Assemblées : Logiciel VoteAdmin pour la gestion du quorum et votes par scrutin : Support UpperBee

Le logiciel VoteAdmin est un outil permettant au gestionnaire de comptabiliser le quorum et les résultats des votes par scrutin lors d'une assemblée.

AVANT DE COMMENCER

Afin d'utiliser convenablement le logiciel, les éléments suivants sont nécessaires :

Avoir créé une réunion dans votre syndicat
Avoir configuré les votes à l'ordre du jour
Avoir géré les procurations soumises avant l'assemblée
Avoir en main un ordinateur (PC) lors de la réunion
Avoir téléchargé et installé le logiciel sur l'ordinateur avec une connexion internet
Un lecteur de code-barre (facultatif, mais souhaitable pour les gains de temps) exemple de modèle
La liste de présence avec code-barre
Les bulletins de vote avec code-barre pour chaque copropriétaire (si des votes sont à l'ordre du jour)
Une connexion internet (pour l’import et export de l’assemblée, sinon, l'outil fonctionne sans connexion pour la suite)

OÙ SE TROUVE LE LOGICIEL

1) Rendez-vous sur le portail de la compagnie

2) Dirigez-vous vers le menu ADMINISTRATION, sous l'onglet SOMMAIRE.

3) Dans la catégorie OUTILS D'ADMINISTRATION, appuyez sur TÉLÉCHARGER VOTEADMIN.

RECAP :

Gestionnaire ► Administration ► Outils d’administration ► Télécharger VoteAdmin

INSTALLER LE LOGICIEL

1) Appuyez sur TÉLÉCHARGER VOTE ADMIN.

2) Appuyez sur INSTALL, puis ouvrez le fichier d'installation téléchargé.

3) Suivez les instructions de l'installateur. Une fois complété, un raccourci du logiciel sera sur votre bureau.

IMPORTER UNE ASSEMBLÉE

À partir du logiciel

Connexion internet requise

1) Ouvrez le logiciel, puis appuyez sur IMPORT D'UNE ASSEMBLÉE VIA WEB.

2) Connectez-vous avec votre nom d’utilisateur et mot de passe UpperBee.

3) Rendez-vous sous l'onglet SYNDICATS, puis sélectionnez le syndicat souhaité. Vous pouvez aussi écrire le nom du syndicat dans la barre de recherche.

4) Une fois le syndicat sélectionné, sous l’onglet ASSEMBLÉES, appuyez sur l'icône d'export pour la réunion à tenir.

5) De retour à l'écran principal, appuyez sur l'assemblée pour être redirigé vers les outils de tenue d'assemblées.

À partir du fichier de config. de l'application

1) Dans le portail, rendez-vous dans votre assemblée à tenir, sous l'onglet ORDRE DU JOUR.

2) Sous ACTIONS, choisissez l'option EXPORTER LA CONFIG POUR L'APP. DE VOTE.

3) Dans VoteAdmin, donnez un nom à votre assemblée, puis appuyez sur NOUVELLE ASSEMBLÉE.

4) Sélectionnez le fichier XML précédemment téléchargé dans le portail.

5) De retour à l'écran principal, appuyez sur l'assemblée pour être redirigé vers les outils de tenue d'assemblées.

GESTION DES PROCURATIONS

Dans les cas où quelqu'un apporte une procuration sur place et qu'elle est à l'attention d'un administrateur ou d'un autre copropriétaire, vous pouvez les ajouter dans le logiciel pour que ce dernier effectue le décompte des votes et du quorum convenablement. Si la procuration est à l'attention d'une personne qui n'a aucune voix dans la copropriété (ex. : un copropriétaire donne une procuration en faveur de son locataire) vous devez gérer la présence comme une autre et ne pas documenter la procuration dans ce logiciel.

Un administrateur ou un copropriétaire qui se présente à l'assemblée et qui représente un ou plusieurs copropriétaires pourra voter sur son bulletin de vote et lorsque vous scannerez son code-barre sur la liste des présences, le logiciel ajoutera aux voix présentes ses voix de même que toutes celles qu'il représente. Cela évite de devoir retrouver les bulletins de vote et les code-barres des gens qui ont remis une procuration en sa faveur et cela lui évitera également de devoir voter sur plusieurs bulletins de vote, si un tel vote a lieu au cours de l'assemblée.

1) Sous l’onglet PROCURATIONS, appuyez sur AJOUTER UNE PROCURATION.

2) Choisissez à qui la procuration est donnée (si ce n'est pas au C.A., puis appuyez sur ENREGISTRER.

CALCUL DU QUORUM

Avec le lecteur de code-barre

1) Sous l’onglet QUORUM, dans le coin inférieur droit, appuyez sur SCANNER LES CODES-BARRES.

