La comptabilité d'un syndicat de copropriété ce n'est pas très sorcier, encore là il peut toujours avoir des exceptions, mais règle générale, c'est une comptabilité qui est assez simple.
Voici les étapes à suivre pour faire votre comptabilité de syndicat :
- Création du bilan d'ouverture. Étape qui doit être faite une fois pour initialiser les comptes de bilan. Comme votre syndicat a probablement des actifs et passifs, il faut dire au logiciel quels sont ces soldes.
- Créer votre budget. Vous allez probablement en même temps créer votre charte de compte. Cette étape est essentielle en copropriété puisque c'est le budget qui établit les frais de condo des copropriétaires.
- Comptabiliser vos factures et effectuer le paiement des fournisseurs.
- Déposer les sommes reçues des copropriétaires. Les copropriétaires vous paient leurs frais de condo par chèques ou par prélèvement. Vous devez les saisir dans le système pour les associer au compte des copropriétaires et ensuite effectuer un dépôt pour signifier que les paiements ont été déposés au compte du syndicat.
- Comptabiliser les intérêts sur vos comptes de banque
- Comptabiliser les virements que vous faites entre vos comptes de banque (virement entre votre compte-chèques vers votre compte d'épargne).
- Faire vos conciliations bancaires chaque mois. La conciliation est un contrôle qui vous permet de valider si vous avez introduit des erreurs dans votre comptabilité en conciliant le solde votre compte de banque (ex.: Desjardins) avec le solde votre compte de banque dans l'application.
- Fermer votre période financière en fin d'année. (produire et fermer les états financiers)