La configuration du portail est primordiale puisqu’elle vous permet d’activer ou non certains outils, de documenter des informations utiles à la gestion du syndicat et de personnaliser le portail en fonction de vos besoins.


Sachez qu’à tout moment, il vous est possible de modifier les paramètres du portail.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans votre portail

2) Dans le menu CONFIGURATION, choisissez l'onglet PARAMÈTRES.


RECAP :

Portail du syndicat ► Configuration ► Paramètres

 

Les paramètres sont regroupés par catégorie. Vous trouverez ci-après une brève description des utilités de chacun des paramètres.


IMPORTANT

 

Lorsque vous modifiez un paramètre, il est primordial de sauvegarder les changements en appuyant sur le bouton ENREGISTRER qui se trouve dans le bas de chaque page avant de changer de la quitter. Autrement, les modifications que vous avez effectuées ne seront pas considérées par l’application et vous devrez recommencer.


SYNDICAT

Profil


  • Nom du syndicat : C’est à cet endroit que vous pouvez modifier le nom du syndicat dans le portail. Rappelez-vous que ce nom est exploité par le logiciel et qu’il est important qu’il soit le plus exact possible. Vous pouvez parfaitement utiliser l'abréviation « SDC » pour remplacer Syndicat de copropriété.
  • Numéro d’entreprise du Québec : Il s’agit du NEQ. Si vous ne l’avez pas documenté à la création, vous pouvez le faire à cet endroit dans l’application.
  • Code d’accès ClicSÉQUR Express : Ce champ est utile pour documenter le clicSéqur Express, qui est fourni par le REQ et qui permet les modifications des informations du syndicat au CIDREQ.
  • Code d'accès clicSÉQUR : Vous devez documenter votre code clicSÉQUR à cet endroit, si vous en détenez un. Si votre syndicat emploie du personnel ou que vous faites des déclarations de TPS/TVQ (indivis), vous devriez normalement avoir ce code qui est fourni par le gouvernement sur demande. Il est très probable que vous ne l'ayez pas en main puisqu'il n'est pas utile pour une majorité de copropriétés.
  • Numéro d'entreprise du Canada : Ce numéro, souvent appelé NE, est remis sur demande par Revenu Canada et est nécessaire pour la production de vos impôts.
  • ID provincial : Comparable au NE, ce numéro d'identification vous est remis sur demande par Revenu Québec et est nécessaire pour la production de vos impôts.
  • Adresses : À cet endroit, vous devez documenter TOUTES les adresses du syndicat. Vous pourrez en choisir une par défaut. L’adresse par défaut est utile, entre autres, lorsque vous documentez l’adresse postale des copropriétaires puisqu’elle se copiera dans le champ adresse du dossier et que vous n'aurez qu'à ajouter le numéro de l'appartement, le cas échéant.
  • Photo : Il vous est possible d’ajouter une photo du syndicat ou le logo de votre copropriété. Cette image est reprise par le logiciel lorsque le copropriétaire se connecte à l’application.


Personnaliser le portail

Langue par défaut pour les réunions : Langue dans laquelle seront produites les réunions par défaut.

Activer le registre des prêteurs hypothécaires : Si exigé par votre déclaration, activer la fonction permet aux copropriétaires de soumettre l'information à propos de leur prêteur hypothécaire.

Activer le registre des assurances : Si exigé par votre déclaration, activer la fonction permet aux copropriétaires de soumettre leur police d'assurance.

Activer le registre des poursuites : Permet au C.A. de soumettre les informations relatives aux poursuites du syndicat afin d'en constituer un registre.

Activer le registre des chauffe-eau : Activer la fonction permet aux copropriétaires de soumettre les informations sur leur chauffe-eau.

Âge maximal du chauffe-eau (années) : Âge du chauffe-eau après lequel la police d'assurance du syndicat cesse de couvrir les dommages causés par celui-ci. Cela vous aidera à mieux gérer votre registre des chauffe-eau mettant en évidence les condos dans lesquels le chauffe-eau doit être remplacé.

Activer les procurations permanentes : Ainsi, le modèle de procuration permanente permettant aux copropriétaires qui la signent d'être représentés par l'un ou l'autre des membres du conseil d'administration lorsqu'il s'absente à une assemblée des copropriétaires. Les copropriétaires intéressés pourront également la signer en ligne lorsqu'ils seront convoqués à une assemblée électroniquement à partir du portail.

