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Télécharger un document avant la fin du processus de signature

Cette mise à jour améliore le processus de téléchargement des documents de signature électronique, en permettant aux utilisateurs autorisés de télécharger un document même lorsque le processus de signature n'est pas encore terminé.

État précédent

Auparavant, le téléchargement des documents pouvait être limité lorsque toutes les signatures attendues n'avaient pas encore été apposées.

Cette situation pouvait être problématique lorsqu'un document comportait un grand nombre de signataires et que certaines personnes étaient dans l'impossibilité de compléter leur signature. Les utilisateurs pouvaient alors ne pas pouvoir récupérer le document, même s'ils avaient besoin d'accéder à la version contenant les signatures déjà complétées.

Nouveautés

Avec cette mise à jour, les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent télécharger un document même lorsque le processus de signature n'est pas encore terminé.

Le document téléchargé correspond à l'état actuel du processus de signature, incluant les signatures qui ont déjà été apposées.

Fonctionnement

Lorsqu'un document est toujours en cours de signature, l'action Télécharger le fichier permet de récupérer la version actuelle du document.

Le fichier téléchargé reflète l'état actuel du processus de signature. Les signatures déjà apposées sont incluses dans le document, même si certains signataires n'ont pas encore terminé leur signature.

Cette fonctionnalité offre davantage de flexibilité lorsque, par exemple, certains signataires ne sont pas en mesure de compléter le processus ou lorsque le document doit être récupéré avant que toutes les signatures soient obtenues.

Le délai existant de cinq minutes entre les téléchargements successifs d'un document en cours de signature demeure applicable.

Une fois que le document est Complété, les utilisateurs peuvent télécharger le document final signé ainsi que, lorsque disponible, la piste d'audit.

Où la trouver

Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité dans: Signatures électroniques > Détails de la signature

Pour y accéder :

1. Ouvrez la signature électronique concernée.

2. Dans la section Téléchargements, sélectionnez Télécharger le fichier pour un document dont la signature est toujours en cours.

3. Ouvrez le document téléchargé pour consulter son état actuel et les signatures déjà complétées.

Avantages

• Permet de récupérer un document sans devoir attendre que tous les signataires aient terminé.

• Facilite la gestion des documents comportant un grand nombre de signataires.

• Permet d'accéder aux signatures qui ont déjà été complétées.

• Évite qu'un processus de signature incomplet bloque inutilement l'accès au document actuel.

Notes importantes

La section Téléchargements et les actions de téléchargement sont disponibles uniquement pour les utilisateurs qui possèdent la permission de télécharger les documents de signature électronique et lorsque la signature électronique est activée pour la propriété.

Le document téléchargé représente l'état actuel du processus de signature. La piste d'audit demeure disponible uniquement lorsque le processus de signature est terminé.

Pour les documents dont la signature est toujours en cours, un délai de cinq minutes s'applique entre les téléchargements successifs.

Améliorations

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