Créer et facturer un budget dans UpperBee

PRINCIPE CLÉ Les lignes de dépenses indiquent comment la propriété prévoit utiliser ses fonds. Les lignes de contributions déterminent les montants à facturer aux résidents. Saisissez et vérifiez les deux avant de facturer le budget.

Avant de commencer

• Vérifiez l'exercice financier et la période couverte par le budget.
• Assurez-vous que les fonds, les groupements de comptes et les clés de répartition de la propriété sont configurés.
• Vérifiez l'exactitude des quotes-parts des unités et des clés de répartition particulières.
• Gardez les montants du budget approuvé à portée de main pour la saisie et la comparaison finale.

IMPORTANT Utilisez une clé de répartition uniquement lorsque les charges ne doivent pas suivre les quotes-parts habituelles. Une clé appliquée à une ligne de dépenses est informative; celle d'une ligne de contributions des résidents détermine la répartition de cette contribution entre les unités.

Aperçu du processus

ÉTAPE 1 Ouvrir le module Budget

CHEMIN D'ACCÈS Portail de la propriété › FINANCIER › BUDGET

Ouvrez le portail de la propriété concernée, puis sélectionnez Budget dans le menu Financier.

ÉTAPE 2 Créer le budget annuel

CHEMIN D'ACCÈS BUDGET › ACTIONS › AJOUTER UN BUDGET

• Sélectionnez Budget annuel comme type de budget.
• Pour le premier budget, choisissez la période allant de la date du bilan d'ouverture à la date de fin de l'exercice financier.
• Pour les budgets suivants, sélectionnez l'exercice financier visé dans la liste.
• Vérifiez les dates, puis cliquez sur Créer.

AUTRES TYPES DE BUDGETS Utilisez un Budget spécial pour une cotisation ponctuelle comportant au plus 12 versements sur un maximum de 12 mois. Le type Historique sert uniquement à téléverser un ancien budget à titre de référence; il ne facture rien aux résidents.

ÉTAPE 3 Sélectionner, activer ou créer les comptes GL

Le budget peut uniquement utiliser les comptes actifs pour la propriété et le fonds concernés. Ajoutez le compte lors de la création d'une ligne de dépenses ou de contributions.

• Cliquez sur Ajouter une dépense ou sur Ajouter un revenu / contribution.
• Ouvrez la liste déroulante Compte et sélectionnez le compte GL approprié.
• Si le compte est absent, cliquez sur Activer ou créer un compte. Après l'avoir enregistré, retournez au budget, cliquez sur Rafraîchir la liste, puis sélectionnez-le.

Option A — Activer un compte prédéfini

CHEMIN D'ACCÈS COMPTABILITÉ › GESTION DES COMPTES › ACTIONS › ACTIVER UN COMPTE PRÉDÉFINI

• Sélectionnez le fonds dans lequel le compte sera utilisé.
• Activez les comptes de dépenses ou de revenus pertinents, puis répétez l'opération pour les autres fonds, au besoin.

Option B — Créer ou modifier un compte GL personnalisé

CHEMIN D'ACCÈS COMPTABILITÉ › GESTION DES COMPTES › ACTIONS › AJOUTER UN COMPTE

• Choisissez le type de compte et saisissez un numéro GL unique d'au plus six chiffres.
• Saisissez le nom du compte, associez-le au bon fonds et au bon groupement de comptes, puis ajoutez sa description ou son utilisation prévue.
• Configurez les paramètres de crédits de taxes ou de paiement applicables, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier plusieurs comptes, utilisez Actions › Importer/Exporter les comptes. Modifiez le fichier Excel téléchargé, enregistrez-le, puis téléversez-le dans le portail.

AMÉLIORATION 2026 Les descriptions des lignes budgétaires et des comptes financiers sont maintenant synchronisées dans les deux sens. Modifier une description à l'un des deux endroits met également l'autre à jour.

ÉTAPE 4 Ajouter les dépenses et les montants prévus

CHEMIN D'ACCÈS BUDGET EN PRÉPARATION › AJOUTER UNE DÉPENSE

• Sélectionnez le mode de répartition. Par défaut, la quote-part est utilisée; choisissez une clé de répartition configurée seulement si nécessaire.
• Sélectionnez le compte GL de dépenses. S'il est absent, activez-le ou créez-le, rafraîchissez la liste, puis sélectionnez-le.
• S'il s'agit d'une contribution versée à une autre propriété ou à un syndicat horizontal, cochez la case correspondante.
• Cliquez sur OK, puis saisissez le montant annuel de la dépense dans la colonne de chaque fonds concerné.
• Répétez l'opération pour inclure toutes les dépenses prévues.

Utiliser l'édition avancée pour ajuster la répartition dans le temps

Survolez un montant et cliquez sur l'icône d'édition pour modifier la clé de répartition, indiquer une contribution à une autre propriété, répartir le total annuel selon les mois où la dépense est prévue ou comparer les montants aux résultats réels de l'exercice précédent.

FONDS DE PRÉVOYANCE Lorsqu'une dépense est saisie dans un fonds de prévoyance, UpperBee ajoute automatiquement une ligne de revenus correspondant au montant prélevé dans ce fonds. Ce montant s'ajuste lorsque les dépenses du fonds sont modifiées.

ÉTAPE 5 Ajouter les contributions des résidents et les autres revenus

CHEMIN D'ACCÈS BUDGET EN PRÉPARATION › AJOUTER UN REVENU / CONTRIBUTION

• Sélectionnez le mode de répartition de la contribution entre les unités.
• Sélectionnez le compte GL de revenus associé au fonds concerné.
• Cochez l'option indiquant que la ligne fait partie des charges communes des résidents lorsqu'elle doit leur être facturée. Laissez cette option décochée pour les autres revenus, comme les intérêts ou les revenus locatifs.
• Cliquez sur OK, puis saisissez le montant annuel de la contribution ou du revenu pour chaque fonds concerné.
• Répétez l'opération pour chaque contribution des résidents et chaque autre source de revenus.

