Création de la charte de comptes par défaut pour les syndicats d'une compagnie de gestion : Support UpperBee

Cette fonction sert à définir la charte de comptes (GL) qui sera disponible dans le portail de chacun des syndicats que vous ajouterez sous votre compagnie de gestion. Cela vous permet de :

Uniformiser les comptes à travers les syndicats que vous gérez
Augmenter l'efficacité du travail de tenue de livres, puisque votre équipe et vous travaillerez avec des comptes semblables d'un syndicat à l'autre
Gagner du temps puisque vous n'aurez pas à créer une charte pour chacun des clients que vous ajouterez au portail

AVANT DE COMMENCER

Ayez en main votre charte de comptes afin de la retranscrire.

Pour la méthode par import / export, Excel est requis.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la compagnie de gestion

2) Dans le menu COMPAGNIE, sous l'onglet CONFIGURATION

3) Dans la catégorie FINANCIER, choisissez l'option CHARTE DE COMPTES.

RECAP :

Compagnie ► Configuration ► Financier ► Charte de comptes

Une liste de comptes est déjà proposée. Vous pouvez modifier cette dernière afin que les informations s’agencent à celles de vos livres, mais ne changez pas la nature ou le rôle du compte puisque ces comptes sont exploités par les outils de l'application (ex : Vous pouvez renommer le compte bancaire, mais il doit rester le compte bancaire et ne pas devenir un compte de petite caisse).

CRÉATION DE LA CHARTE DE COMPTES PAR IMPORT / EXPORT

Excel requis

1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis sur EXPORTER LES COMPTES pour télécharger un ficher Excel contenant tous vos comptes déjà actifs.

2) Dans le fichier Excel, vous pouvez modifier les informations des comptes déjà actifs et en ajouter des nouveaux. N'altérez pas le fichier.

Type	Dépenses d’opération Revenus Actifs Passifs Fonds de prévoyance Actifs nets
GL	Numéro de référence dans votre charte de compte. Utile pour regrouper certains types de revenus et de dépenses ensemble dans un budget. 6 chiffres maximum.
Nom (français et/ou anglais)	Au moins un nom dans l'une des deux langues est requis
IGRF	Numéro de référence de l'index général des renseignements financiers. Utile pour faciliter la production des impôts.
Crédit d'impôt	True : Cette dépense est applicable pour le crédit d'impôt pour maintien à domicile. False : Cette dépense n'est pas applicable pour le crédit d'impôt pour maintien à domicile.

Note : Pour faciliter le travail, assurez-vous de structurer votre charte de comptes pour regrouper les dépenses admissibles au crédit d'impôt ensemble.

3) Sauvegardez le fichier sur votre ordinateur, puis retournez sur le portail. Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis sur IMPORTER LES COMPTES.

4) Appuyez sur SÉLECTIONNER... dans la nouvelle fenêtre et retrouvez votre fichier Excel de charte de comptes dans votre ordinateur pour l'importer dans le portail.

AJOUT INDIVIDUEL DES COMPTES PAR DÉFAUT

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option CRÉER UN COMPTE PAR DÉFAUT.

2) Dans la nouvelle page, entrez les informations suivantes :

Numéro GL	Numéro de référence dans votre charte de compte. Utile pour regrouper certains types de revenus et de dépenses ensemble dans un budget. 6 chiffres maximum.
Numéro IGRF	Numéro de référence de l'index général des renseignements financiers, à des fins d'impôts.
Identifiant du compte	Donnez un nom au compte dans au moins une langue.
Type de compte	Dépenses d’opération Revenus Actifs Passifs Fonds de prévoyance Actifs nets
Sous-type	Applicable pour les comptes ACTIFS ou ACTIFS NET. Permet de lier les opérations de ces comptes à un compte bancaire pour la conciliation. Banque – Opérations Banque – Épargne Banque – Placement

3) Répétez le processus pour tous les comptes à ajouter.