La requête de service est l’outil principal de communication du portail qui permet aux administrateurs de faire le suivi sur les demandes des copropriétaires, de même que sur les tâches associées à l’administration d’une copropriété.

AVANT DE COMMENCER

Vous devez choisir les types de requêtes pertinentes à votre syndicat. L'opération doit être faite dans le menu CONFIGURATION, sous l’onglet PARAMÈTRES, dans la catégorie REQUÊTES, appuyez sur PARAMÈTRES D’AFFICHAGE.

Lisez attentivement le descriptif de chaque type de requête, activez celles qui sont applicables à votre syndicat et appuyez sur ENREGISTRER.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

Dans le menu COLLABORATION, sous l’onglet REQUÊTES.

RECAP :
Portail du syndicat ► Collaboration ► Requêtes

Les filtres d’affichage par défaut montrent les requêtes ouvertes et en cours qui vous sont assignées. Il est possible de modifier les filtres pour voir les autres requêtes, comme celles assignées aux autres administrateurs de même que celles qui ont déjà été réglées.

CRÉER UNE REQUÊTE

1) Appuyez directement sur CRÉER UNE REQUÊTE.

2) Choisissez le type de requête.

3) Remplissez les champs.

En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier les champs suivants :

Requérant(s)	Permet d’identifier une autre personne que vous comme demandeur. Exemple ; Pour remplir la requête au nom d’un copropriétaire. C’est elle qui sera notifiée lorsque de nouvelles notes seront ajoutées. Notez qu’il peut y avoir plusieurs requérants.
Intervenants externes	Permet d’ajouter des personnes qui ne sont pas copropriétaires ni administrateurs afin qu’ils soient informés de la requête et pour qu’ils puissent y participer (recevoir des notes et y répondre).
Responsable(s)	Personne qui s’occupe du suivi de la requête. C’est elle qui sera notifiée lorsque de nouvelles notes seront ajoutées. Notez qu’il peut y avoir plusieurs responsables.
Identifiant interne	Titre à la requête.
Urgent	Seul un administrateur ou un gestionnaire peut désigner une requête comme urgente. Quand une requête est urgente, l'icône de feuapparaît vis-à-vis la requête et la rend plus facilement visible.
Activer les contacts externes	Permet par exemple d’ajouter un fournisseur de service parmi les contacts de la requête après la création de celle-ci.

4) Une fois la requête remplie, appuyez sur ENREGISTRER et choisissez l’option applicable :

SUIVI DES REQUÊTES DE SERVICE

1) Appuyez sur le numéro de la requête pour y accéder et voir toutes les fonctions.

Modifier la requête

Pour modifier les informations générales ou la description de la requête, appuyez sur le bouton MODIFIER de la section souhaitée. N’oubliez pas d'ensuite appuyer sur ENREGISTRER pour sauvegarder. Sachez que l’identifiant interne peut être changé à tout moment dans la bande du titre.

Envoyer une note

1) Appuyez sur l’onglet NOUVELLE NOTE.

2) Cliquez sur le type de note que vous souhaitez envoyer. ATTENTION ! Le type de note détermine qui la voit. Il est donc important de choisir celle adaptée à la situation.

3) Choisissez vos destinataires. Ceux-ci recevront une notification par courriel à l’envoi de la note en plus de pouvoir la consulter directement dans la requête. Ajouter le contenu du message et les pièces jointes.

4) Validez que le rappel proposé vous convient ou modifiez-le selon vos besoins. De là, il est possible de classer les requêtes par le nombre de jours restants avant l'échéance et les traiter plus efficacement.

5) Appuyez sur ENVOYER LA NOTE et choisissez l’option applicable :

Ajouter un contact externe

1) Appuyez sur l’onglet CONTACTS EXTERNES, puis appuyez sur l’option d’ajout applicable :

2) Pour ajouter un contact externe qui ne provient pas du carnet d’adresses, complétez les champs, puis appuyez sur le crochet pour enregistrer. Une fois un contact externe ajouté, il sera dorénavant possible de l’inclure parmi les destinataires d’une note restreinte. 

Options de la requête de service

1) Dans le coin supérieur droit de la requête, appuyez sur le bouton ACTIONS pour afficher les options disponibles.

2) Choisissez parmi les options :

• Fermer / annuler la requête : pour fermer une requête sans passer par les notes.
• Fusionner à une autre requête : pour regrouper la requête à une autre sur le même sujet.
• Télécharger le bon de travail et exporter la requête : pour avoir une copie imprimable de la requête.

ACTIONS GROUPÉES SUR LES REQUÊTES DE SERVICE

Depuis l’écran des requêtes, il est possible de porter des actions sur plusieurs requêtes à la fois.

1) Rendez-vous sous l’onglet REQUÊTES du menu COLLABORATION.

2) Cochez la ou les requêtes ciblées par l’intervention.

3) Appuyez sur la flèche à droite du bouton CRÉER UNE REQUÊTE.

4) Choisissez l’option souhaitée :