Vous pouvez créer un profil pour un employé de syndicat, un fournisseur de services, ou donner ces accès à des copropriétaires selon les besoins du syndicat.
AVANT DE COMMENCER
Ayez en main les informations des employés du syndicat. Au minimum, leur nom et adresse courriel.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
- Rendez-vous dans le portail du syndicat.
- Dans le menu CONFIGURATION, sous l’onglet PARAMÈTRES.
- La catégorie ACCÈS contient les options relatives à ces configurations.
| RECAP : Syndicat ► Configuration ► Paramètres ► Accès |
CRÉER UN NOUVEAU RÔLE D'ACCÈS
Les rôles de gardien de sécurité, de concierge et d'auditeur sont disponibles par défaut dans les syndicats. Toutefois, vous pouvez créer de nouveaux rôles ou dupliquer les rôles présents pour y ajouter ou retirer certains accès.
1) Rendez-vous sous GESTION DES RÔLES.
2) Appuyez sur AJOUTER UN RÔLE.
3) Donnez un nom au rôle d'accès, puis une description au besoin. Sélectionnez ensuite les permissions associées au rôle, puis appuyez sur ENREGISTRER en bas de page.
CRÉER UN EMPLOYÉ EXTERNE
1) Rendez-vous sous GESTION DES EMPLOYÉS.
2) Appuyez sur AJOUTER UN EMPLOYÉ.
3) Remplissez les champs marqués d'un astérisque rouge (*).
| A | Veuillez indiquer obligatoirement le prénom, le nom et la langue de communication de l'employé. |
| B | Les numéros de téléphone de l’employé. |
| C | Choisissez la visibilité des notes par défaut lorsque l’employé intervient dans les requêtes (public si vous lui permettez de communiquer avec le CA et les copropriétaires, restreinte, si la communication avec l'équipe de gestion seulement est permise). |
| D | Si l'employé n’est pas inscrit au portail, sélectionnez l’option NOUVEL UTILISATEUR, puis remplissez les champs indiqués. Si L'employé est inscrit au portail, sélectionnez l’option UTILISATEUR EXISTANT et entrez son courriel / nom d’utilisateur. |
| E | Choisissez les rôles d’accès à attribuer à l’employé, puis la durée de son accès. Note : La section PERMISSIONS DE L'EMPLOYÉ permet de voir les accès de l'employé en fonction du ou des rôles attribués. |
Une fois un employé créé, vous pouvez en modifier les informations et les accès en appuyant sur l’icône
de la colonne OPTIONS.
OCTROI D'ACCÈS À UN COPROPRIÉTAIRE
Si, par exemple, un copropriétaire assume les responsabilités de concierge, ou si un comité de copropriétaires nécessite que ces derniers aient certains accès dans le portail (requêtes, mémos, etc.), il est possible de leur donner des rôles d'accès appropriés dans le syndicat.
1) Rendez-vous sur RÔLES PERSONNALISÉS DES UTILISATEURS.
2) Appuyez sur ASSOCIER DES RÔLES À UN UTILISATEUR.
3) Sélectionnez l’utilisateur, puis choisissez son ou ses rôles d’accès et appuyez sur OK.
4) Une fois les rôles attribués, vous pouvez modifier les rôles d’accès du copropriétaire en appuyant sur l’icône
la colonne OPTIONS.
