Configuration des paramètres du portail


La configuration du portail est primordiale puisque celle-ci vous permet d’activer ou non certains outils, de documenter des informations utiles à la gestion du syndicat et de personnaliser le portail en fonction des besoins du syndicat en question. Sachez qu’à tout moment, il vous est possible de modifier les paramètres du portail.


Afin de configurer les paramètres d'un syndicat, vous devez tout d'abord vous rendre sur leur portail en utilisant la fonction 'SYNDICATS' et en recherchant le syndicat à configurer.



Les paramètres se trouvent dans la vignette ‘CONFIGURATION’ puis ‘PARAMÈTRES’, du portail du syndicat que vous souhaitez paramétrer. Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité à travers les vignettes ou dans la page 'SOMMAIRE'.


RECAP :

Portail du syndicat ► Configuration ► Paramètres



Les paramètres sont regroupés par catégorie. Vous trouverez ci-après les paramètres que vous trouverez dans cette section avec une brève description de leurs utilités.



IMPORTANT

 

Lorsque vous modifiez un paramètre, il est primordial de sauvegarder les changements en cliquant sur le bouton ‘ENREGISTRER’ qui se trouve dans le bas de la page avant de changer de page. Autrement, les modifications que vous avez effectuées ne seront pas considérées par l’application et vous devrez recommencer.


SYNDICAT


PROFIL



Informations du syndicat (champs éditables)


  • Nom du syndicat : C’est à cet endroit que vous pouvez modifier le nom du syndicat dans le portail. Rappelez-vous que ce nom est exploité par le logiciel et qu’il est important qu’il soit le plus exact possible.
  • Numéro d’entreprise du Québec : Il s’agit du NEQ. Si vous ne l’avez pas documenté à la création, vous pouvez le faire à cet endroit dans l’application.
  • Code d’accès ClicSÉQUR Express : Ce champ est utile pour documenter le clicSéqur Express, qui est fourni par le REQ et qui permet les modifications des informations du syndicat au CIDREQ.
  • Code d'accès clicSÉQUR : Vous devez documenter votre code clicSÉQUR à cet endroit, si vous en détenez un. Si votre syndicat emploie du personnel, vous devriez normalement avoir ce code qui est fourni par le gouvernement sur demande.
  • Numéro d'entreprise du Canada : Ce numéro, souvent appelé NE, est remis sur demande par Revenu Canada et est nécessaire pour la production de vos impôts.
  • ID provicial : Comparable au NE, ce numéro d'identification vous est remis sur demande par Revenu Québec et est nécessaire pour la production de vos impôts.
  • Adresses : À cet endroit, vous devez documenter TOUTES les adresses du syndicat. Vous pourrez en choisir une par défaut. L’adresse par défaut est utile, entre autres, lorsque vous documentez l’adresse postale des copropriétaires puisqu’elle se copiera dans le champ adresse. Autrement, les adresses documentées sont primordiales pour l’outil de gestion des occupants, puisque ce dernier utilise les adresses qui sont documentées à cet endroit pour repérer les possibles copropriétaires-locateurs qui n’ont pas dénoncé la location de leur partie privative.
  • Photo : Il vous est possible d’ajouter une photo du syndicat ou son logo. Cette image est reprise par le logiciel lorsque le copropriétaire se connecte à l’application.


PERSONNALISER LE PORTAIL



  • Activer le forum de discussion : Par défaut, le forum, permettant aux copropriétaires d’échanger sur divers sujets ou offrir leurs services
  • Champs personnalisés pour les fractions : En cliquant sur le bouton bleu nommé ‘Ajouter un champ personnalisé’, vous pouvez ajouter un champ dans les fractions pour documenter certaines informations (ex : la présence d’un broyeur dans l’unité).


FINANCIER


 

DÉBITS PRÉAUTORISÉS



C’est à cet endroit de l’application que vous pouvez activer ou désactiver le service de prélèvements bancaires. Si vous choisissez de l’activer, vous devrez choisir la plateforme que vous utilisez entre Otonom et les Banques Canadiennes (TAF).


