La fonction des mémos permet de communiquer avec tous les copropriétaires et/ou occupants. Des notifications sont envoyées par courriel et les mémos sont visibles sur son tableau de bord, selon les options d’envoi choisies.


AVANT DE COMMENCER

Assurez-vous que les copropriétaires aient une adresse courriel valide inscrite à leur fiche.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

  1. Rendez-vous sur le portail du syndicat
  2. Dans le menu COLLABORATION, appuyez sur l’onglet MÉMOS.


RECAP:

Portail du syndicat ► Collaboration ► Mémos



ENVOYER UN MÉMO

1) Appuyez sur AJOUTER UN MÉMO.


2) Remplissez les champs :


AInformations générales du mémoTitre, date d'expiration et pièce jointe (optionnel)
BDiffusion du mémo

JE VEUX AFFICHER CE MÉMO SUR LA PAGE D’ACCUEIL : Recommandé

PERMETTRE AUX DESTINATAIRES DE RÉPONDRE PAR COURRIEL : Les copropriétaires pourront répondre au mémo par courriel et leurs réponses seront regroupées dans une requête de service (Problème sur l'immeuble, Général (Administratif) ou Général (Financier))

CRappelsProgrammez des dates de rappels pour rediffusion à des dates stratégiques. 
DContenu du mémoRédigez le mémo à faire parvenir aux copropriétaires et résidents.


3) Appuyez sur ENREGISTRER et choisissez l’une des options :


Enregistrer et diffuser le mémo...Le mémo sera enregistré et vous pourrez choisir les options de diffusion applicables :
  • Diffuser aux copropriétaires par courriel : les copropriétaires recevront une copie du mémo par courriel.
  • Diffuser aux occupants (locataires) par courriel : les locataires et autres résidents recevront le mémo par courriel.
Enregistrer et m'envoyer un aperçu par courrielLe mémo sera enregistré et vous en recevrez une copie de ce qui sera envoyé aux copropriétaires par courriel. 
EnregistrerEnregistre le mémo, n'envoie aucune notification par courriel, mais celui-ci s'affiche sur la page d'accueil si vous avez choisi cette option.


Exemple de mémo reçu par courriel :



4) Le mémo nouvellement diffusé (ou sauvegardé) s'ajoutera à la liste de mémos. Si vous devez lui apporter des modifications, appuyez sur le titre du mémo, ou l'icônesous OPTIONS.



5) Modifiez les options à revoir. S’il s’agit du contenu du mémo, appuyer sur MODIFIER.



Les informations suivantes sont aussi regroupées sur cette page :

  • QUI A VU LE MÉMO : la liste des destinataires ayant consulté le mémo.
  • HISTORIQUE : les actions prises autour du mémo (création, modification, diffusion, rediffusion, etc.)