Mise à jour de Octobre 2026

Première semaine du mois

Nouvelles fonctionnalités

Colonne « Clé de répartition » dans la page des fonds

Aperçu

Cette version introduit une nouvelle colonne Clé de répartition dans la page Fonds. Cette amélioration permet aux utilisateurs de visualiser immédiatement la clé de répartition associée à chaque fonds, sans avoir à ouvrir individuellement les fiches de fonds pour la vérifier. Cette nouvelle fonctionnalité simplifie les activités de gestion des fonds et améliore l'efficacité globale.

Fonctionnement

Les utilisateurs peuvent désormais consulter la Clé de répartition directement à partir de la liste des fonds, ce qui permet une validation et une révision plus rapides des configurations de fonds sans avoir à accéder aux détails de chaque fonds.

Où la trouver

Comptabilité > Gestion des comptes > Fonds

Pour y accéder

1. Accédez au menu Comptabilité et sélectionnez Gestion des comptes.

2. Ouvrez l'onglet Fonds.

3. Repérez la nouvelle colonne Clé de répartition dans la grille des fonds.

Expérience précédente

Auparavant, l'information relative à la clé de répartition n'était pas affichée dans la liste des fonds. Les utilisateurs devaient sélectionner Modifier pour chaque fonds afin de consulter et valider cette information.

Nouveautés

• Ajout d'une nouvelle colonne Clé de répartition dans la page Fonds.

• Les clés de répartition sont désormais visibles directement dans la liste des fonds.

• Réduction du besoin d'accéder aux fiches individuelles des fonds à des fins de validation.

Avantages

1. Efficacité accrue.

2. Processus de validation accéléré.

3. Meilleure précision et visibilité.

Notes importantes:

Pour les immeubles locatifs, la nouvelle colonne affichant la clé de répartition est désormais disponible dans l'onglet « Projets ».

Améliorations

Gestion améliorée de la fermeture des demandes

Aperçu

Cette mise à jour introduit la gestion améliorée de la fermeture des demandes, conçue pour améliorer les communications liées aux demandes fermées et assurer leur clôture définitive après une période déterminée.

État précédent

Auparavant, lorsqu'une demande était fermée, les utilisateurs pouvaient continuer à y répondre indéfiniment, que ce soit dans l'application ou par courriel. Ces réponses pouvaient rouvrir la demande, peu importe depuis combien de temps elle était fermée. De plus, les demandes fermées automatiquement ne généraient pas de notification à tous les participants.

Nouveautés

Avec cette mise à jour :

• Les utilisateurs et les participants à une demande reçoivent un courriel lorsqu'une demande est fermée automatiquement par le système.

• Les demandes fermées peuvent être rouvertes ou modifiées pendant 14 jours après leur fermeture.

• Après 14 jours, les demandes fermées deviennent définitivement fermées et en lecture seule.

• Les demandes définitivement fermées ne peuvent plus être rouvertes ni modifiées.

• Les réponses par courriel à une demande définitivement fermée ne rouvrent plus la demande et ne la mettent plus à jour.

• Les utilisateurs qui répondent par courriel à une demande définitivement fermée reçoivent un message automatisé leur indiquant de créer une nouvelle demande.

• La fenêtre contextuelle de fermeture d'une demande a été mise à jour afin d'indiquer clairement la période de réouverture de 14 jours.

Fonctionnement

Notification de fermeture automatique

Lorsque le système ferme automatiquement une demande, un courriel est envoyé à tous les participants associés à cette demande. Le message les informe que la demande a été fermée et qu'ils doivent créer une nouvelle demande s'ils souhaitent poursuivre le sujet.

Période de réouverture de 14 jours

Après la fermeture d'une demande, les utilisateurs peuvent encore :

• Rouvrir la demande

• Ajouter des réponses

• Mettre à jour des informations

pendant une période de 14 jours.

Fermeture définitive

Une fois qu'une demande est fermée depuis plus de 14 jours :

• Elle devient accessible en lecture seule.

• Les utilisateurs peuvent toujours consulter la demande et l'historique complet.

• Les utilisateurs ne peuvent plus :

  • Ajouter des réponses

  • Modifier des informations

  • Rouvrir la demande

Cette règle s'applique autant aux demandes fermées manuellement qu'aux demandes fermées automatiquement par le système.

Réponse par courriel après fermeture définitive

Si un utilisateur répond par courriel à une demande fermée depuis plus de 14 jours :

• La demande demeure fermée.

• La réponse n'est pas ajoutée à la demande.

