Refonte de la Fonctionnalité Charges Spéciales

Modifié le Jeu, 12 Mars à 10:20 H

Cette version introduit une refonte complète de la fonctionnalité Frais Spéciaux, permettant aux gestionnaires immobiliers de créer des scénarios de facturation flexibles pour plusieurs résidents avec des capacités améliorées de gestion des factures. Le nouveau système prend en charge les allocations de frais personnalisées, des flux de travail de brouillon améliorés et une interface utilisateur modernisée.

Fonctionnalités Clés

Options de Configuration Améliorées

Gestion des Numéros de Facture

- Numéros de facture générés automatiquement avec possibilité de modification manuelle

- Numéros de facture uniques générés automatiquement pour chaque résident facturé

- Suffixes incrémentaux ou identifiants uniques pour les factures de plusieurs résidents

Configuration de la Date d'Émission

- Date actuelle par défaut avec possibilité de modification

- Sélection de date flexible pour les scénarios de facturation

Champ Identificateur

- Champ texte libre prenant en charge jusqu'à 150 caractères

Postes de Facture Avancés

Gestion des Postes

- Prise en charge jusqu'à 20 postes différents par facture

- Fonctionnalité Ajouter Ligne pour l'ajout dynamique de postes

- Option Personnalisé/Main Libre pour créer des postes sans modèles prédéfinis

- Modification complète des postes avant soumission

- Système d'inventaire de postes pour les modèles de frais réutilisables

- Posibilité de facturer des tiers

Configuration Fiscale

- Méthode Hors Taxes (même comportement qu'actuellement)

- Sélection du taux de taxe au niveau du poste

Créer et Gérer les Postes

Création de Postes

- Créer des postes réutilisables stockés pour les futures factures

- Ajouter des postes en sélectionnant dans l'inventaire disponible

- Créer de nouveaux postes à la volée

Configuration de Compte Flexible

Sélection de Compte

- Menu déroulant pour sélectionner le créancier pour chaque poste

- Modifiable après saisie initiale

- Lit les valeurs saisies initialement avec possibilité de modification

Méthodes de Facturation Multiples

Option 1 : Facturer le Total à Tous (Comportement Existant)

- Total entier divisé équitablement entre tous les comptes sélectionnés

- Maintient la fonctionnalité actuelle du système

Option 2 : Facturer des Montants Différents à Tous

- Saisir des montants spécifiques pour chaque utilisateur

- **Règles de Validation** :

- Le total facturé ne peut pas dépasser la valeur totale d'origine

- Chaque utilisateur doit avoir un montant saisi (ne peut pas être vide)

- Le montant par défaut est 0 lorsque l'option est sélectionnée

- Validation en temps réel avec indicateurs de couleur :

- **Rouge** : Le total dépasse le montant d'origine

- **Jaune** : Le total est inférieur au montant d'origine

- **Vert** : Le total correspond au montant d'origine

Option 3 : Diviser Équitablement

- Divise automatiquement le total équitablement entre tous les utilisateurs

- Le système définit automatiquement le pourcentage (par ex., 50 % pour 2 résidents)

- Affichage du pourcentage en lecture seule

- Exemple : Total de 100 $ ÷ 10 comptes = 10 $ par compte

Fonctionnalité d'Aperçu de Facture

Aperçu Dynamique

- Aperçu en temps réel des factures générées

- L'aperçu se met à jour en fonction de :

- Résidents sélectionnés

- Options de pourcentage et de répartition choisies

- Montants total et détaillés

- Disponible lorsque le pourcentage de facturation = 100 %

- Aide les gestionnaires immobiliers à vérifier l'exactitude de la facture avant l'envoi

Gestion des Pièces Jointes de Facture

Fonctionnalité de Pièces Jointes

- Utilise les mêmes règles métier que le système actuel

- Prise en charge de plusieurs types de pièces jointes

- Compatibilité maintenue avec les flux de travail de pièces jointes existants

Options Améliorées d'Enregistrement et d'Envoi

État Actuel

- Les utilisateurs envoient les factures depuis le bas de la page

- Interface de composition d'e-mail standard

Nouvelles Options d'Enregistrement

Scénario 1 : Enregistrer un Brouillon

- Stocke toutes les données saisies pour les frais spéciaux

- Aucun enregistrement de base de données mis à jour (aucun impact sur les soldes/comptes)

- Le brouillon peut être rouvert ultérieurement pour continuer la modification

Scénario 2 : Enregistrer (Sans E-mail)

