Approuver les paiements de votre propriété

Cet outil permet aux signataires du compte bancaire d'approuver les paiements de leur propriété en ligne en consultant la facture et les pièces justificatives ainsi qu'en consultant les données comptables et financières liées à un paiement.

Le gestionnaire peut ensuite imprimer le chèque avec les signatures des administrateurs et le transmettre au fournisseur. Dans le cas des paiements électroniques par UpperBee Pay, ces derniers sont ensuite transmis pour traitement.

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• FONCTIONNEMENT
  • Approbation des paiements | Méthode groupée
  • Approbation de paiements | Méthode détaillée
• QUESTIONS FRÉQUENTES

AVANT DE COMMENCER

• L'administrateur doit être inscrit au portail web.
• Le gestionnaire ou membre de CA doit avoir configuré la fonctionnalité.
• Le gestionnaire doit avoir configuré les options de signataires, soit :
  • Le nombre de signature(s) requise(s) au compte bancaire du syndicat;
  • Les signataires autorisés au compte bancaire et leur ordre; et
  • Les signatures électroniques des administrateurs signataires.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Connectez-vous au portail du syndicat

2) Appuyez sur le menu C.A.

3) Appuyez sur l'onglet APPROBATION DE PAIEMENTS

FONCTIONNEMENT

Notification des paiements à approuver

Lorsque vous devez approuver des paiements, vous recevez une notification par courriel vous indiquant la liste des paiements à approuver.

Appuyez sur le lien VOIR LES PAIEMENTS pour être dirigé vers l'écran d'approbation de paiement dans le portail.

OU

Suivez les instructions de la rubrique OÙ SE TROUVE LA FONCTION pour vous y rendre.

Exemple de notification par courriel : 

Approbation des paiements | Méthode groupée

Permet l'approbation des paiements en visualisant les informations de base liées au paiement, c'est-à-dire, le fournisseur, le numéro de la facture, la date du paiement, le montant, le numéro du chèque et une note complémentaire.

1) Sélectionnez tous les paiements que vous souhaitez dans la liste des paiements en attente d'approbation.

2) Appuyez sur le bouton APPROUVER LES PAIEMENTS SÉLECTIONNÉS.

3) Saisissez votre NIP (voir note 1 en bas de la page) pour valider l'utilisation de votre signature et votre approbation.

Approbation de paiements | Méthode détaillée

Permet l'approbation des paiements tout en visualisant la/les factures et les pièces justificatives de même que les informations comptables et financières du syndicat.

1) Appuyez sur la ligne du paiement que vous souhaitez visualiser.

2) Prenez action sur le paiement. Les actions possibles sont :

	Approbation du paiement
	Rejet du paiement ATTENTION : il est conseillé d'utiliser ce bouton en dernier recours. Si vous souhaitez rejeter un paiement, utilisez le bouton POSER UNE QUESTION pour en aviser le gestionnaire et permettre les suivis requis pour obtenir une note de crédit et éviter les démêlés avec le fournisseur concerné.
	Poser une question Le responsable de la comptabilité de votre syndicat de même que les destinataires que vous choisirez recevront votre question et pourront effectuer les suivis requis.

3) Prenez action sur la facture suivante puisque vous serez redirigés vers le prochain paiement à approuver.

Notez qu'il vous est toujours possible de changer de facture en utilisant les flèches qui se trouvent en haut à droite de l'écran.

Exemple fictif de l'écran d'approbation de paiement :

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Quels types de paiements nécessitent une approbation?

R: Seuls les chèques et paiements électroniques automatisés nécessiteront une approbation préalable des signataires.