Activer le forum de discussion : Par défaut activé, le forum permet aux copropriétaires d’échanger sur divers sujets ou d'offrir leurs services. Les administrateurs ont accès au forum, mais ne sont pas notifiés lorsque des discussions sont tenues entre les utilisateurs.

Utiliser un formulaire de déclaration d'occupation personnalisé : Par défaut, le portail suggère un formulaire de déclaration d'occupation (déclaration de locataire permettant de recueillir les informations utiles sur la location d'un condo), si votre copropriété utilise un formulaire différent, il vous est possible de le téléverser ici, faisant de ce modèle de formulaire celui qui sera disponible aux copropriétaires.

Champs personnalisés pour les fractions : En cliquant sur le bouton bleu nommé ‘Ajouter un champ personnalisé’, vous pouvez ajouter un champ dans les fractions et les dossiers des copropriétaires pour documenter certaines informations (ex : la présence d’un broyeur dans l’unité ou les informations sur les animaux domestiques).


FINANCIER

 

Débits préautorisés

C’est à cet endroit de l’application que vous pouvez activer ou désactiver le service de prélèvements bancaires. Si vous choisissez de l’activer, vous devrez choisir la plate-forme que vous utilisez entre Otonom et les Banques Canadiennes (TAF). Quant au mode "Test", il vous permet de programmer les informations des comptes bancaires dans lesquels vous ferez les prélèvements bancaires. Ceci étant dit, il vous sera impossible de faire des PPA à partir du système.


Otonom Solution


Si vous utilisez Otonom Solution pour les prélèvements du syndicat, vous devrez documenter le numéro d’autorisation (numéro de client) que cette entreprise vous aura fournie dans le champ qui apparaîtra lorsque vous sélectionnerez ce mode de PPA.


Banques Canadiennes


Si vous sélectionnez l’option Banques Canadiennes, les informations suivantes devront être documentées. Il est à noter que plusieurs d’entre elles doivent vous être fournies par l’institution financière du syndicat.

  • Numéro de transit de compte du syndicat
    • Numéro d’institution financière du syndicat
    • Numéro de compte du syndicat
    • Identité de l’émetteur
    • Centre de traitement récepteur
    • Nom de l’émetteur
    • Nom de l’émetteur abrégé


Factures, paiements et dépôts

C'est à cet endroit que vous pouvez paramétrer certaines informations de base sur les dépôts, le paiement des factures et les instructions de paiement par les copropriétaires. Il est question de :

  • Nombre de chèques par dépôt : Combien de chèques peuvent être déposés à la fois lors d'un dépôt à la banque. Il s'agit d'une limite imposée par votre institution financière.
  • Procédure de paiement des frais de condo : Un texte vous est proposé pour les instructions de paiement qui apparaissent au bas des états de compte des copropriétaires. C’est possible de le modifier à cet endroit. N’oubliez toutefois pas de le faire pour chacune des langues et d’enregistrer les modifications.


Pénalités

Pour facturer des pénalités aux copropriétaires en défaut de paiement, vous devez documenter dans le système les amendes, pénalités et/ou l’intérêt prévus dans de pareilles circonstances par les règlements de l’immeuble.


Type de pénalité : Cette option vous permet de choisir quel type de pénalité de retard vous avez dans votre syndicat. Il est, entre autres, possible d’appliquer un montant fixe, de l’intérêt (à taux variable et/ou fixe) ou les deux. Dépendamment de l’option choisie, vous devrez mentionner les valeurs à facturer.

Compte sur lequel on calcule les pénalités : Chaque fraction possède 2 comptes comptables, soit un pour les charges communes (frais de condo et cotisation spéciale) et l’autre pour les autres frais (charges spéciales telles que pénalités pour non-respect des règlements, factures de services refacturées au compte d’un copropriétaire, etc.). Vous pouvez, à cet endroit, décider de mettre des pénalités pour retard de paiement sur l’un des deux comptes ou sur les deux. Normalement, les pénalités sont comptabilisées dans les 'autres frais'.

