Autrement, sachez que dès qu'un compte est marqué comme un compte bancaire, vous devrez impérativement faire la conciliation en date de la fin de l'exercice financier pour fermer les états financiers.
Cette opération consiste à comparer les transactions et le solde de chaque compte bancaire dans le logiciel comptable en comparaison à ces mêmes informations, mais dans les relevés bancaires des comptes du syndicat. Cela permet de :
- Justifier les écarts : Exemple : Vous avez émis un chèque à un fournisseur et il ne l'a pas encore encaissé. La déduction est donc présente dans la comptabilité du logiciel comptable, mais pas dans les transactions à la banque. On dit donc que le chèque est en circulation.
- Ajuster les transactions : Exemple : Ajouter dans les transactions du système comptable les prélèvements qui ont pu être faits (ex. : les frais bancaires) et les versements que vous avez pu recevoir (ex. : virement bancaire d'un copropriétaire pour le paiement de ses frais de condo). Ces transactions venant souvent sans préavis ne sont normalement pas connues avant que vous receviez votre relevé bancaire ou que vous le consultiez en ligne.
- Détecter des transactions frauduleuses ou manquantes : Bien que cela est plutôt rare, il peut arriver que certaines transactions affectent ou non votre compte bancaire. Par exemple, un chèque qui est passé dans votre compte, mais qui ne provient pas de votre copropriété (erreur de la banque lors de la compensation d'un chèque qui a été affecté au mauvais compte bancaire) ou bien peut-être avez-vous fait un dépôt dans votre compte bancaire et il n'y apparaît pas, dans ces deux cas, comme vous le savez rapidement en effectuant vos conciliations bancaires régulièrement, vous pouvez effectuer les suivis requis pour corriger la situation.
- Confirmer les liquidités que vous détenez : Comme le solde à la banque et le solde au livre (dans le logiciel comptable) diffèrent souvent, vous êtes en mesure de mieux connaître les fonds dont vous disposez et de mieux les gérer.
AVANT DE COMMENCER
- Ayez configuré tous vos comptes bancaires.
- Ayez en main vos relevés bancaires.
- Assurez-vous que votre tenue de livres (factures, paiements, dépôts, etc.) soit à jour. S'il manque des éléments, les écarts vous empêcheront de terminer la conciliation et vous ne pourrez pas en effectuer une autre pour ce compte.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail de votre syndicat
2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet CONCILIATIONS.
RECAP : |
EFFECTUER UNE CONCILIATION D'OUVERTURE
La conciliation d'ouverture a pour but d'indiquer le solde d'un compte ainsi que les éléments en circulation au premier jour des opérations dans le système comptable. Tout compte bancaire d'un syndicat entré dans le système doit avoir une conciliation d'ouverture.
1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE CONCILIATION.
2) Remplissez les champs suivants :
A | Indiquez le premier jour de votre comptabilité dans le système. |
B | Compte bancaire à concilier. |
C | Cochez cette case. |
D | Indiquez le solde du compte au premier jour de votre comptabilité dans le système. |
E | Indiquez le solde du compte une fois les éléments en circulation pris en considération. |
F | Ajoutez votre relevé bancaire en pièce jointe. |
3) Dans la section de droite, ajoutez tous les dépôts et paiements en circulation en appuyant sur le bouton AJOUTER UN ÉLÉMENT EN CIRCULATION autant de fois que nécessaire.
4) Pour chacun des éléments, fournissez les informations suivantes :
A | Choisissez le type d'élément dans le menu déroulant. |
B | Indiquez la date. |
C | Montant prélevé ou encaissé. |
D | Description sommaire ou toute indication permettant d'identifier l'élément en circulation au moment de le compenser dans la conciliation (numéro de chèque, émetteur du paiement, etc.). |
5) Appuyez sur ENREGISTRER. Les éléments en circulation pourront ensuite être compensés dans les conciliations subséquentes.
EFFECTUER UNE CONCILIATION MENSUELLE
Une fois qu'un compte bancaire a une conciliation d'ouverture, vous pourrez procéder aux conciliations mensuelles de fin de mois.
1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE CONCILIATION.