- Met à jour l'enregistrement des frais spéciaux avec les informations saisies

- Aucun e-mail envoyé aux destinataires

- Fonctionne exactement comme l'option « Enregistrer » actuelle

Scénario 3 : Enregistrer et Envoyer par E-mail

- Met à jour l'enregistrement des frais spéciaux

- Déclenche une fenêtre contextuelle repensée pour la confirmation de l'e-mail

- Suit les directives de conception UI/UX mises à jour

Scénarios de Facturation

Scénario 1 : Résident Unique Facturé à 100 %

Tous les frais facturés à un seul résident

Processus:

1. Le gestionnaire immobilier sélectionne le résident (par ex., Emily)

2. Saisit manuellement le montant total (2 250 $)

3. Sélectionne l'option « Facturer le Total à Tous » (comportement existant)

4. Le pourcentage à côté du nom de l'utilisateur affiche 100 % (lecture seule)

5. Saisit le numéro de facture (manuel ou généré automatiquement)

6. L'aperçu montre l'apparence de la facture lors du clic sur l'icône de facture

Résultat :

- Un PDF de facture généré pour Emily totalisant 2 250 $

- La facture liste tous les postes avec les montants et le pourcentage (100 %)

- Chaque poste affiche : Poste, Montant, % de part

Exportation de Facture:

- Enregistrer la configuration (allocations des résidents, pourcentages, postes)

- Bouton « Exporter la Facture » disponible après l'enregistrement

- Télécharge ou génère une copie PDF de la/des facture(s)

- Suit la nouvelle conception de modèle

Scénario 2 : Partage Égal Entre Deux Résidents

Deux résidents partagent le montant total équitablement

Processus:

1. Le gestionnaire immobilier sélectionne Emily et Jordan

2. Choisit « Diviser Équitablement » dans le menu déroulant

3. Le système définit automatiquement 50 % pour chaque utilisateur (lecture seule)

4. Premier numéro de facture saisi par le gestionnaire immobilier

5. Les factures suivantes sont générées automatiquement avec des suffixes incrémentaux/identifiants uniques

6. Chaque aperçu de facture a un numéro de facture unique

Résultat:

- Deux factures générées :

- Emily : 1 125 $

- Jordan : 1 125 $

- Chaque facture affiche les mêmes postes avec les totaux partagés

- Chaque facture montre les montants d'origine dans les postes

- Indique clairement ce que les résidents paieront (postes, description, pourcentage, montants dus)

Les Détails de la Facture Affiche:

- Postes

- Description

- Total complet

- % de la portion facturée au résident

- Total après % dû pour chaque poste et total

Format d'Exportation :

- Mise en page et espacement cohérents pour les factures de tous les résidents

Note Importante: Les écarts de frais seront facturés à la première personne facturée

- Exemple : 10 $ ÷ 3 = 3,33 $

- Personne 1 : 3,34 $, Personne 2 : 3,33 $, Personne 3 : 3,33 $

Scénario 3 : Partage Personnalisé Entre Plusieurs Résidents

Trois résidents partagent les frais selon différents pourcentages

Processus:

1. Le gestionnaire immobilier sélectionne Emily, Jordan et Daniel

2. Sélectionne « Facturer des Comptes Différents » dans le menu déroulant

3. Saisit manuellement un pourcentage personnalisé pour chaque utilisateur OU saisit le montant (met à jour le pourcentage personnalisé)

4. Le système valide que le pourcentage total = 100 %

5. Le backend calcule le montant par utilisateur en fonction du pourcentage

Exemple d'Allocation:

- Emily : 40 % = 1 000 $

- Jordan : 5 % = 200 $

- Daniel : 55 % = reste

Validation:

- Le système s'assure que le pourcentage total = 100 %

- Afficher le pourcentage restant à allouer

Résultat:

- Trois factures séparées générées

- Chacune montre les coûts détaillés multipliés par le pourcentage de l'utilisateur

Avantages

Flexibilité: Prise en charge de plusieurs scénarios de facturation (unique, partage égal, partage personnalisé)

Transparence: Aperçu clair des factures avant l'envoi

Précision: La validation en temps réel garantit une allocation correcte des frais

Efficacité: L'enregistrement de brouillon permet la gestion du travail en cours

Contrôle: Les gestionnaires immobiliers peuvent personnaliser les montants par résident

Visibilité: Fonctionnalité d'aperçu améliorée pour une meilleure prise de décision