Les éléments facturables créés par tous les employés sont consolidés à un endroit afin de les consulter, les approuver et les facturer aux syndicats.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
- Rendez-vous sur le portail de la compagnie de gestion
- Dans le menu COMPAGNIE, sous l’onglet TEC ET FACTURATION.
RECAP :
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AVANT DE COMMENCER
Ceci est l’étape qui suit la création d’éléments facturables extracontractuels.
Pour faciliter le processus, si vous utilisez les logiciels comptables Quickbooks ou Xero, vous pouvez les lier avec Upperbee dans les paramètres financiers de la compagnie.
ÉTAPES DE LA FACTURATION
Les éléments ont différents statuts et doivent passer par quatre étapes, en ordre :
1 |  | Élément facturable nouvellement ajouté. |
2 |  | Statut manuel permettant de distinguer les éléments à vérifier avant leur facturation. Si l’élément est lié à un projet facturable d’une requête de service, fermer la requête lui octroie ce statut. |
3 |  | Permet de distinguer les éléments vérifiés et pouvant être facturés au syndicat. |
4 |  | Permet de distinguer les éléments déjà facturés. |
1) Afin de faire passer un ou plusieurs éléments d’un même statut à un autre, sélectionnez-les en cochant leur case.
2) Appuyez sur le prochain statut applicable, qui sera activé. Pour retourner à un statut antérieur, appuyez sur RETOUR À et sélectionnez le statut auquel retourner.
3) Pour passer au prochain statut, appuyez sur OUI. Pour retourner à un statut antérieur, ajoutez une précision, puis appuyez sur OUI.
FACTURER LES ÉLÉMENTS DANS VOTRE LOGICIEL COMPTABLE XERO OU QUICKBOOKS
1) Appuyez sur FACTURATION, puis choisissez l’option FACTURER AUTO applicable.
| FACTURER AUTO (SÉLECTION) | Facturer les éléments PRÊT À ÊTRE FACTURÉ sélectionnés. |
| FACTURER AUTO (TOUS) | Facturer tous les éléments PRÊT À ÊTRE FACTURÉ. |
2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs.
| A | Date de facturation |
| B | Référence / Identifiant de la facture |
| C | Compte de revenus du logiciel comptable. Seuls les comptes de revenus avec taxes de vente configurée apparaîtront dans le menu déroulant. |
| D | Description affichée sur la ligne de facture. Le détail des éléments facturables sera dans l’annexe joint à la facture. |
3) Appuyez sur OUI pour créer la facture dans votre logiciel comptable.
Exemple de facture dans Xero :
FACTURER LES ÉLÉMENTS MANUELLEMENT
Note : Vous devrez opérer conjointement dans votre logiciel comptable et le portail pour la facturation manuelle.
1) Générez l’annexe de votre facture en sélectionnant les éléments à facturer et en appuyant sur IMPRIMER, puis choisissez le format désiré (Word ou PDF).
Cette action créera un document d’annexe comprenant le détail de toutes les charges sélectionnées.
2) Créez la facture dans votre logiciel comptable et, si possible, joignez-y l’annexe généré.
3) Sélectionnez les éléments et choisissez l'option FACTURATION, puis FACTURER SÉLECTION MANUELLE.
4) Ajoutez la date de facturation et le numéro de facture tels qu’affichés dans votre logiciel comptable, puis appuyez sur OUI.
Note : Cette action ne créera aucune facture dans le logiciel comptable externe, mais changera le statut des éléments à FACTURÉ LE AAAA-MM-JJ, accompagné du numéro de facture.
