Les personnes en charge de certains aspects de la gestion d'un syndicat doivent être désignées. Cela permet entre autres d'attribuer les requêtes de service aux bonnes personnes dès leur création et ainsi optimiser les communications entre les copropriétaires et la compagnie de gestion.
AVANT DE COMMENCER
Vous devez avoir créé vos syndicats ainsi que les employés de la compagnie.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Dans le portail du gestionnaire, rendez-vous dans le menu COMPAGNIE.
2) Choisissez l'onglet CONFIGURATION
3) Dans la catégorie COMPAGNIE, choisissez l'option GESTION DES SYNDICATS
RECAP : |
MODIFIER LES RESPONSABILITÉS DANS UN SYNDICAT
1) Appuyez sur le bouton
pour activer la modification de l'équipe de gestion.
2) Pour chacun des rôles, choisissez la personne attitrée.
Rôles | Définitions |
Directeur de gestion | Supérieur immédiat du gestionnaire. Si vous ne souhaitez pas indiquer le directeur de gestion, vous pouvez toujours mettre le nom du gestionnaire à cet endroit ou celui du dirigeant de la compagnie. |
Contact primaire | Gestionnaire principal du syndicat. |
Assistant du gestionnaire | Personne qui reçoit les messages et notifications du gestionnaire. Il est donc en mesure de les filtrer ou de les traiter. |
Contact secondaire (facultatif) | Second gestionnaire du syndicat, il assiste habituellement le contact primaire ou le remplace s’il est absent ou indisponible. |
Contact administratif | Personne responsable de répondre aux questions administratives des clients, comme celles touchant les règlements de l’immeuble et les assemblées annuelles |
Contact financier | Personne responsable de répondre aux questions financières des clients, comme celles touchant aux budgets, états financiers et frais de condo |
Responsable des comptes payables | Personne responsable de traiter les factures. |
Contact opérationnel | Personne chargée de répondre aux questions de base sur les opérations d’un syndicat, principalement pour la gestion des modifications des intercoms, des déménagements, etc. |
Responsable du recouvrement | Personne chargée d’effectuer le recouvrement des sommes dues au syndicat par les copropriétaires. |
Notez qu'une personne peut remplir plusieurs rôles pour un même syndicat.
3) Une fois les responsabilités attribuées, appuyez sur le bouton 
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