BUDGET PRÉVISIONNEL                                                                                             

Pour estimer un budget d'opération, vous devez procéder à une estimation sérieuse et réaliste des besoins financiers nécessaires de votre syndicat de copropriété. Le budget représente le plan financier d'un syndicat de copropriété pour l'exercice financier au complet. Le budget doit prévoir les sommes requises pour faire face aux dépenses courantes de l'année à venir et celles à être versées au fonds de prévoyance.

Attention: Une cotisation trop basse peut avoir pour effet une augmentation importante l’année suivante ou obliger les copropriétaires à faire une cotisation spéciale en cours d’année pour faire face aux charges non couvertes et aux factures imprévues.

 

FRAIS CONTENUS DANS LE BUDGET PRÉVISIONNEL

Le budget contient donc l’ensemble des frais courants de la copropriété, soit les charges résultant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble. Il s’agit donc essentiellement des charges d’entretien du bâtiment (réparations diverses, rénovation, déneigement, enregistrement au REQ, etc.), ainsi que des charges de fonctionnement (coût de l’électricité, des assurances, etc.) et d’administration de l’immeuble (assemblées, gestionnaires). 

Veuillez noter que les charges résultant de l’utilisation des parties communes à usage restreint sont également prises en compte dans le budget, même si elles ne sont assumées que par les copropriétaires qui ont l’usage de ces parties communes. Lorsque vous préparez le budget, vous devez tenir compte de tous les travaux prévus ou prévisibles pour l’exercice financier à venir et de tous les services qui seront fournis aux copropriétaires. 

 

ADOPTION DU BUDGET

Soulignons que le budget prévisionnel doit être soumis à l’assemblée générale afin d'être adopté. Lorsque vous finalisez celui-ci, vous devez fixer la contribution des copropriétaires, donc les frais de condo, qui couvriront l'ensemble de l'exercice financier. Par exemple si l'année financière est du 1 janvier 2014 au 31 décembre 2014, le budget doit couvrir cette période et les frais de condo payés par les copropriétaires couvriront également cette période.

Note: Si l'année financière débute le 1er janvier 2014 et l'assemblée des copropriétaires a lieu le 14 mars 2014, le budget sera rétroactif au début de l'année financière, c'est-à-dire que les frais de condo seront ajustés rétroactivement donc jusqu'au mois de janvier 2014.

 

LIEN ENTRE LE BUDGET ET LES FRAIS DE CONDO

Une fois le budget établi, il faut le répartir entre tous les copropriétaires. Une des erreurs les plus fréquentes est de diviser les frais de condo par le nombre d’unités. Vous êtes 5 condos, on divise le budget total par 5 et chacun paie sa part. Cette méthode de calcul est erronée tant pour le budget régulier que pour les répartitions des cotisations spéciales, lesquelles devraient se répartir de la même façon qu’un budget annuel régulier, soit en tenant compte des quotes-parts, des parties communes et des parties communes à usage restreint (voir les explications présentées ci-après).

Une autre erreur typique est de suivre la répartition établie par le promoteur. Il faut garder à l’esprit que les promoteurs sont des experts de la construction, pas de la gestion de copropriété. Par conséquent, si votre immeuble n’a jamais eu de gestionnaire externe pour réviser les calculs du promoteur, il est possible que la répartition soit inexacte. Il arrive souvent que le promoteur ait fait un calcul de X $ / pi2 pour donner une information indicative sur les frais de condo mensuels que peuvent s’attendre à payer les copropriétaires lorsqu’il achète leur condo. Cependant, ce X $ / pi2 est seulement fourni à titre indicatif et lorsque la copropriété sera créée, il faudra que la répartition soit faite en fonction des quotes-parts précisées dans la déclaration de copropriété.

 

a- La répartition pour les parties communes

Dans le cas des parties communes de votre copropriété, la répartition des coûts doit se faire en fonction des quotes-parts précisées dans la déclaration de copropriété. Dans toutes les déclarations de copropriété, dans la première partie du document, il y a un tableau qui détaille la quote-part associée à chacun des condos et chacun des stationnements (s’ils sont cadastrés). Vous devez alors cumuler toutes les composantes dont une personne est propriétaire (ex: condo et stationnement(s)) et multiplier la quote-part totale établie par le budget total puis diviser par 12 pour connaître le frais de condo mensuel.