Le mode ‘TEST’ vous permet de préparer vos prélèvements bancaires, sans impacter la comptabilité. Dans ce mode, il vous est impossible de faire des PPA.


Si vous utilisez Otonom Solution pour les prélèvements du syndicat, vous devrez documenter le numéro d’autorisation que cette entreprise vous aura fournie dans le champ qui apparaîtra lorsque vous sélectionnerez ce mode de PPA.


Si vous sélectionnez l’option Banques Canadiennes, les informations suivantes devront être documentées. Il est à noter que plusieurs d’entre elles doivent vous être fournies par l’institution financière du syndicat.

  • Numéro de transit de compte du syndicat
  • Numéro d’institution financière du syndicat
  • Numéro de compte du syndicat
  • Identité de l’émetteur
  • Centre de traitement récepteur
  • Nom de l’émetteur
  • Nom de l’émetteur abrégé


RECOUVREMENT




Dans le cadre du démarrage, nous vous suggérons très fortement de laisser le recouvrement désactivé jusqu’à ce que l’intégration de la comptabilité soit complétée et que vous ayez communiqué aux copropriétaires le solde de leur compte et les modes de paiement possibles.


À noter que le recouvrement automatisé, une fois activé, applique automatiquement les frais de pénalité que vous paramétrez dans les prochaines étapes et enverra automatiquement des avis de recouvrement (état de compte) aux copropriétaires qui accusent d’un solde en souffrance. Cette étape est faite dans les petites heures du matin, le premier mardi de chaque mois.


Par défaut, le recouvrement est désactivé.


Lorsque vous décidez d’activer le recouvrement automatique, veuillez vous assurer que les pénalités applicables aux copropriétaires sur leur créance sont paramétrées.


En activant le recouvrement, vous devrez fournir les informations suivantes :

  • Date de début du recouvrement : À noter qu’il est inutile de mettre une date antérieure puisque le recouvrement ne sera pas fait pour le passé. Aussi, rappelez-vous les avis de recouvrement seront envoyés seulement le 1er mardi du mois à partir de cette date, et non pas le même jour (si la date de début est différente de celle du premier mardi du mois choisi.
  • Activer le recouvrement des frais de condo pour le promoteur : Il vous est possible ou non de requérir à l’outil de recouvrement automatisé pour le promoteur. Sachez que, par défaut, cette option est désactivée.
  • Multiple des frais de condo mensuel avant le recouvrement automatique : Vous pouvez, à cet endroit, mentionner au système à partir de combien de mois frais de condo le recouvrement doit être exécuté. Par défaut, le système est paramétré avec un multiple de 2. Cela veut dire qu’un copropriétaire qui a un seul mois de frais de condo impayé ne recevra pas d’avis de recouvrement. Cela dit, un copropriétaire qui a au moins 2 mois de frais de condo impayés recevra un avis.
  • Nombre de mois après lequel le recouvrement des petits soldes (˃que 5 $) démarrera : Ceci vous permet de dire au système d’envoyer des avis de recouvrement à un copropriétaire qui aurait un solde à recevoir plus élevé que 5 $, mais plus petit que le multiple de frais de condo sélectionné précédemment, après un certain nombre de mois. Donc si le copropriétaire d’un condo à un solde de 100 $ qui est impayé depuis X mois, il recevra des avis de recouvrement jusqu’au règlement de sa créance.
  • Étape du recouvrement (frais de condo) : Le système ne vous permet pas de retirer des étapes du recouvrement. Cela dit, si vous souhaitez que les mesures de recouvrement s’enchaînent plus rapidement jusqu’à l’hypothèque légale, il vous est possible de réduire les délais entre chaque étape. De l’hypothèque légale jusqu’à la vente sous contrôle de justice, ce sont les délais légaux qui y apparaissent.
  • Sachez toutefois qu’il est possible de changer d’étape du recouvrement, sans toutefois les exécuter, pour les dossiers qui le nécessitent. Ceci doit être fait manuellement dans le module de recouvrement. Veuillez vous référer aux articles d’aide sur le sujet du module de recouvrement pour tous les détails.