2) Remplissez les champs suivants :
| A | Date de clôture au relevé bancaire. |
| B | Compte bancaire à concilier. |
| C | Ne cochez PAS cette case. |
| D | Solde de clôture indiqué au relevé bancaire. |
| E | Ajoutez votre relevé bancaire en pièce jointe. |
3) Appuyez sur ENREGISTRER pour être redirigé vers la page de conciliation.
La page de conciliation comprend les éléments suivants :
A | Si vous n'avez pas téléversé l'état de banque lors de la création initiale de votre conciliation, vous pourrez le faire ici. |
B | L'objectif étant de vous assurer que les opérations au compte concordent avec celles inscrites au logiciel, l'écart présenté à la fin de la conciliation devra être de 0. |
C | Liste de toutes les transactions bancaires (paiements de factures et dépôts) telles qu'inscrites au logiciel. |
D | Actions groupées. Pour compenser ou annuler plusieurs compensations, sélectionnez les éléments dans la liste, puis utilisez ces boutons. |
E | Export Excel des transactions bancaires telles qu'inscrites au logiciel ainsi que leur statut (compensées ou non) |
F | Pour ajouter les intérêts ou frais bancaires appliqués au compte. |
G | Montre si une transaction inscrite au logiciel est en circulation |
H | Pour compenser une transaction |
ou compensée 
.
ou l'annuler 
individuellement.Sous le bouton ACTIONS, vous pourrez procéder aux actions suivantes :
A | Export Excel des résultats de la conciliation bancaire une fois les transactions compensées. |
B | Export Excel des transactions bancaires telles qu'inscrites au logiciel ainsi que leur statut (compensées ou non) |
C | Lorsque l'écart de la conciliation est de zéro (0), vous pourrez terminer la conciliation bancaire pour ce mois et effectuer la suivante. |
D | Pour modifier le solde de clôture du compte selon l'état de banque. |
E | Pour supprimer la conciliation bancaire. |
4) Comparez votre relevé bancaire et la liste des transactions au portail. Lorsqu'une transaction inscrite au portail apparaît au relevé bancaire, appuyez sur l'icône 
pour signifier qu'elle a été compensée. Si vous compensez une transaction par erreur, appuyez sur l'icône 
pour annuler la compensation.
Vous pouvez aussi sélectionner les transactions, puis les compenser ou annuler leur compensation de façon groupée.
Note : Il est possible que des transactions apparaissent dans le portail, mais n'apparaissent pas dans l'état de banque. Un tel cas signifie simplement que l'élément était toujours en circulation entre le moment de son émission et la clôture de l'état de banque. Ces éléments apparaîtront dans la liste des transactions pour les conciliations subséquentes. Si, au contraire, des transactions apparaissent au relevé bancaire et non dans le portail, vous pourrez enquêter quant à la nature de cette transaction et l'ajouter comme il se doit, ou prendre les mesures nécessaires si cette transaction n'a pas lieu d'être.
5) Si des frais bancaires ou des intérêts ont été appliqués au compte, ajoutez-les avec les boutons prévus à cet effet.
6) Pour les frais bancaires, ajoutez les informations suivantes :
A | Date de l'application de la charge au compte. |
B | Fournisseur (institution financière). |
C | Compte de dépenses applicable. |
D | Montant des frais bancaires. |
7) Pour les intérêts, ajoutez les informations suivantes :
A | Sélectionnez le compte duquel découlent les intérêts. |
B | Date de l'application des intérêts au compte. |
C | Montant des intérêts. |
D | Compte bancaire dans lequel ont été déposés les intérêts. |
E | Compte de revenus où appliquer les intérêts. |
8) Appuyez sur AJOUTER. Une fois le montant présent dans la liste des transactions, compensez-le.
9) Une fois toutes les transactions compensées et que l'écart affiché est de zéro (0), appuyez sur le bouton ACTIONS, puis sélectionnez l'option TERMINER LA CONCILIATION.
Note : Tant qu'une conciliation bancaire n'est pas terminée, il vous sera impossible d'en créer une autre pour ce compte. De plus, si vous devez apporter une correction rétroactive, vous devrez rouvrir et annuler toutes les conciliations subséquentes de ce compte, une par une, jusqu'à ce que vous atteignez la conciliation à corriger. Vous devrez ensuite recommencer le processus jusqu'en date du jour.