La création du bilan d'ouverture dans l'application est la première chose à faire lorsque démarrez votre comptabilité. Il s'agit de la saisie des soldes de tous les comptes de bilan au premier jour de votre comptabilité dans le système.

AVANT DE COMMENCER

• Le registre des fractions doit avoir été complété.
• Le registre des fournisseurs actifs doit avoir été complété.
• Si votre copropriété vient tout juste d'être créée et que vous partez avec des soldes à 0, ignorez cette étape.
• Validez que la période financière est conforme, si ce n'est pas le cas, demander que le changement soit fait au support@upperbee.com en indiquant le nom du syndicat et la bonne période.
• Ajoutez tous vos comptes et validez qu'ils sont présents dans le bilan d'ouverture.
• Ayez en main vos derniers états financiers avec le bilan. Sinon, ayez votre solde de banque et les chèques en circulation à la date de votre bilan d'ouverture.
• Une licence Excel est requise pour l'import / export des données relatives aux comptes des copropriétaires.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le menu FINANCIER.

2) Dans la section PARAMÈTRES FINANCIERS l'onglet SOMMAIRE, appuyez sur BILAN D'OUVERTURE.

AJOUTER LES COMPTES DES COPROPRIÉTAIRES

Si les copropriétaires doivent des montants ou ont payé des sommes en trop au moment du bilan d'ouverture, il est important d'ajouter leurs comptes et d'indiquer ces sommes au bilan.

Ajout des comptes de copropriétaires et de leurs soldes par import / export

Excel requis

1) Sous ACTIONS, appuyez sur IMPORT / EXPORT DES COMPTES DES COPROPRIÉTAIRES.

2) Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur TÉLÉCHARGER.

3) Remplissez le fichier en ajoutant les sommes dues ou payées en trop par les copropriétaires, un commentaire/explication au besoin, et sauvegardez la fiche. Si un copropriétaire doit des sommes au syndicat, indiquez-les comme des montants positifs. Si le copropriétaire a des sommes payées en trop (est en crédit), indiquez le chiffre en négatif (exemple : -400).

4) De retour au portail, appuyez sur SÉLECTIONNER, puis téléversez la fiche pour ajouter les données relatives aux comptes des copropriétaires au bilan.

Ajout des comptes des copropriétaires et de fournisseurs

1) Si des copropriétaires ont des montants payés en trop ou doivent certaines sommes au syndicat, appuyez sur AJOUTER DES COMPTES COPROPRIÉTAIRES OU FOURNISSEUR À LA LISTE.

2) Sélectionnez les comptes concernés, puis appuyez sur AJOUTER. Ensuite, vous pourrez ajouter les montants dus ou payés en trop lors de la saisie des données du bilan.

SAISIR VOTRE BILAN D'OUVERTURE

Le bilan d'ouverture est régi par la formule suivante :

ACTIF + COMPTES À RECEVOIR = PASSIF + ACTIF NET

Si votre bilan d'ouverture est balancé, le compte-rendu en bas de page s'affichera en vert. S'il y a un écart, celui-ci sera indiqué et le compte-rendu sera en rouge. Tant que votre bilan d'ouverture n'est pas balancé, vous ne pourrez pas le publier.

1) Entrez vos montants en banque en date du bilan d'ouverture dans les comptes désignés.

2) Si nécessaire, entrez les sommes dues ou payées en trop pour tous les copropriétaires. Si un copropriétaire doit des sommes au syndicat, indiquez-les comme des montants positifs. Si le copropriétaire a des sommes payées en trop (est en crédit), indiquez le chiffre en négatif (exemple : -400). Une somme payée en trop sera un PASSIF alors qu'une somme due sera un ACTIF, ou tel qu'indiqué en bas de page, un COMPTE À RECEVOIR.

3) Si nécessaire, entrez les sommes dues ou payées en trop pour tous les fournisseurs concernés. Si le syndicat doit des sommes à un fournisseur, indiquez-les comme des montants positifs. Si le syndicat a payé des sommes en trop (est en crédit) au fournisseur, indiquez le chiffre en négatif (exemple : -400). Une somme due sera un PASSIF alors qu'une somme payée en trop sera un ACTIF.

Note : Si vous n'avez pas le détail des sommes dues aux fournisseurs, vous pouvez les ajouter dans les comptes à payer généraux de la section PASSIF.

4) Indiquez le montant total affecté au fonds de prévoyance.

5) Indiquez ce qu'il reste dans vos comptes une fois que l'on y soustrait le passif dans la ligne NON AFFECTÉS. Ce montant est la somme des surplus/déficits engendrés par le syndicat à travers les années. Ce montant peut être positif ou négatif.

Note : Normalement, ce montant devrait être positif. S'il est négatif, envisagez un plan pour corriger la situation.

6) Une fois le bilan d'ouverture complété, appuyez sur PUBLIER LE BILAN D'OUVERTURE. Le bilan peut être modifié jusqu'à la fermeture des premiers états financiers dans le logiciel.