  • Étape du recouvrement (autres frais) : Le recouvrement des autres frais, ne menant pas à une hypothèque légale, permet d’envoyer des avis aux copropriétaires qui auraient des pénalités, des factures de service ou tout autres frais qui ne s’apparentent pas aux charges communes. Il vous est possible de réduire ou d’augmenter le délai entre chaque avis.

 


FACTURES, PAIEMENTS ET DÉPÔTS



Ces à cet endroit que vous pouvez paramétrer certaines informations de base sur les dépôts, le paiement des factures et les instructions de paiement par les copropriétaires. Il est question de :

  • Bordereaux de dépôt : Il vous faut ici indiquer le nombre de chèques maximum permis par bordereau de dépôt. Cette information provient de l’institution financière du syndicat. Elle est utilisée par l’application pour générer le bon nombre de bordereaux de dépôt lorsque vous préparez un dépôt par chèque à partir du logiciel.
  • Émission de chèques : Vous devez indiquer au système si vous imprimerez les chèques à partir de l’intranet ou non.
  • Aucune émission de paiement : Vous ferez les chèques à la main
  • Chèque sur papier préimprimé : Vous avez des chèques identifiés des coordonnées bancaires du syndicat et vous imprimerez les informations de paiement sur ces chèques
  • Chèque sur papier vierge : vous avez du papier à chèque sans information et vous imprimerez les coordonnées bancaires du syndicat et les instructions de paiement sur ce papier à chèque.
  • Procédure de paiement des frais de condo : Un texte vous est soumis dans ces cases, en Anglais et en Français. Il s’agit des instructions de paiement qui apparaît au bas des états de compte des copropriétaires. C’est possible de le modifier à cet endroit. N’oubliez toutefois pas de le faire pour chacune des langues et d’enregistrer les modifications.


PÉNALITÉS



Pour permettre aux fonctions de recouvrement automatisé de facturer des pénalités aux copropriétaires en défaut de paiement, vous devez documenter dans le système les amendes, pénalités et/ou l’intérêt prévus dans de pareilles circonstances par les règlements de l’immeuble.


  • Type de pénalité : Cette option vous permet de choisir quel type de pénalité de retard vous avez dans votre syndicat. Il est, entre autres, possible d’appliquer un montant fixe, de l’intérêt (à taux variable et/ou fixe) ou les deux. Dépendamment de l’option choisie, vous devrez mentionner les valeurs à facturer.
  • Compte sur lequel on calcule les pénalités : Chaque fraction possède 2 comptes comptables, soit un pour les charges communes (frais de condo et cotisation spéciale) et l’autre pour les autres frais (charges spéciales telles que pénalités pour non-respect des règlements, factures de services refacturées au compte d’un copropriétaire, etc.). Vous pouvez, à cet endroit, décider de mettre des pénalités pour retard de paiement sur l’un des deux comptes ou sur les deux.
  • Solde minimum à partir duquel on applique les pénalités : Il s’agit du solde minimum requis pour que les pénalités soient facturées au compte du copropriétaire. En dessous du solde que vous indiquez, les pénalités ne seront pas facturées.
  • Compte dans lequel les pénalités vont être comptabilisées : À cet endroit, vous devrez sélectionner le compte de revenu dans lequel s’accumuleront les revenus découlant de la facturation des pénalités aux copropriétaires en défaut de paiement.


CHARGES SPÉCIALES PRÉDÉFINIES



Cette fonctionnalité vous permet de documenter les charges spéciales connues et souvent utilisées que vous pourriez être appelés à facturer aux copropriétaires (ex. : location de salle, vente de filtre pour système de ventilation privatif, emménagement et déménagement).


