CRÉATION DES FRACTIONS


Import/Export (licence Excel requise)


Afin de créer rapidement les fractions, nous vous suggérons de vous munir de :

  • Tableau des parties privatives de la déclaration de copropriété (incl. cadastres, quote-part, etc.)
  • Registre des parties communes à usage restreint, le cas échéant (incl. notamment stationnement intérieur et/ou extérieur, casier de rangement, cellier, terrasse, etc.)
  • Registre des assignations des parties communes à usage restreint (quel condo possède quelle terrasse)


Avec ces informations à portée de main, vous pourrez utiliser les fonctions d’import-export des fractions.


Pour ce faire, rendez-vous dans le portail, sous :


Portail du syndicat ► Registres ► Fractions

 

  • Cliquer sur le bouton ‘ACTIONS’
  • Sélectionner l’option IMPORT/EXPORT DE FRACTIONS



Une fenêtre s’ouvrira et les étapes y seront affichées.



Étape 1 : Télécharger le fichier

  • Cliquer simplement sur le bouton ‘TÉLÉCHARGER’ puis ouvrir le fichier


Étape 2 : Remplir le fichier




  • Prenez connaissance des instructions qui se trouvent dans l’encadré au haut du document.
  • Entrer les informations demandées, en prenant soin de choisir le bon type de fractions.
  • Remplir les lignes du fichier en ne laissant aucune ligne vide entre les fractions à importer. Lors de l’import, dès que le système rencontre une ligne vide, il arrête l’import des fractions. Il pourrait donc vous en manquer.
  • Pour les identifiants, sachez que ces informations seront utilisées à plusieurs endroits et que les copropriétaires les verront. Aussi, le système ordonne les informations par type de fraction (condo stationnements, casiers (locker), autres). Ensuite, les fractions sont classées par ordre alphanumérique. Le système ne fait toutefois aucune distinction entre 1001 et 101. Ainsi, si vous avez plus de 9 étages, nous vous suggérons de mettre un ‘0’ devant les unités des 9 premiers étages (ex : 0101 au lieu de 101)
  • Ne toucher en aucun cas aux informations figurant dans la colonne ‘A’ du fichier qui est cachée et n’altérer en aucun cas le fichier.
  • Une fois les informations saisies dans le fichier, enregistrer le fichier dans votre ordinateur, dans un endroit où vous le retrouverez facilement.


Étape 3 : Téléverser le fichier


  • Retourner dans le popup de l’intranet.
  • Glisser et déposer le fichier rempli dans l’encadré de l’étape 3 ou cliquer sur le bouton ‘TÉLÉVERSER’ pour le retrouver dans votre ordinateur.
  • Dès que ce sera fait, le système importera les fractions automatiquement. Le propriétaire des fractions sera automatiquement le promoteur


Étape 3.1 (recommandé)

  • Fermer le popup et valider les fractions. Avez-vous le bon nombre de fractions ? Les quotes-parts totalisent-elles 100 % ? Si les quotes-parts ne totalisent pas 100 %, sachez que les fonctionnalités financières seront suspendues. Un message rouge à cet effet sera inscrit dans le coin supérieur droit de l’écran.


Étape 4 : 


  • Retourner dans la fenêtre d’import/export de fractions
  • Cliquer sur le bouton ‘CLIQUEZ ICI!’ pour lier les fractions de stationnements, casiers et autres fractions au condo auquel elles sont associées.
  • Dans le champ de modifications qui se trouve à droite des condos, vous devez sélectionner toutes les fractions



IMPORTANT !

 

Vous devez vous assurer que les fractions de type stationnement, casier et autre sont bien liées au condo pour qu’il y ait un seul compte regroupant toutes les fractions. Autrement, la facturation se fera dans des comptes distinctifs et cela pourrait causer certaines problématiques dans le cadre de la cotisation et de la gestion des recevables.

 

 

Individuellement

Vous pouvez créer les fractions une à une.


  • Cliquer sur le bouton ‘ACTIONS’
  • Choisir le type de fraction que vous souhaitez créer
  • Remplir les informations demandées

Pour un condo :



La case ‘Assigner cette fraction à un groupe de propriétaires’ peut ou non être sélectionnée. Lorsqu’elle est sélectionnée, il vous est possible de choisir le propriétaire à qui elle appartient, à condition qu’il existe déjà dans le registre des copropriétaires.


Pour un stationnement, un casier ou une autre fraction : 



La case ‘ASSIGNER CETTE FRACTION À UN GROUPE DE PROPRIÉTAIRES’ peut ou non être sélectionnée. Lorsqu’elle est sélectionnée, il vous est possible de choisir le propriétaire à qui elle appartient, à condition qu’il existe déjà dans le registre des copropriétaires.


* Lier la fraction à : vous pouvez choisir à quelle fraction de condo est lié la fraction que vous créez. Si vous n’avez pas assigné la fraction à un copropriétaire, il vous sera possible de lier la fraction à un condo détenu au promoteur seulement.


MODIFICATION DES FRACTIONS ET DOCUMENTATION AVANCÉE


Pour modifier les informations d’une fraction ou documenter des informations additionnelles, vous devez cliquer l’identifiant de la fraction ou le crayon vis-à-vis la fraction dans la colonne ‘OPTIONS’.



ATTENTION !

 

En cliquant sur le nom du/des propriétaire(s), vous serez redirigés vers le dossier du/des propriétaires de la fraction.

 


Voici les informations que vous pourrez modifier et/ou ajouter.

Pour un condo :



Pour un stationnement :



Pour un casier :



Pour une autre fraction :



DOCUMENTATION DES CLÉS DES UNITÉS DE CONDO REÇUES


Il vous est possible de documenter si vous avez la clé des parties privatives.


Pour ce faire, cliquez l’icône de clé qui apparaît à droite de l’identifiant. Vous devez ensuite choisir l’option appropriée dans le menu déroulant.



N’oubliez pas de documenter où sont entreposées les clés que vous avez en main.


Vous devez alors cliquer sur le bouton ‘ACTIONS’ et choisir l’option ‘OÙ SONT SITUÉES LES CLÉS?’.



Vous pouvez ensuite choisir l’option appropriée dans le menu déroulant.