2) Scannez les codes-barres sur la liste de présences, ou dans le coin supérieur droit de n'importe quel bulletin de vote d'un copropriétaire qui est présent. Une fois scanné, le copropriétaire sera enregistré comme présent et, s'il a des procurations en sa faveur, elles seront également comptabilisées dans le nombre de voix qu'il représente.

Manuellement

1) Rendez-vous sous l’onglet PERSONNES CONVOQUÉES.

2) Cochez les cases correspondantes dans la colonne "Est présent". Les informations seront mises à jour dans la section du quorum.

COMPTABILISER LES VOTES PAR SCRUTIN

Vote pour ou contre

1) Rendez-vous sous l'onglet VOTES, puis sélectionnez le vote à comptabiliser.

2) Appuyez sur COMMENCER LE VOTE.

Comptabilisation avec le lecteur

1) Appuyez sur le bouton SCANNER LES CODES-BARRES.

2) Sur le bulletin de vote, scannez le code-barre correspondant à l’option votée.

3) Une fois le vote terminé, appuyez sur ARRÊTER LE VOTE.

Comptabilisation manuelle

1) Appuyez sur COMMENCER LE VOTE, puis, dans l'encadré des résultats, appuyez sur l'un des ‘+’ de la colonne "Ajout manuel".

2) Sélectionnez le copropriétaire, cochez la case correspondant à son vote, puis appuyez sur ENREGISTRER.

Interprétation des résultats

Une fois le vote terminé, les résultats seront présentés ainsi :

A	Les options du vote.
B	Proportion de quote-part ayant voté pour chacune des options / le nombre de voix présentes et représentées.
C	Pourcentage de voix selon la quote-part (résultat d'un vote à la simple majorité)
D	Proportion de personnes présentes ayant voté pour chacune des options / le nombre total de copropriétaires présents (pour vote à double majorité
E	Pourcentage en nombre de personnes ayant voté pour l'option (pour vote à double majorité)

Une telle division de la présentation permet de déterminer rapidement si un vote est adopté, peu importe les conditions d'adoption (majorité simple, double majorité ou double majorité renforcée).

Note : Dans les cas où certains membres s'abstiennent de voter, ces membres et leurs quotes-parts ne seront pas inclus dans les calculs finaux et représente l'écart.

Pour l'exemple précédent, les résultats doivent être interprétés de cette façon :

Colonne B : 80 % des copropriétaires ont voté POUR / 95 % de copropriétaires présents et 7.5 % ont voté contre / 95 % des copropriétaires présents. On en comprend que 7.5 % des copropriétaires se sont abstenus (95 % (total) - 80 % (pour) - 7.5 % (contre) = 7.5 % (aucun vote)
Colonne C : En pourcentage, 84.2105 % des copropriétaires présents et représentés ont voté en pour (80 / 95 = 0.84210526 X 100 = 84.2105 %), alors que 7.8947 % des copropriétaires présents et représentés ont voté contre (7.5 / 95 = 0.0789473 X 100 = 7.8947 %).
Colonne D : 2 copropriétaires sur un grand total de 4 copropriétaires dans tout le syndicat se sont prononcés à faveur alors que 1 copropriétaire sur un grand total de 4 copropriétaires dans tout le syndicat s'est prononcé contre. 1 copropriétaire n'a pas voté (4 copropriétaires - 2 pour - 1 contre = 1 sans vote)
Colonne E : 50 % des copropriétaires en nombre par rapport à l'ensemble de tous les copropriétaires se sont prononcés en faveur alors que 25 % des copropriétaires en nombre sur l'ensemble de tous les copropriétaires se sont prononcés contre. 25 % des copropriétaires n'ont pas voté (100 % - 50 % pour - 25 % contre = 25 % sans vote)

Si le vote était à la simplement majorité, il aurait été favorable puisque 84.2105 % étaient en faveur (résultat colonne C).

S'il s'agissait d'un vote à la double majorité requérant plus de 50 % des copropriétaires en nombre représentant au moins 75 % des voix, le vote aurait échoué puisque les copropriétaires ne s'étaient pas prononcés en faveur dans un assez grand nombre (50 % ne sont pas plus de 50 %).

Vote des administrateurs

1) Appuyez sur CHOIX pour configurer les candidats et indiquez-les clairement aux copropriétaires (ex : Choix 1 = Pierre Roy, Choix 2 = Christiane Roberge, Choix 3 = François Gagnon, etc.)

2) Appuyez sur AJOUTER UN CANDIDAT autant de fois que nécessaire, entrez les noms des candidats dans les lignes, puis appuyez sur RETOUR AUX VOTES.