Par défaut les frais pour chèques NSF ou pour PPA sans fonds sont documentés puisqu’ils sont utilisés ailleurs dans le système. Assurez-vous que ces valeurs sont exactes.


Également, rappelez-vous qu’il vous est possible de documenter une nouvelle charge spéciale en vous rendant sur cette même page de l’application.


Pour ajouter une charge spéciale prédéfinie, vous devez cliquer sur le bouton vert ‘Ajouter une charge spéciale’. Vous devrez ensuite indiquer le nom de la charge en FR et en EN (attention ! Ces noms apparaîtront dans le compte des clients, bien que vous pourrez les modifier juste avant la facturation). Vous devrez aussi choisir le compte dans lequel les revenus liés à la charge s’accumuleront. Pour ce qui est de la valeur, il s’agit du montant de la charge.



COMMUNICATION


PARAMÈTRES DES COPROPRIÉTAIRES



Vous pouvez décider d’activer ou non cette fonction qui envoie au copropriétaire une notification lorsque vous saisissez leurs chèques.


Le message leur indique les chèques (et leur numéro) qui ont été ajoutés à leur état de compte.


Dans le cadre du démarrage, il n’est pas recommandé d’activer cette fonctionnalité, mais dès la première cotisation, cette fonctionnalité peut être activée pour diminuer le nombre d’appels de copropriétaires qui souhaitent seulement savoir si leurs chèques ont été reçus.


PUBLIPOSTAGE



Le publipostage vous permet de rédiger des lettres à un ou plusieurs copropriétaires.


Afin de paramétrer les images qui seront ajoutées dans l’en-tête et le pied de page des lettres, vous devez les ajouter à cet endroit.


La dimension recommandée des images importée est mentionnée à cet endroit (860 x 222 pixels pour l'en-tête et 1085 x 116 pixels pour le pied de page). Nous vous suggérons de consulter un graphiste pour vous assurer de la qualité de ces images avant de les importer. Si vous constatez que les images ne sont pas claires, c’est que la résolution n’est pas optimale.


REQUÊTES



PARAMÈTRES D’AFFICHAGE



Vous êtes maintenant dans la section vous permettant de personnaliser le type de requêtes de service que vous mettrez à la disposition de vos clients. Il s’agit en quelque sorte des prestations que vous rendrez aux clients. Voici les options possibles :

  • Activer les requêtes de modification à l’intercom de l’immeuble : activé, ce paramètre permet de créer des requêtes très spécifiques sur les modifications et ajouts à l’intercom. Autrement, désactiver, ce type de requête n’est pas accessible.
  • Activer les requêtes pour les demandes de nouvelles puces magnétiques… : si l’immeuble est muni de tels items, les copropriétaires pourront l’utiliser pour vous faire part de leurs besoins.
  • Activer les requêtes pour le signalement d’infractions : Il s’agit d’une requête contenant des champs précis permettant aux copropriétaires de dénoncer une infraction commise par un autre copropriétaire
  • activer les requêtes pour les employés du syndicat : Si le syndicat a embauché des employés et que ces employés utilisent l’application, vous pourrez leur envoyer des requêtes de ce type. Sachez que les membres du conseil d’administration voient ces requêtes.
  • Activer les requêtes de déficience de construction commune : dans le processus de réception des parties communes, ce type de requête peut être fort utile pour lister les déficiences de construction qui doivent être dénoncées au promoteur.
  • Activer les requêtes pour les demandes de rénovation de condo : conformément à l’article 1100 du CcQ, les copropriétaires ont l’obligation d’obtenir l’approbation du conseil d’administration avant d’apporter des modifications à leur partie privative. Cette requête guide les copropriétaires sur les informations qu’ils doivent minimalement fournir pour obtenir une telle approbation.
  • Activer les requêtes pour les déficiences de construction privatives : cette option ne permet pas aux copropriétaires de créer une requête. Cela dit, s’il clique sur l’option, le texte que vous aurez indiqué plus bas leur sera affiché. Ainsi, dans le texte en question, vous pouvez indiquer les coordonnées du service après-vente du promoteur pour permettre aux copropriétaires de les contacter directement.
  • Catégories de déficience de construction : Certaines catégories sont programmées par défaut, mais il vous est possible d’en ajouter. À noter que cela est utile seulement si vous activez les requêtes de dénonciation de déficiences de construction communes.


