été déposé à la banque. Aussi appelé dépôt tiroirs. Dépôt qui a été préparé, mais que l'on n'a pas encore été porté à la banque.
  • Compenser : la compensation de chèque est l'action par laquelle la banque indique à votre compte une opération bancaire. Si vous avez émis un chèque de 50$, votre chèque sera compensé lorsque l'opération de retrait apparaîtra à votre état de banque.

 

Première étape - configurer vos comptes

Identifiez vos comptes bancaires dans l'application comme étant des comptes de banque afin de pouvoir générer une conciliation sur ces comptes.

Pour ce faire, dirigez-vous vers l'écran de gestion des comptes, et activez le paramètre "Ce compte est un compte" de banque sur chaque compte.


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Deuxième étape - créer votre conciliation d'ouverture

Pour démarrer votre conciliation, vous devez obligatoire créer une conciliation d'ouverture. Ceci-ci va nous donner une photo à un moment donné où vous avez l'assurance que votre compte balance avec le compte. Habituellement, vous devriez créer votre conciliation au premier jour de votre état financier actuel. Exemple, si votre exercice est du 1er novembre au 31 octobre, votre conciliation d'ouverture devra être fait au 1er novembre.

Voici un exemple de conciliation d'ouverture:

  1. Inscrivez la date de votre début d'exercice ou une date à laquelle votre dernière conciliation si vous avez fait votre comptabilité dans un autre logiciel comptable.
  2. Sélectionner le compte de banque pour lequel vous voulez faire la conciliation d'ouverture. Les comptes qui se retrouvent dans ce menu déroulant sont les comptes pour lesquels vous avez identifié "compte de banque" à la première étape.
  3. Cocher la case "Ceci est une conciliation d'ouverture". Vous pouvez seulement faire une conciliation d'ouverture par compte.
  4. Solde de votre compte de banque au début de la journée à la date de la conciliation.
  5. Solde au bilan à la date de la conciliation au début de la journée à la date de la conciliation.
  6. Télécharger votre état de banque
  7. Vous pouvez identifier les éléments en circulation si vous en avez.


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Troisième étape - créer votre première conciliation


Note: La date de la conciliation, doit toujours être à la fin d'un mois, pour correspondre avec la dernière transaction qui figure à votre état de banque. De plus, vous devriez créer une conciliation par mois.


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  1. Écart : L'objectif est de n'avoir aucun écart dans la conciliation. Dans le cas ci-dessous, il y a un écart de 97.76. Il faudra chercher ce qui a pu produire cette erreur. Peut-être est-ce une facture qui a été oubliée, un dépôt oublié, un solde de clôture à la banque erroné,  etc. Il faudra effectuer les opérations dans le système comptable pour que l'écart soit de 0$.
  2. Sélection des transactions : Par défaut la liste affiche les transactions à concilier, si vous aviez des éléments de conciliation d'ouverture vous pouvez les concilier en modifier le filtre de la liste.
  3. Statut : Indique l'état actuel de la transaction, un crochet indique que la transaction a été compensée et une horloge indique que la transaction est en circulation.
  4. Action : C'est dans cette colonne que vous pourrez effectuer les opérations sur les transactions.


Marche à suivre: Prenez votre relevé bancaire et identifiez toutes les transactions qui figurent sur votre relevé bancaire dans la conciliation en cochant le crochet vert dans la colonne actions. Assurez-vous que toutes les transactions qui figurent à votre relevé bancaire se retrouvent dans la Troisième étape - créer votre première conciliation. Dans le cas contraire, c'est que vous avez oublié des transactions, que vous devrez créer dans le logiciel avant de pouvoir terminer votre conciliation.

 


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 Quatrième étape - terminer la conciliation

Une fois que votre conciliation ne comportera aucun écart, vous saurez que vous avez terminé.

Important: n'oubliez pas de fermer votre conciliation afin de prévenir que des opérations dans le système comptable ne viennent modifier l'état de cette conciliation. Dans ce cas, cliquer sur le menu Actions => Fermer la conciliation.


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