Une fois vos paiements saisis dans le système, vous devrez créer des dépôts qu'ils affectent le compte bancaire dans lequel ils ont été réalisés.


AVANT DE COMMENCER

Assurez-vous d'avoir saisi tous les paiements reçus.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat

2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet DÉPÔTS, dans le sous-onglet DÉPÔTS.

RECAP :

Financier ­> Dépôts ­> Dépôts


CRÉATION DU DÉPÔT

1) Sous ACTIONS, choisissez l'option CRÉER UN DÉPÔT.


2) Complétez les champs :

ADate du dépôt. Seuls les paiements correspondant à cette date ou avant vous seront présentés pour constituer le dépôt.
BType de dépôt. Seuls les fonds transmis par cette méthode pourront être encaissés.
CCompte bancaire dans lequel le dépôt est encaissé.
DSi vous avez un paiement en main qui n'est pas comptabilisé dans le système et qui doit être ajouté à ce dépôt, vous pourrez l'ajouter en appuyant sur AJOUTER UN PAIEMENT.
ESélectionnez les paiements qui seront déposés.


3) S'il s'agit du seul dépôt à créer, appuyez directement sur ENREGISTRER. Si vous devez préparer une  série de dépôts (ex. : dépôt de chèque et dépôt de PPA ou argent comptant), appuyez sur la flèche, puis sur ENREGISTRER ET AJOUTER UN NOUVEAU pour aller vers une nouvelle page de création des dépôts.


4) Une fois le dépôt créé, exporter le bordereau de dépôt, si requis, en appuyant sur l'icône d'export situé dans la colonne Options.

5) Pour obtenir un ou plusieurs bordereaux de dépôt en format PDF, sélectionnez les dépôts, puis appuyez sur EXPORTER LES BORDEREAUX DE DÉPÔT.


Attention! Les institutions financières suivantes n'acceptent pas les bordereaux produits par le système :
  • Banque Nationale
  • RBC

Il est toutefois recommandé de s'informer auprès de votre institution financière.


6) À la date d'échéance du dépôt, le montant du dépôt sera ajouté au compte bancaire et le statut des paiements passera à 'encaisser' dans le compte des copropriétaires.


Dépôt de PPA (Otonom Solution)

Si votre syndicat effectue ses prélèvements bancaires avec Otonom Solution, une fois le dépôt créé, le système envoie les informations nécessaires au prélèvement et aucune autre action additionnelle n'est requise.


Dépôt de PPA (Banques canadiennes)

1) Retournez dans le dépôt.


2) Appuyez sur TÉLÉCHARGEZ LE FICHIER DE TRANSACTIONS pour télécharger un fichier au format ACP005, le type de fichier exigé par les banques canadiennes afin de traiter les prélèvements dans leur système.


3) Soumettez le fichier téléchargé à votre institution financière selon la méthode prescrite.


Exemple de soumission du fichier (Desjardins)

1) Dans votre compte Accès D Affaires, rendez-vous sous TRANSMISSION DE DONNÉES.

2) Sous l'onglet ENVOYER DES FICHIERS DRD, téléversez le fichier.


GÉRER LES RETOURS DE CHÈQUES

Une fois le dépôt encaissé, la banque peut vous signifier que l'un des chèques ou PPA n'a pu être encaissé (exemple : erreur sur le chèque, fonds insuffisants (NSF), arrêt de paiement, etc.). Dans ce cas, vous devrez l'indiquer à la transaction, appliquer les pénalités prévues, si applicable, et le signaler au copropriétaire concerné.


1) Rendez-vous dans le dépôt concerné.


2) Trouvez le chèque ou prélèvement concerné. Dans la colonne "Options", appuyez sur son icônepour les paiements retournés (sans frais par la banque), ou sur l'icônepour les paiements retournés avec des frais de banque.

3) Pour un paiement retourné, indiquez la date du retour, puis appuyez sur OUI. Vous pouvez également ajouter une note pour indiquer pourquoi le chèque a été retourné.


4) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs requis :

ADate de la transaction.
BCompte de revenus où attribuer la pénalité.
CSi votre syndicat applique une pénalité pour les chèques et prélèvements sans provision, inscrivez ce montant. Sinon, vous pouvez indiquer 0$.
DAjoutez une note si nécessaire.
ECochez cette case pour informer le copropriétaire de la situation.
FUne lettre prédéfinie est proposée pour aviser le copropriétaire de la situation. Vous avez toutefois la possibilité de la modifier si nécessaire.


5) Appuyez sur OUI.


6) Une fois un paiement retourné, peu importe la raison, une indication se trouvera dans la page sommaire des dépôts vous montrant le montant final du dépôt après les retours / le montant initial du dépôt.