CONVENTION DE SERVICE



Cet endroit vous permet de documenter le délai de traitement des divers types de requêtes possibles. Il s’agit souvent d’une entente avec votre client, ou d’une ligne de conduite dans votre entreprise.


SONDAGE SUR LA QUALITÉ DE SERVICE



Pour sonder l’appréciation du service par les clients, vous pouvez activer ce champ. Une fois activé, le système envoie aux clients (copropriétaires), un sondage de satisfaction. Ce sondage comporte 2 données, soit "le client est-il satisfait du délai de réponse" et "est-il satisfait de la réponse". Il peut également ajouter un commentaire s’il le souhaite.


À noter qu’un module de l’application, dans la section gestionnaire, est offert et permet de suivre les résultats et de sortir des statistiques sur la satisfaction de vos clients quant au traitement des requêtes.


AUTRES PARAMÈTRES



L’intercom supporte les numéros de téléphone externes : si votre intercom est muni d’un clavier, vous pouvez activer la fonction. Cela permet au système d’ajouter les champs nécessaires pour collecter les numéros de téléphone utiles à la programmation des intercoms à même les requêtes de service d’intercom, si vous avez activé cette fonction.

Instructions : Il s’agit d’une liste des types de requêtes où vous trouvez des boîtes de texte dans lesquelles vous pouvez écrire des instructions particulières que les copropriétaires voient lorsqu’ils créent des requêtes.


ACCÈS



PARAMÈTRES DE COPROPRIÉTAIRES



Cet endroit permet de gérer les droits d'accès et les informations visibles par les copropriétaires sur la plateforme.


  • Afficher les réunions du conseil d'administration: si activé, un copropriétaire pourra consulter l'horaire des réunions du conseil d'administration.
  • Afficher les états financiers détaillés: Si activé, un copropriétaire aura accès aux sections des frais perçus d'avance et des comptes à recevoir des états financiers.
  • Bloquer l'accès aux soldes des comptes: si activé, un copropriétaire n'aura pas accès à son état de compte. Nous recommandons de l'activer pour les nouveaux clients afin de donner le temps aux personnes en charge d'entrer les données convenablement sans craindre de communiquer à un copropriétaire des informations incomplètes ou erronées.
  • Bloquer l'accès aux budgets des états financiers: si activé, un copropriétaire ne pourra consulter les états financiers et les budgets des années précédentes sur le portail. Nous recommandons de l'activer si les états financiers ne sont pas encore entrés dans le portail ou s'ils sont incomplets.


GESTION DES RÔLES



Cet endroit vous permet de créer des rôles pour tout type d'employé du syndicat et gérer leurs accès sur le portail. Par défaut, trois types d'employés sont configurés (gardien de sécurité, concierge et auditeur), mais il est possible d'ajouter d'autres rôles ainsi que leur donner des accès spécifiques en utilisant l'onglet 'AJOUTER UN RÔLE'.



RÔLES PERSONNALISÉS DES UTILISATEURS


Cet endroit vous permet d'assigner un rôle prédéfini à un copropriétaire. Si, par exemple, un copropriétaire agit à titre de concierge pour le syndicat, il sera possible de lui donner les accès venant avec le titre en cliquant sur 'ASSOCIER LES RÔLES À UN UTILISATEUR' puis en sélectionnant l'utilisateur, suivi du ou des rôles d'accès.



GESTION DES EMPLOYÉS


Cet endroit vous permet de modifier le registre des employés d'un syndicat. Afin d'ajouter un employé, vous pouvez cliquer sur 'AJOUTER UN EMPLOYÉ' et remplir les champs indiqués.