• Un courriel automatisé informe l'utilisateur que la demande ne peut plus être mise à jour.

• Le message inclut un lien permettant de créer une nouvelle demande.

Mise à jour de la fenêtre de fermeture

La fenêtre contextuelle de fermeture d'une demande affiche maintenant un message indiquant que les demandes fermées peuvent être modifiées ou rouvertes uniquement pendant 14 jours. Après cette période, elles deviennent en lecture seule et ne peuvent plus être modifiées ni rouvertes.

Où la trouver

Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité dans : Module des demandes

Pour y accéder :

1. Ouvrez une demande.

2. Fermez la demande ou consultez une demande déjà fermée.

3. Observez les nouveaux messages et comportements liés à la fermeture.

Avantages

• Améliore la transparence grâce aux notifications envoyées lors des fermetures automatiques.

• Empêche la réouverture de demandes anciennes plusieurs mois après leur fermeture.

• Favorise une meilleure gestion des demandes en dirigeant les utilisateurs vers la création d'une nouvelle demande lorsque nécessaire.

Notes importantes

• Les demandes définitivement fermées demeurent consultables à tout moment.

• La règle des 14 jours s'applique aux demandes fermées manuellement et automatiquement.

• Les réponses par courriel à une demande définitivement fermée ne mettront plus à jour la demande d'origine.

Améliorations

Restriction de l'assignation des factures aux approbateurs autorisés

Aperçu

Cette mise à jour introduit une validation des permissions lors de l'assignation des factures, conçue pour s'assurer que les factures sont uniquement assignées à des utilisateurs disposant des accès requis pour les approuver et les traiter.

État précédent

Auparavant, une facture pouvait être assignée à n'importe quel employé, même si celui-ci ne possédait pas les permissions nécessaires pour l'approuver. Cette situation pouvait entraîner des blocages dans le processus d'approbation, des factures en attente pendant plusieurs mois, des relances de fournisseurs ainsi que des retards de paiement pouvant occasionner des pénalités.

De plus, lorsqu'un employé était archivé, les factures en attente pouvaient demeurer assignées à cette personne sans mécanisme simplifié de réassignation.

Nouveautés

Avec cette mise à jour :

• Les factures peuvent maintenant être assignées uniquement à des utilisateurs ayant les permissions d'approbation requises.

• Lorsqu'un employé est archivé, le système demande automatiquement à qui réassigner les factures en attente.

• Les factures en attente peuvent être réassignées en lot :

  • À une personne spécifique

  • À un rôle

Ces améliorations permettent de maintenir la fluidité du processus d'approbation et d'éviter que certaines factures soient oubliées.

Fonctionnement

Validation lors de l'assignation des factures

Lors de l'assignation d'une facture :

1. Le système vérifie que l'utilisateur sélectionné possède les permissions nécessaires pour approuver des factures.

2. Si l'utilisateur ne dispose pas des accès requis, l'assignation est refusée.

3. Seuls les approbateurs admissibles peuvent recevoir une facture à approuver.

Archivage d'un employé

Lorsqu'un employé est archivé :

1. Le système détecte les factures actuellement en attente d'action de cet employé.

2. Une fenêtre de réassignation s'affiche.

3. L'administrateur peut réassigner toutes les factures en attente :

   • À un autre employé, ou

   • À un rôle responsable de l'approbation des factures.

4. La réassignation est effectuée en lot afin qu'aucune facture ne demeure assignée à un employé inactif.

Où la trouver

Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité dans : Comptes fournisseurs > Processus d'approbation des factures

Pour y accéder :

1. Ouvrez une facture nécessitant une approbation.

2. Sélectionnez un approbateur ou assignez la facture.

3. Le système validera automatiquement les permissions avant de compléter l'assignation.

Pour la réassignation des factures :

1. Accédez à Administration > Employés.

2. Archivez un employé.

3. Sélectionnez la personne ou le rôle qui recevra les factures en attente.

Avantages

• Empêche l'assignation de factures à des utilisateurs qui ne peuvent pas les approuver.

• Réduit les retards d'approbation et accélère le traitement des paiements.

• Assure la continuité du processus lors de l'archivage d'un employé.

Notes importantes

• Seuls les utilisateurs disposant des permissions d'approbation des factures peuvent recevoir des assignations.

• La demande de réassignation apparaît uniquement si l'employé archivé possède des factures en attente.

• La réassignation en lot permet d'éviter que des factures demeurent bloquées dans le processus d'approbation.

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