Étape obligatoire annuellement, on doit faire l'action de fermer la période financière de votre syndicat. Ce n'est pas quelque chose que vous devez prendre à la légère puisque la comptabilité de cette année va devenir la base pour l'an prochain et on ne veut pas présenter un état financier en assemblé qui contient des erreurs. 


Une fin d'année implique :

  1. Que vos conciliations bancaires ont été faites pour CHAQUE compte de banque.
  2. Vous assurer que vous n'avez pas d'erreur dans votre comptabilité. En faisant vos conciliations, vous éliminez la possibilité d'avoir fait une erreur dans toutes les transactions qui implique vos comptes de banque, mais vous avez pu par exemple affecter un chèque au mauvais copropriétaire.
    1. Est-ce que les soldes des copropriétaires font du sens. Si vous avez des gens qui ont des crédits ou des sommes impayées depuis un certain temps, vous allez peut-être devoir radier ces soldes, ou à tout le moins vous poser la question si ça devait être fait. L'écran frais de condo dans le menu financier va vous être utile pour cerner les comptes qui ne sont pas à 0. (Vous pouvez faire afficher les soldes à une date donnée dans la barre de filtre)
    2. Valider si les soldes de bilan font du sens. Si vous avez des sommes dues, à recevoir ou à payer qui date depuis longtemps, encore là il va falloir vous poser la question si ça devait être éliminé.
  3. Assurez-vous que l'état des résultats de votre état financier reflète ce qui s'est produit dans l'année et assurez-vous que les dépenses ont été comptabilisées dans les bons postes. Il peut être opportun de cliquer sur chaque poste afin de voir le détail.
  4. Assurez-vous que vous prenez action si vous avez un déficit. Si vous avez plus de dépenses que de revenus, vous faites un déficit. Ça peut être normal, mais si vous avez un actif net négatif, vous allez devoir faire une cotisation spéciale pour remettre le tout à 0 ou inclure dans votre prochain budget un poste de remboursement de déficit (si petit). Normalement si vous avez un actif net à 0 c'est que vous pigez dans votre fonds de prévoyance pour payer vos factures. Aussitôt que vous faites un surplus, ce surplus va être porté à l'actif net à la fin de l'année.
  5. Est-ce que vous avez avant la fin de l'exercice engagé des coûts pour lesquels vous n'avez pas encore reçu de facture? Si ce sont de petits montants, ce n'est pas trop important, sinon vous devriez peut-être comptabiliser une dépense courue.
  6. Est-ce que vous avez payé des factures pendant l'exercice pour un produit ou service qui dont vous allez bénéficier dans le prochain exercice financier? Encore une fois si ce sont de petits montants ou que les montants sont constants d'une année à l'autre ça ne vaut peut-être pas la peine de faire de la gymnastique comptable, mais si les sommes sont plus importantes, ça peut valoir la peine de comptabiliser des frais payés d'avance afin de porter les dépenses dans les bonnes périodes.


Quand vous aurez répondu à toutes ces questions, vous pourrez fermer votre exercice dans l'application (Financier => sommaire => Exercices financiers)