Une fois un employé créé, vous pouvez toujours modifier les informations ainsi que les accès en cliquant sur le crayon sous la colonne 'Options'.



GESTION



INSTRUCTIONS PARTICULIÈRES



Vous pouvez, à cet endroit, ajouter des notes et particularités sur le syndicat. Ces notes sont visibles uniquement par l’équipe de gestion dans les pages respectives de l’application. Donc, si vous écrivez une note particulière dans la section ‘Mémos’ (ex : les mémos doivent obligatoirement être envoyés bilingues), les employés de votre compagnie verront cette note dans la section des mémos.


ADMINISTRATION


  • Mode de communication : Vous pouvez identifier ici le mode de communication officiel de la copropriété, habituellement dicté par la déclaration de copropriété ou les règlements de l’immeuble.
  • Envoyer un rappel d’inscription : en activant cette fonction, les copropriétaires non inscrits à l’intranet recevront une fois par mois la procédure de connexion par courriel, si une adresse courriel est documentée dans leur dossier.
  • Activer le registre des occupants avec approbation : Cette fonction vous notifie lorsqu’un nouvel occupant est ajouté par un copropriétaire. Vous pouvez alors, avant de l’approuver, vous assurer qu’elle est conforme aux règlements du syndicat et que toutes les informations et tous les documents requis ont été fournis par le copropriétaire.
  • Également, cette fonction compare l’adresse postale apparaissant dans le compte d’un copropriétaire avec celles du syndicat. Si l’adresse du copropriétaire diffère de toutes celles du syndicat, un faux occupant nommé ‘’À COMPLÉTER’’ sera créé automatiquement dans les registres et vous saurez qu’il n’a pas dénoncé l’occupation de son condo.
  • Durée minimale d’occupation (mois) : Pour distinguer rapidement les locations qui ne respectent pas les règlements de l’immeuble en termes de durée, vous devez documenter à cet endroit la durée minimale permise pour les occupations.
  • Activer le registre des assurances : ce module permet de concilier les assurances des copropriétaires et de documenter leurs couvertures. Il y a également des alertes sur les primes arrivées à terme. ATTENTION ! Nous vous suggérons de vous assurer qu’il s’agit d’une obligation de la déclaration que les copropriétaires doivent fournir un tel document au syndicat et que votre client s’attend qu’un tel registre soit maintenu. Cela demande du travail pour qu’il demeure complet et à jour.
  • Activer le registre des poursuites : en activant ce registre, vous pourrez concilier et documenter les poursuites dans lesquelles le syndicat est parti.
  • Activer le registre des créanciers hypothécaires : il s’agit d’un outil vous permettant de documenter les créanciers hypothécaires des copropriétaires.
  • Activer le registre des chauffe-eau : dans ce module, vous pouvez documenter les derniers remplacements des chauffe-eau dans les parties privatives afin de vous assurer que les copropriétaires les changent dans les temps et conformément aux règlements du syndicat et exigences de l’assureur du syndicat. Assurez-vous de documenter cette donnée dans le prochain paramètre.
  • Âge maximal du chauffe-eau (années) : issu des règlements de l’immeuble et provenant souvent de recommandation de l’assureur du syndicat, ce paramètre est complémentaire au registre des chauffe-eau et vous permet de voir rapidement les chauffe-eau qui doivent être remplacés, car ils sont arrivés à leur fin de vie.
  • Accès occupant : Une fois activés, les occupants, tels que les locataires, pourront s’inscrire à l’intranet et utiliser plusieurs fonctionnalités comme les requêtes de service. Avant d’activer un tel paramètre, nous vous suggérons d’envisager la charge de travail supplémentaire que cela pourrait générer à vos équipes.
  • Activer le mode de communication :  ce champ permet aux copropriétaires de choisir leur mode de communication préféré entre les courriels et le courrier régulier.
  • Activer la gestion des bâtiments : cette fonction est utile lorsque le syndicat est composé de plusieurs bâtiments (ex. : initial (horizontal)). Vous pouvez, entre autres, indiquer quelles fractions font partie de quel immeuble.
  • Sachez que vous devrez documenter les bâtiments dans le carnet d’entretien.
  • Activer les liens pour les procurations permanentes : cela vous permet de lier les procurations permanentes pour les assemblées qui se trouvent dans le dossier des copropriétaires à la liste des présences de n’importe quelle assemblée du syndicat.
  • Afficher les membres du conseil d’administration pour les procurations permanentes : Si ce paramètre est désactivé, la procuration permanente indiquera qu’elle est donnée à un ou l’autre des membres du conseil d’administration. Une fois activée, la procuration permanente demandera aux copropriétaires à quel administrateur il souhaite donner sa procuration permanente. Nous ne recommandons pas cette fonctionnalité sans que votre client en fasse impérativement la demande puisqu’elle nuit à la pérennité des procurations permanentes lorsqu’un administrateur quitte son poste, déménage ou s’absente d’une assemblée.
  • Identifiant groupe Facebook : Si le syndicat a un compte Facebook, vous pouvez indiquer l’identifiant ici. Cela permet de fournir le lien de cette autre plateforme d'échange aux autres copropriétaires si ces derniers n'y ont pas déjà accès. 
  • Lien vers un syndicat horizontal : Vous pouvez lier votre syndicat vertical à un syndicat horizontal afin que les coordonnées des copropriétaires des fractions soient comparées et puissent être copiées d’un syndicat à un autre lorsqu’elles sont manquantes à un endroit.

