La facturation des charges communes (frais de condo et charges spéciales) passe par le budget. Les frais de condo seront calculés en fonction des quotes-parts des fractions ou des clés de répartition utilisées (si différentes de la quote-part) et du montant total du budget.
AVANT DE COMMENCER
Pour faciliter la création du budget, assurez-vous d'avoir configuré votre charte de comptes.
Assurez-vous aussi d'avoir établi vos clés de répartition.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le menu FINANCIER
2) Sélectionnez l'onglet BUDGET
CRÉER UN BUDGET
1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UN BUDGET.
2) Choisissez le type de budget à créer. Une description de chaque type de trouve dans l'encadré bleu.
3) Pour un budget ANNUEL, s'il s'agit de votre premier budget dans le portail, choisissez les dates de la période à facturer, qui devrait s'étendre du bilan d'ouverture à la date de fin de l'exercice financier. Par défaut, les dates de début et de fin de votre année financière vous sont proposées. Pour les budgets subséquents, vous n'aurez qu'à sélectionner l'exercice financier visé dans le menu déroulant.
4) Pour un budget SPÉCIAL, sélectionnez la ou les dates auxquelles facturer les parties de la cotisation, ainsi que le montant (idéal pour un projet payé en plusieurs versements préétablis) ou le pourcentage facturé.
Note : Un budget spécial ne peut couvrir une période de plus de 12 mois, ni s'étendre sur plus de 12 versements.
5) Pour un HISTORIQUE de budget, soit un budget passé ayant déjà été facturé, choisissez la période visée par le budget, puis téléversez-le dans le portail. Cela ne facturera rien aux copropriétaires et ces budgets ne s'afficheront pas dans les comparatifs, mais le fichier sera disponible à des fins de consultation.
6) Une fois les options configurées, appuyez sur CRÉER.
PRÉPARER LE BUDGET
Une fois votre budget créé, vous serez redirigé vers l'écran d'édition du budget, où vous ajouterez toutes vos dépenses, les revenus autres que les frais de condo et la contribution aux fonds divers.
1) Appuyez sur les options applicables.
| Ajouter une dépense | Pour ajouter les dépenses d'opération (ex : déneigement). |
| Ajouter un autre revenu | Pour ajouter les revenus autres que les frais de condo. ATTENTION! L'ajout d'un revenu aura un impact direct sur les frais de condo puisqu'il sera soustrait du total des dépenses lors du calcul des frais de condo. S'il s'agit de prévisions incertaines (exemple : frais de pénalités, déménagements, etc.), pour éviter de provoquer un déficit, il est fortement recommandé de ne PAS inclure ces sommes dans les revenus du budget. Gardez cette ligne pour des revenus assurés, par exemple les revenus de location d'un stationnement appartenant au syndicat. |
| Ajouter un fonds de prévoyance | Pour ajouter la contribution annuelle au fonds de prévoyance ou tout autre fonds similaire. Considérant les nouvelles obligations des copropriétés quant au fonds d'autoassurance et aux modifications à venir dans le logiciel pour suivre ce changement, nous vous suggérons de créer un compte nommé 'Fonds d'autoassurance' de type 'Fonds de prévoyance' de telle sorte que vous pourrez budgéter une contribution à ce fonds en sélectionnant cette option et le compte afférant au fonds d'autoassurance. |
2) Remplissez les champs dans la nouvelle fenêtre, puis appuyez sur AJOUTER.
A | Compte / projet / catégorie associée au montant budgété |
| B | Taux d'imputation / répartition du montant. Il s'agit d'une clé que vous aurez préalablement configurée. |
| C | Pour dépenses seulement. Cochez cette case si, par exemple, il s'agit de la contribution du syndicat vertical à un syndicat horizontal. Permet d'isoler la dépense du budget lors du calcul de l'apport du fonds de prévoyance. |
| D | Info pour expliquer / justifier le montant |
| E | Pour répartir la dépense uniformément dans l'exercice, l'attribuer à certains mois ou la répartir selon le réel des dépenses des années précédentes (somme répartie proportionnellement). |
3) Pour consulter les frais qui seront facturés aux copropriétaires, rendez-vous sous l'onglet FRAIS DE CONDO. Dans le cas d'un budget annuel, si ce n'est pas votre premier budget dans le portail, vous verrez aussi les frais mensuels des exercices précédents.
ADOPTER ET FACTURER LE BUDGET
Lorsque le budget est prêt et adopté et donc facturé dans le compte des copropriétaires, vous pouvez l'adopter dans le portail et le facturer aux copropriétaires.
1) Rendez-vous dans le budget en préparation.
2) Appuyez sur ACTIONS, puis sur ADOPTER ET FACTURER.
Note : Assurez-vous que le budget est exact avant l'adoption, car modifier un budget en cours a des conséquences sur les états financiers et les frais de condo, entre autres.
MODIFIER UN BUDGET
1) Dans l'onglet BUDGET, appuyez sur le budget à modifier.
2) Si le budget est adopté, appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option ANNULER L'ADOPTION D'UN BUDGET.
ATTENTION! L'annulation d'un budget en cours remettra le budget au statut "En préparation", en plus d'effacer les frais de condo facturés aux copropriétaires. Les modifications apportées aux montants budgétés changeront les frais de condo. Les états de compte des copropriétaires et les états financiers ne seront plus valides jusqu'à ce qu'il soit adopté à nouveau.
3) Appuyez sur l'icône
. Pour la retirer, appuyez sur l'icône
.
4) Apportez les changements requis dans la nouvelle fenêtre. Toutes les informations, à l'exception du compte, peuvent être modifiées.
5) Pour modifier l'exercice financier du budget (budget annuel et historique de budget) ou les dates et montants des versements (budget spécial), appuyez sur ACTIONS, puis sur MODIFIER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES.
6) Pour effacer définitivement un budget, appuyez sur SUPPRIMER.
Arrêter ou modifier la date de cotisation d'un budget
1) Rendez-vous dans le budget adopté.
2) Choisissez l'option applicable :
- Arrêter la facturation : Le budget ne sera plus facturé à partir du moment où l'option est sélectionnée. Pour recommencer la facturation, appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option DÉMARRER LA FACTURATION.
- Modifier la date de cotisation : Pour ajouter la date à laquelle la cotisation a été communiquée aux copropriétaires. À titre informatif seulement.
AJOUTER UNE VERSION RÉVISÉE DU BUDGET
Une fois un budget adopté, les copropriétaires pourront le consulter. Par contre, si vous voulez leur présenter un document différent de celui généré dans le portail (dans un nouveau format visuel, par exemple), vous pouvez soumettre une version révisée, qui deviendra le document que les copropriétaires pourront consulter.
Note : Vous pouvez téléverser une version révisée avant que le budget soit adopté. De plus, les administrateurs auront accès à la copie générée dans le portail et à l'écran d'édition du budget.
1) Dans votre budget, sous le bouton ACTIONS, appuyez sur AJOUTER UNE VERSION RÉVISÉE.
2) Choisissez l'année financière du budget dans le menu déroulant, puis appuyez sur SÉLECTIONNER pour téléverser le document de votre ordinateur.
3) Dans la page des budgets, les administrateurs pourront télécharger le budget original et le budget révisé.
Consulter la version originale d'un budget révisé
1) Pour le budget à consulter, appuyez sur l'icône
.
2) Appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option VISIONNER LA VERSION ORIGINALE pour accéder à l'écran d'édition du budget.
