C’est en créant les portails de vos syndicats que les copropriétaires auront ainsi accès à toutes les fonctions et communications du syndicat et que vous pourrez procéder aux activités courantes des syndicats que vous gérez.
AVANT DE COMMENCER
Vous devez connaître au minimum les informations suivantes :
- Nom du syndicat
- Nombre de condos
- Exercice financier du syndicat
- Fréquence de facturation des charges communes
- Adresse principale du syndicat
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail de la compagnie de gestion
2) Dans le menu ADMINISTRATION, sous l'onglet SOMMAIRE
3) Dans la section OUTILS D'ADMINISTRATION, choisissez l'option CRÉATION DE SYNDICATS.
RECAP : |
CRÉATION DU PORTAIL DU SYNDICAT - NOUVEAU CLIENT
1) Choisissez l'option NOUVEAU SYNDICAT en haut de page.
2) Remplissez les champs requis :
| A | Adresse civique du syndicat |
| B | Nom du syndicat tel qu'enregistré au REQ |
| C | Optionnel, mais recommandé. Vous pourrez ajouter ce champ dans les paramètres du syndicat. |
| D | Ayez le nombre exact d'unités de condo. Pour les autres fractions, si vous n'avez pas le nombre exact, il est recommandé d'en mettre plus afin de pouvoir toutes les ajouter lors de la création des registres |
| E | Mois lors duquel débute l'exercice financier. |
| F | Une fois le mois sélectionné, choisissez à partir de quel exercice financier débutera la comptabilité du syndicat. |
| G | Dicte au budget la fréquence de facturation des frais de condo. |
| H | La formule de gestion du syndicat. Celle-ci a une incidence sur l'envoi des notifications, entre autres. Par exemple, en gestion financière, ce sont les administrateurs et non la compagnie de gestion qui recevront les requêtes concernant un problème sur l'immeuble. |
3) Appuyez sur CRÉER LE SYNDICAT pour générer le portail.
CRÉATION DU PORTAIL DU SYNDICAT - CLIENT DU CRM
Les clients du CRM (Customer Relationship Management) sont les clients pour lesquels vous avez déjà commencé à documenter les informations lors de vos négociations avec ces derniers. Une fois le contrat signé, vous pourrez leur créer un portail à partir des informations entrées dans cette section.
1) Sélectionnez l'option CLIENT DU CRM.
2) Remplissez les champs requis :
| A | Choisissez le syndicat dans le menu déroulant. Si les informations requises du syndicat sont présentes dans le CRM, les champs seront remplis pour vous. |
| B | Ayez le nombre exact d'unités de condo. Pour les autres fractions, si vous n'avez pas le nombre exact, il est recommandé d'en mettre plus afin de pouvoir toutes les ajouter lors de la création des registres |
| C | Mois lors duquel débute l'exercice financier. |
| D | Une fois le mois sélectionné, choisissez à partir de quel exercice financier débutera la comptabilité du syndicat. |
| E | Dicte au budget la fréquence de facturation des frais de condo. |
| F | La formule de gestion du syndicat. Celle-ci a une incidence sur l'envoi des notifications, entre autres. Par exemple, en gestion financière, ce sont les administrateurs et non la compagnie de gestion qui recevront les requêtes concernant un problème sur l'immeuble. |
3) Appuyez sur CRÉER LE SYNDICAT pour générer le portail.
Certaines informations, comme le nombre de fractions, l’exercice financier et la fréquence de facturation des frais de condo ne pourront pas être modifiés par vous après la création du syndicat. Si vous devez ajouter des fractions ou changer l’exercice financier, vous devrez contacter l’équipe de support d’UpperBee. Assurez-vous de leur donner suffisamment de détails, comme le nombre de fractions additionnelles requis et le type de fraction.
Courriel : support@upperbee.com |