 

FINANCES


  • États financiers : La méthode comptable utilisée dans l’application est l’apport reporté. Si les états financiers doivent être présentés par fonds, en changeant ce paramètre, vous verrez une note particulière dans l’écran des états financiers. Notez que vous devrez toutefois faire le nécessaire pour la présentation puisque l’application ne supporte pas la méthode par fonds.
  • Les états financiers du syndicat sont vérifiés : si les états financiers requièrent une mission d’examen, un audit ou un avis aux lecteurs par une firme comptable externe, vous pouvez activer ce paramètre pour que cela soit mentionné sur l’écran des états financiers.
  • Activer les dépôts à distance : si les dépôts de chèques des frais de condo se font par scanneur à partir de vos bureaux, vous devez activer ce champ puisque l’information est utilisée par certains rapports.
  • Envoyer les chèques par courriel aux signataires : lorsqu’activé, le système envoie automatiquement un courriel au premier signataire avec les copies de chèques qu’il recevra dans les prochains jours.
  • Activer l’avis par courriel au copropriétaire quand il reste seulement un chèque reçu non encaissé : s’il ne reste qu’un seul chèque dans le compte du copropriétaire, il en sera avisé si cette fonction est activée.
  • Activer l’approbation des factures et des documents : pour utiliser le numériseur pour le traitement des factures, notes de crédit et autres documents, ce paramètre doit être actif.
  • Encaisse minimale obligatoire pour payer une facture : Veuillez indiquer le solde minimum requis dans le compte bancaire avant que des paiements soient émis aux fournisseurs.
  • Activer l’approbation des paiements par un associé : cette fonction permet à la personne de votre entreprise qui contresigne les chèques du syndicat d’approuver les paiements en ligne. Une fois son approbation récoltée, le chèque peut être imprimé avec sa signature. Des conditions doivent avoir été remplies dans son profil.
  • Activer l’approbation des paiements par le conseil d’administration : cette fonction permet à l’administrateur qui contresigne les chèques du syndicat d’approuver les paiements en ligne. Une fois son approbation récoltée, le chèque peut être imprimé avec sa signature et celle de la personne de votre entreprise qui remplit ce rôle. Des conditions doivent avoir été remplies dans son profil.