Solde minimum à partir duquel on applique les pénalités : Il s’agit du solde minimum requis pour que les pénalités soient facturées au compte du copropriétaire. En dessous du solde que vous indiquez, le compte ne vous sera pas proposé pour y appliquer des pénalités.

Compte dans lequel les pénalités vont être comptabilisées : À cet endroit, vous devrez sélectionner le compte de revenu dans lequel s’accumuleront les revenus découlant de la facturation des pénalités aux copropriétaires en défaut de paiement.


Frais ponctuels

Cette fonctionnalité vous permet de documenter les frais ponctuels prédéterminés qui peuvent être facturés dans l'outil des charges spéciales et souvent utilisé que vous pourriez être appelés à facturer aux copropriétaires (ex : location de salle, vente de filtre pour système de ventilation privatif, emménagement et déménagement, vente de clé, puce ou manette de garage).


Par défaut les frais pour chèques NSF ou pour PPA sans fonds sont documentés puisqu’ils sont utilisés ailleurs dans le système. Assurez-vous que ces valeurs sont conformes à vos règlements ou aux frais de service de votre institution financière.


Également, rappelez-vous qu’il vous est possible de documenter un nouveau frais ponctuel à tout moment à cet endroit.


Pour ajouter un frais ponctuel prédéfini, vous devez appuyer sur le bouton AJOUTER UN FRAIS PONCTUEL. Vous devrez ensuite indiquer le nom du frais en FR et en EN (attention ! Ces noms apparaîtront dans le compte des clients, bien que vous pourrez les modifier juste avant la facturation). Vous devrez aussi choisir le compte dans lequel les revenus liés à la charge s’accumuleront. Pour ce qui est de la valeur, il s’agit du montant de la charge.


COMMUNICATION

Paramètres des copropriétaires

Fonction disponible uniquement pour les clients en gestion professionnelle. Confirme la réception des paiements lors de leur saisie.


Publipostage

Le publipostage vous permet de rédiger des lettres à un ou plusieurs copropriétaires.


Afin de paramétrer les images qui seront utilisées pour l’en-tête et le pied de page, vous devez les ajouter à cet endroit. Autrement, ils seront vides.


La dimension recommandée des images importées est mentionnée à cet endroit. Nous vous suggérons de consulter un graphiste pour vous assurer de la qualité de ces images avant de les importer. Si vous constatez que les images ne sont pas claires, c’est que la résolution n’est pas optimale.


REQUÊTES

Paramètres d'affichage

Vous êtes maintenant dans la section vous permettant de personnaliser le type de requêtes de service que vous mettrez à la disposition des copropriétaires. Voici les options possibles :


Activer les requêtes de modification à l’intercom de l’immeuble : Activé, ce paramètre permet de créer des requêtes plus spécifiques sur les modifications et ajouts à l’intercom.

Activer les requêtes pour les demandes de nouvelles puces magnétiques… : Si l’immeuble est muni de tels systèmes, les copropriétaires pourront l’utiliser pour vous faire part de leurs besoins.

Activer les requêtes pour le signalement d’infractions : Il s’agit d’une requête contenant des champs précis permettant aux copropriétaires de dénoncer une infraction commise par un autre copropriétaire ou un résident afin que vous puissiez en faire le suivi.

Activer les requêtes pour les employés du syndicat : Si le syndicat a embauché des employés et que ces employés utilisent l’application, vous pourrez leur envoyer des requêtes de ce type.

Activer les requêtes de déficience de construction commune : Dans le processus de réception des parties communes, ce type de requête peut être fort utile pour lister les déficiences de construction qui doivent être dénoncées au promoteur.

Activer l'affichage des requêtes dans des onglets : En activant cette fonction, les requêtes de service seront classifiées en fonction de leur priorité de traitement prédéfinie par l'application.

Activer les requêtes pour les demandes de rénovation de condo : Conformément à l’article 1100 du CcQ, les copropriétaires ont l’obligation d’obtenir l’approbation du conseil d’administration avant d’apporter des modifications à leur partie privative. Cette requête guide les copropriétaires sur les informations qu’ils doivent minimalement fournir pour obtenir une telle approbation.

Activer les requêtes pour les déficiences de construction privatives : Cette option ne permet pas aux copropriétaires de créer une requête. Cela dit, s’il clique sur l’option, le texte que vous aurez indiqué plus bas leur sera affiché. Ainsi, dans le texte en question, vous pouvez indiquer les coordonnées du service après-vente du promoteur pour permettre aux copropriétaires de les contacter directement.