LES CONTRIBUTIONS NE SONT PAS NÉCESSAIREMENT ÉGALES AUX DÉPENSES UpperBee permet de définir les contributions des résidents indépendamment des dépenses. Il est ainsi possible de prévoir un surplus ou un déficit, de récupérer des déficits antérieurs ou d'ajuster volontairement les contributions aux fonds.

ÉTAPE 6 Vérifier les charges communes avant la facturation

CHEMIN D'ACCÈS BUDGET EN PRÉPARATION › CHARGES COMMUNES

Ouvrez l'onglet Charges communes pour vérifier les montants qu'UpperBee facturera à chaque résident. Effectuez les vérifications suivantes avant l'adoption :

• Le total annuel des contributions des résidents correspond au montant approuvé.
• Les frais mensuels par unité sont cohérents et la période de facturation est exacte.
• Chaque contribution utilise la clé de répartition prévue.
• Les lignes de dépenses, de contributions et d'autres revenus sont associées aux bons fonds et comptes GL.
• Le surplus ou le déficit prévu par fonds est intentionnel et documenté.
• Les frais d'un échantillon d'unités concordent avec un calcul indépendant.

ARRONDIS Les frais étant arrondis au cent près, de légers écarts peuvent apparaître entre le total des contributions budgétées et les montants finalement attribués aux comptes de revenus de chaque fonds.

ÉTAPE 7 Adopter et facturer le budget

CHEMIN D'ACCÈS BUDGET EN PRÉPARATION › ACTIONS › ADOPTER ET FACTURER

• Effectuez une dernière vérification des dates, des comptes GL, des clés de répartition, des contributions totales et des frais par unité.
• Cliquez sur Adopter et facturer, puis confirmez l'action.
• Confirmez le statut Adopté et les charges communes facturées en vérifiant au moins une unité à répartition standard ainsi que toute unité utilisant une clé particulière. Avant l'adoption, validez les montants dans l'onglet Charges communes, plutôt que dans un budget déjà adopté.

ÉTAPE 8 Corriger un budget adopté, au besoin

CHEMIN D'ACCÈS BUDGET ADOPTÉ › ACTIONS › ANNULER L'ADOPTION D'UN BUDGET

Si un budget adopté contient une erreur, annulez son adoption avant de le modifier. UpperBee remet le budget au statut En préparation et supprime les charges communes générées par ce budget.

• Corrigez les montants, les clés de répartition, les lignes de comptes GL ou les informations générales.
• Vérifiez à nouveau les Charges communes, puis adoptez et facturez le budget corrigé.
• Pour suspendre la facturation sans modifier le budget, utilisez Arrêter la facturation. Utilisez Démarrer la facturation pour la reprendre.

ATTENTION Après l'annulation de l'adoption, les états de compte des résidents et les états financiers ne sont plus fiables jusqu'à la nouvelle adoption du budget corrigé. De plus, un budget non adopté peut empêcher la suppression d'un compte utilisé lors de l'exercice précédent.

ÉTAPE 9 Mettre à jour les prélèvements bancaires récurrents, s'il y a lieu

CHEMIN D'ACCÈS COMPTABILITÉ › DÉPÔTS › PRÉLÈVEMENTS BANCAIRES RÉCURRENTS › ACTIONS › MODIFIER LES MONTANTS DE PRÉLÈVEMENTS BANCAIRES EN LOT

Après l'adoption du budget, mettez à jour les prélèvements bancaires récurrents existants pour qu'ils reflètent les nouveaux montants, s'il y a lieu.

• Dans le filtre Budget, sélectionnez le budget nouvellement adopté.
• Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les nouveaux montants des prélèvements récurrents.

DATES D'EFFET L'enregistrement crée de nouveaux prélèvements bancaires récurrents à compter de la date de début de facturation du budget adopté. Les prélèvements récurrents existants prennent fin le dernier jour du mois au cours duquel le budget actuel se termine.

Dépannage

Le compte GL est absent : Activez-le ou créez-le dans Gestion des comptes, associez-le au bon fonds, puis retournez au budget et rafraîchissez la liste.

Les frais des résidents sont nuls ou trop bas : Vérifiez que la ligne de revenus fait partie des charges communes des résidents et que la contribution annuelle est saisie dans le bon fonds.

Les frais d'une unité sont incorrects : Vérifiez la clé de répartition de la contribution ainsi que la quote-part de l'unité ou son facteur dans la clé.

Les totaux présentent un écart de quelques cents : Il peut s'agir d'un arrondi normal. Comparez les contributions annuelles et les montants mensuels par unité avant de modifier le budget.

Une ligne de dépenses ne peut pas être supprimée : Le compte peut avoir été utilisé lors de l'exercice précédent; UpperBee limite sa suppression dans un budget non adopté.

Des frais ont été facturés à partir de montants erronés : Annulez l'adoption avec précaution, corrigez le budget, vérifiez les Charges communes et adoptez-le à nouveau rapidement.

Liste de vérification avant l'adoption

• La période du budget et l'exercice financier sont exacts.
• Chaque ligne de dépenses et de revenus utilise le bon compte GL et le bon fonds.
• Les contributions des résidents sont clairement distinguées des autres revenus.
• Les clés de répartition sont exactes pour toutes les lignes de contributions.
• Les dépenses et les contributions correspondent au budget approuvé.
• Les charges communes ont été vérifiées par unité et par fonds.
• Tout surplus ou déficit prévu a été approuvé et documenté.