 

OPÉRATIONS



  • Langue du manuel du résident : Il est possible de rédiger un manuel du résident dans la section du gestionnaire et de l’intégrer à l’intranet du syndicat pour le personnaliser et le rendre disponible aux copropriétaires. Cette option permet de dire dans quelle langue le manuel sera disponible aux copropriétaires.
  • Projet TrackAndFix : TrackAndFix est un logiciel web indépendant de l’application et utilisé par certains promoteurs immobiliers pour la livraison des parties privatives. Si un promoteur utilise le logiciel TrackAndFix pour le syndicat, il pourra être lié à l’intranet pour permettre la synchronisation des données.

  • Inspection alarme incendie annuelle requise : En activant ce paramètre, vous pourrez gérer les inspections du système alarme incendie à partir de la section gestionnaire et vous serez avisé lorsque l’inspection sera requise.
  • Afficher les requêtes des projets à venir au conseil d’administration : Permet de rendre accessible au conseil d’administration ce type de requête.
  • Afficher les requêtes de projets en cours au conseil d’administration : Permet de rendre accessible au conseil d’administration ce type de requête.
  • Intégrer les requêtes de service puces et manettes avec TradeGecko : TradeGecko est un logiciel d’inventaire et de vente qui peut être lié avec l’application SolutionCondo pour faciliter la vente d’items, comme des puces et manettes.
  • Activer le module de gestion des livraisons : Pour activer le module permettant à un employé du syndicat de signaler l'arrivée d'une livraison aux copropriétaires.
  • Accès des membres du CA au carnet d’entretien : Permets au conseil d’administration de voir le carnet d’entretien. Nous vous suggérons d’activer cette fonction une fois le carnet d’entretien rempli.
  • Adresse courriel du syndicat : Permets de créer une adresse courriel au syndicat qui est compatible avec l’intranet. Lorsque quelqu’un envoie un courriel à cette adresse, une requête est créée.


Nous vous invitons à lire l’encadré bleu qui se trouve sous le paramètre pour toutes les options.


RÉUNIONS



Nous vous suggérons de remplir ces paramètres avec attention puisqu’ils sont, entre autres, utilisés dans le module de réunion et le calendrier de gestion.


  • Langue utilisée dans les réunions : Cela permet de dire au système dans quelle(s) langue(s) les avis de convocation et le procès-verbal doivent être rédigés. Si vous sélectionnez "Français", seules les options en FR seront disponibles dans les réunions.
  • Quorum indivisaire : Cela permet de documenter si un indivisaire présent remplace automatique un indivisaire absent. L’information provient habituellement de la déclaration de copropriété ou des règlements du syndicat.
  • Le délai pour produire les documents requis et fermer la réunion du C.A. : Il s’agit d’un niveau de service que vous souhaitez produire. Cela indique seulement en combien de temps (en jour) vous devez fermer une réunion du conseil d’administration.
  • Le délai pour produire les documents requis et fermer les autres types de réunion : Il s’agit d’un niveau de service que vous souhaitez produire. Cela indique seulement en combien de temps (en jour) vous devez fermer une assemblée (de tout type).
  • Délai maximum pour rédiger le PV d’une réunion : Il s’agit du délai pour communiquer le procès-verbal d’une assemblée aux copropriétaires.
  • Si le délai est imposé par la déclaration de copropriété ou les règlements du syndicat, assurez-vous de cocher la case qui se trouve en dessous du champ.
  • Délai maximum en jour pour convoquer : Il s’agit d’une information figurant dans la déclaration de copropriété. C’est le nombre de jours minimum requis pour convoquer une assemblée. La mesure est en jour et par défaut, le système considère que la convocation doit être faite minimalement 10 jours avant la date de l’assemblée.


AUTRES PARAMÈTRES


  • Nom de sous-domaine : Permets de créer une URL personnalisée pour que les copropriétaires accèdent au portail. Nous vous suggérons d’utiliser cette fonction uniquement si le client en fait expressément la demande.
  • Accès au portail : En désactivant l’accès au portail, les administrateurs et les copropriétaires ne pourront plus se connecter à l’intranet. Seuls les employés de votre entreprise y auront accès.