Catégories de déficience de construction : Certaines catégories sont programmées par défaut, mais il vous est possible d’en ajouter. À noter que cela est utile seulement si vous activez les requêtes de dénonciation de déficiences de construction communes.

Convention de service

Cet endroit vous permet de documenter le délai de traitement des divers types de requêtes possibles.


Sondage sur la qualité de service 

Pour les clients en gestion professionnelle seulement. Permet de sonder les copropriétaires sur la qualité du service reçu par la compagnie de gestion lors du traitement de leur requête.


Autres paramètres

L’intercom supporte les numéros de téléphone externes : Si votre intercom est muni d’un « dialler », vous pouvez activer la fonction. Cela permet au système d’ajouter les champs nécessaires pour collecter les numéros de téléphone utiles à la programmation des intercoms à même les requêtes de service, si vous avez activé cette fonction.


Instructions : Il s’agit d’une liste des types de requêtes où vous trouvez des boîtes de texte dans lesquelles vous pouvez écrire des instructions particulières que les copropriétaires voient lorsqu’ils créent des requêtes. Ce texte devrait servir à les guider dans les informations à fournir dans la requête qu'il crée et dans le traitement auquel ils devraient s'attendre.


ACCÈS

Paramètres des copropriétaires


Cet endroit permet de gérer les droits d'accès et les informations visibles par les copropriétaires sur la plateforme.


Afficher les réunions du conseil d'administration : Si activé, un copropriétaire pourra consulter les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, lesquels font normalement partie des registres légaux du syndicat.

Afficher les états financiers détaillés : Si activé, un copropriétaire aura accès aux détails des frais perçus d'avance et des comptes à recevoir des états financiers dans les états financiers. ATTENTION, lorsqu'activé, les copropriétaires peuvent voir si leurs voisins sont en défaut de paiement.

Bloquer l'accès aux soldes des comptes : Si activé, les copropriétaires n'auront pas accès à leur état de compte. Il est utile de l'activer lorsque vous en êtes à intégrer votre comptabilité, mais de le désactiver ensuite pour permettre un meilleur accès à l'information aux copropriétaires.

Bloquer l'accès aux budgets des états financiers: Si activé, un copropriétaire ne pourra consulter les états financiers et les budgets des années précédentes sur le portail. Nous recommandons de l'activer si les états financiers ne sont pas encore entrés dans le portail ou s'ils sont incomplets.


Accès occupant

Pour donner accès au portail aux locataires et autres occupants du syndicat, activez cette fonction. Si vous décidez de la désactiver en cours de route, les occupants et locataires qui se sont déjà enregistrés au portail garderont leur accès.


Autrement, seuls les copropriétaires ont accès au portail si vous leur envoyez leur procédure d'inscription.


Gestion des rôles

Cet endroit vous permet de créer des rôles pour tout type d'employé du syndicat et gérer leurs accès sur le portail. Par défaut, trois types d'employés sont configurés (gardien de sécurité, concierge et auditeur), mais il est possible d'ajouter d'autres rôles ainsi que leur donner des accès spécifiques en utilisant l'onglet AJOUTER UN RÔLE.



Dans la nouvelle page, entrez le nom du poste, un descriptif de ce dernier, puis sélectionnez les modules du portail auxquels l'employé aura accès.


Rôles personnalisés des utilisateurs

Cet endroit vous permet d'assigner un rôle prédéfini à un copropriétaire. Si, par exemple, un copropriétaire agit à titre de concierge pour le syndicat ou si un projet spécial piloté par des copropriétaires nécessite qu'ils aient certains accès, il sera possible de leur attribuer des rôles avec l'option ASSOCIER DES RÔLES À UN UTILISATEUR. Sélectionnez l'utilisateur, suivi du ou des rôles d'accès.


Gestion des employés

Cet endroit vous permet de modifier le registre des employés d'un syndicat. Pour créer un employé et lui donner accès au portail, appuyez sur AJOUTER UN EMPLOYÉ et remplissez les champs indiqués.


Une fois un employé créé, vous pouvez toujours modifier les informations ainsi que les accès en cliquant sur le crayon sous la colonne OPTIONS.