Gestion de la conformité des assurances assistée par l'IA

Aperçu

Cette fonctionnalité aide les gestionnaires d'immeuble à suivre la conformité des assurances de copropriété grâce à des exigences de couverture configurables, à l'extraction des données par l'IA, à des rappels automatisés et à un suivi centralisé. Les résidents téléversent leurs documents d'assurance, vérifient les renseignements extraits et les confirment ou les corrigent. Dans la V1, les gestionnaires d'immeuble demeurent responsables de la vérification et de l'approbation.

Situation précédente

Les résidents téléversaient leurs documents d'assurance et saisissaient ou confirmaient les renseignements relatifs aux garanties. Les gestionnaires d'immeuble vérifiaient les demandes et envoyaient les rappels, tandis que le suivi des expirations, des documents manquants et des demandes à réviser était moins centralisé.

Nouveautés

• Les gestionnaires d'immeuble peuvent configurer les garanties responsabilité civile, biens meubles et contenu du logement, améliorations apportées au logement et frais de subsistance, avec des exigences distinctes pour les propriétaires et les locataires.
• Chaque type de garantie peut être défini comme obligatoire, recommandé ou sans objet. Un montant minimal configurable est associé aux garanties obligatoires.
• L'IA extrait les renseignements de la police et les montants de couverture, préremplit le formulaire du résident et fournit un indice de confiance pour les champs obligatoires.
• Les résidents peuvent vérifier et corriger les données extraites. Le système affiche un avertissement lorsqu'un montant détecté est inférieur au minimum configuré.
• Les gestionnaires d'immeuble peuvent comparer les montants détectés aux minimums exigés, consulter les indices de confiance et les champs manquants, ouvrir les documents soumis ou antérieurs, consulter l'historique des rappels, puis approuver, corriger, rejeter ou demander une correction.
• Les rappels peuvent être programmés avant et après l'échéance avec un modèle de message sélectionné. Le système conserve la date du dernier rappel et le nombre de rappels envoyés.
• Le suivi affiche le score IA et la date du dernier rappel, des filtres d'état, la conformité par immeuble et des tableaux de bord de gestion permettant d'accéder aux immeubles et aux résidents.

Fonctionnement

1. Un gestionnaire d'immeuble configure les exigences de couverture et les rappels dans Paramètres > Assurance.
2. Lorsqu'une assurance arrive à échéance ou expire bientôt, le résident reçoit une notification par courriel ou dans la plateforme et téléverse son document à partir de la page des exigences d'assurance.
3. L'IA extrait les renseignements de la police et les montants de couverture, puis préremplit le formulaire. Le résident vérifie les données, les corrige au besoin et les confirme.
4. Le gestionnaire d'immeuble vérifie la demande dans la page Assurances des résidents, compare les données détectées aux exigences et approuve la demande ou demande une correction.
5. Les gestionnaires d'immeuble utilisent la page de suivi et les tableaux de bord pour surveiller les actions en attente, les expirations, les documents manquants, les rappels et les demandes à vérifier.

Où trouver cette fonctionnalité

• Paramètres > Assurance : configurer les exigences de couverture et les rappels.
• Page des exigences d'assurance : téléverser les documents et vérifier les données extraites en tant que résident.
• Page Assurances des résidents et tableaux de bord de gestion : vérifier les demandes et suivre la conformité.

Pour y accéder

1. Configurez les exigences de couverture et le calendrier des rappels dans les paramètres d'assurance.
2. Les résidents ouvrent la page des exigences d'assurance, téléversent leur document et vérifient les renseignements extraits par l'IA.
3. Les gestionnaires d'immeuble ouvrent la page Assurances des résidents pour vérifier la demande et prendre les mesures appropriées.

Avantages

• Réduction de la saisie manuelle : l'IA préremplit les renseignements de la police et les montants de couverture à partir des documents téléversés.
• Suivi plus clair pour les résidents : les résidents reçoivent des rappels d'échéance et sont informés lorsque des données doivent être vérifiées ou corrigées.
• Vérifications mieux ciblées : les gestionnaires d'immeuble consultent au même endroit les indices de confiance, les données manquantes, les exigences minimales et l'historique des documents.
• Meilleure visibilité de la conformité : les filtres et les tableaux de bord aident les équipes à suivre les assurances par immeuble et à traiter les exceptions.

Notes importantes

• Dans la V1, les documents d'assurance ne sont pas approuvés automatiquement. Chaque demande doit être vérifiée et approuvée par un gestionnaire d'immeuble.
• Les renseignements obligatoires manquants, les indices de confiance inférieurs à 90 %, les modifications apportées par le résident aux données extraites par l'IA et les couvertures inférieures au minimum configuré sont signalés pour vérification.
• Le résident peut corriger un montant inférieur au minimum et soumettre le formulaire; la demande est tout de même transmise au gestionnaire d'immeuble pour vérification.
• Les rappels par courriel certifié sont prévus dans une version ultérieure et ne sont pas inclus dans la V1.