Certains syndicats offrent plusieurs services à leurs copropriétaires, comme par exemple des employés sur place et une réception. Dans de tels cas, il est possible d'activer dans le portail le registre des livraisons, permettant aux employés du syndicat de recevoir les colis et autres livraisons d'un copropriétaire, l'aviser des instructions pour le récupérer et prendre en note qui l'a cueilli, que ce soit le copropriétaire ou une personne mandatée par ce dernier.


AVANT DE COMMENCER

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat

2) Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet LIVRAISONS.

RECAP :

Registres > Livraisons

AJOUTER UNE LIVRAISON ET NOTIFIER LE COPROPRIÉTAIRE

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option CRÉER UNE LIVRAISON.

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants :

AUnité où est destinée la livraison.
BDestinataire. Une fois l'unité choisie, vous pourrez choisir parmi les copropriétaires et occupants de l'unité dans le menu déroulant.
CNombre d'items / boîtes livrées.
DCatégorie de la livraison (colis, fleurs, restaurant, etc.)
EExpéditeur.
FNote interne, instructions pour les employés du syndicat. Privé aux employés et gestionnaires.
GGardez cette case cochée pour envoyer une notification au copropriétaire. Au besoin, vous pouvez modifier le titre et le contenu du message.

3) Appuyez sur OK.


ENVOYER UN RAPPEL

À tous les destinataires

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option ENVOYER UN RAPPEL À TOUS.

2) Dans la nouvelle fenêtre, confirmez votre action en appuyant sur OK.

À un destinataire particulier

1) Pour le destinataire à notifier, appuyez sur l'icône d'enveloppe.

2) Confirmez le message à envoyer, puis appuyez sur OK.


MODIFIER LA LIVRAISON

1) Pour la livraison à modifier, appuyer sur son l'icône d'édition.

2) Apportez les modifications souhaitées aux champs applicables, puis appuyez sur OK.


COMPLÉTER UNE LIVRAISON

1) Dès qu'une livraison est complétée, appuyez sur l'icône de complétion de la livraison.

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants :

ASélectionnez le copropriétaire ou occupant ayant récupéré la livraison.
BSi vous sélectionnez l'option AUTRE, indiquez le nom de la personne ayant récupéré la livraison.
CPour envoyer un courriel de confirmation, gardez cette case active. Au besoin, ajustez le message qui sera envoyé.

3) Appuyez sur OK.