 

b- La répartition pour les parties communes à usage restreint

Dans certaines copropriétés, il y a des composantes de l’immeuble qui sont à l’usage exclusif de certaines personnes. Par conséquent, il faut isoler les coûts associés à ces parties communes à usage restreint et les répartir uniquement pour les personnes qui en ont le bénéfice. Par exemple, dans un projet, où il y a des unités résidentielles et commerciales, il est établi que l’ascenseur qui dessert les unités résidentielles est une partie commune à usage restreint au bénéfice des unités résidentielles puisque les unités commerciales n’auront jamais à entrer dans l’immeuble résidentiel, puisqu’ils ont leur propre porte d’accès donnant sur la rue. Par conséquent, si sur un budget total de 25 000 $, le coût associé à l’entretien des ascenseurs est de 2500 $ par année, la répartition sera comme suit :

  • Budget réparti sur l’ensemble des unités (résidentielles et commerciales) : 22 500 $
  • Budget réparti sur les unités résidentielles seulement : 2500 $

Il conviendra ensuite d’établir un mode de répartition équitable entre les personnes qui ont le bénéfice d’un type de parties communes à usage restreint. Ce mode de répartition (clé de répartition) remplacera alors les quotes-parts établies dans la déclaration de copropriété pour répartir les dépenses associées à ladite partie commune à usage restreint.

 

PETITS CONSEILS POUR FAIRE UN BON BUDGET

Pour faire le budget le plus juste possible, il est essentiel d'être spécifique et de détailler le plus possible toutes les dépenses qui pourraient avoir lieu dans l'immeuble en cours d'année. N'hésitez pas à détailler suffisamment chaque poste tout en évaluant la pertinence de chacun des postes. N'oubliez pas de faire un suivi rigoureux des consommations de gaz et d'électricité. Pour établir un bon budget, il est indispensable de prévoir une marge de manœuvre pour couvrir les imprévus qui peuvent survenir au courant de l'année. 

 

QUELQUES POSTES À NE PAS OUBLIER 

  • Inspection alarme incendie, inspection des gicleurs
  • Argent pour couvrir la franchise d'assurance
  • Entretien des ascenseurs et inspection annuelle
  • Inspection d'un système de chauffage central
  • Coûts liés à l'entretien préventif des composantes du bâtiment
  • Coûts liés à un syndicat nouvellement créé (gros bac poubelles, embauche d'un professionnel du bâtiment pour inspection des parties communes, etc.)

 

FONDS DE PRÉVOYANCE

Le fonds de prévoyance est une réserve d’argent strictement destinée aux réparations majeures et au remplacement des parties communes, par opposition à leur simple entretien. Une copropriété nécessite tôt ou tard des réparations majeures, ce n'est pas parce que l'immeuble est neuf qu'il ne faut pas amasser de l'argent dès le début. Autrement dit, le fonds de prévoyance représente une sécurité vis-à-vis les travaux majeurs de l'immeuble à effectuer. Pour faire une estimation efficace, veuillez identifier les composantes majeures de l'immeuble (briques, tapis, fenêtres, portes, maçonnerie, etc.) et évaluer le coût actuel si vous deviez changer ces composantes. Il est important de noter que l’article 1071 du Code civil du Québec oblige le syndicat à estimer son fonds de prévoyance en fonction des coûts qui seront requis dans le futur pour les réparations majeures et de remplacement des parties communes. Le montant prévu pour le fonds de prévoyance doit être d'au minimum 5% du budget prévisionnel. 

Article 1071. Le syndicat constitue, en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes, un fonds de prévoyance, liquide et disponible à court terme, affecté uniquement à ces réparations et remplacements. Ce fonds est la propriété du syndicat.

 

EXEMPLE DE BUDGET


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Pour accéder à l'article expliquant comment créer un budget CLIQUER SUR CE LIEN : Créer un budget et facturer les frais de condo