CRÉER UN BUDGET DANS L'APPLICATION

Pour calculer et  facturer les frais de condo aux copropriétaires, vous devez d'abord créer un budget. Les frais de condo seront calculés en fonction des quote-parts des fractions , des clés de répartition utilisées et du montant total du budget. Pour faire ce budget prévisionnel, vous pouvez vous servir de l'outil mis à votre disposition dans l'application. Celui-ci prévoit tous les postes à considérer pour planifier de façon sérieuse et réaliste le budget de votre copropriété. 

Accéder à l'onglet : FINANCIER 

Sélectionner l'onglet : BUDGET

Cliquer sur : AJOUTER UN BUDGET


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AJOUTER UN BUDGET

  1. Type de budget: Faire un choix parmi les 3 types de budget disponible. La description détaillée de chaque type est disponible dans l'image qui suit.
  2. Période à budgéter (budget annuel ou historique): Sélectionner l'année financière ou la période désirée
  3. Facturation (budget spécial): Dates auxquelles une partie du budget spécial sera facturée.
  4. Cliquer sur Créer



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Note: Si vous devez modifier la description ou la période du budget utilisez l'option Modifier les informations générales dans le menu Actions du détail du budget.

FONDS DE PRÉVOYANCE

Tel que mentionné dans l'article ''Comment faire un bon budget'', pour faire une estimation efficace du montant à déterminer pour le fonds de prévoyance, veuillez identifier les composantes majeures de l'immeuble (briques, tapis, fenêtres, portes, maçonnerie, toiture, etc.) et évaluer le coût actuel si vous deviez changer ces composantes.

  1. Dans l'onglet Budget Cliquer sur Ajouter un fonds de prévoyance
  2. Compte : 2900-Apports reportés liés au fonds de prévoyance général
  3. Montant : Selon le Code civil du Québec, le montant prévu pour le fonds de prévoyance doit être d'au minimum 5% du budget prévisionnel.
  4. Description : Veuillez détailler le plus possible les composantes majeures de l'immeuble. 

 

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 DÉPENSES

Vous devez budgéter une dépense pour chaque poste d'opérations courantes de l’exercice financier. Si nous prenons l'exemple du déneigement de l'espace de stationnement, nous prévoyons encourir des frais de 1500 $ pour l'année 2015.

  1. Dans l'onglet Budget cliquez sur Ajouter une dépense
  2. Sélectionnez la clé de répartition pour les stationnements (cette clé doit d'abord avoir été créée). Ainsi, la clé de répartition va repartir les charges seulement dans les comptes des copropriétaires qui possèdent des stationnements.
  3. Compte: 5315- Entretien - Déneigement
  4. Montant : 1500 $


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AUTRES REVENUS

Les revenus à inscrire dans cet onglet sont seulement pour les syndicats qui sont certains d'encaisser ces revenus. Par exemple, si vous avez un règlement établi dans l'immeuble qui dit que les copropriétaires qui déménagent doivent payer des frais, vous inscrirez ces revenus dans les autres revenus.

  1. Dans l'onglet Budget cliquez sur Ajouter un autre revenu
  2. Compte: 4200- Autres rev. - Déménagements et emménagements
  3. Montant : 1 000$
  4. DescriptionVeuillez détailler le revenu du syndicat


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 ADOPTION DU BUDGET

Tel que mentionné précédemment, le budget prévisionnel doit être soumis à l'assemblée générale afin d'être adopté. Ainsi, vous devrez exporter votre budget dans un fichier. Vous pouvez également exporter les frais de condos résultant du budget.


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FACTURATION ET ÉTAT DU BUDGET

Vous devez ensuite changer le statut du budget à "Adopté" et activer la facturation du budget afin que la facturation automatique des frais de condo soit effectuée périodiquement dans le compte de chaque copropriétaire.



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DÉPUBLIER LE BUDGET

Àprès l'adoption du budget, le budget ne pourra plus être modifié. Si jamais vous devez absolument le modifier, vous pouvez utilisez l'option Dépublier le budget. ATTENTION! Cette fonctionnalité va annuler toutes les charges de frais de condo par le budget qui ont été ajoutées dans les comptes des copropriétaires et remettre le budget au statut En préparation.


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FRAIS DE CONDO

Lorsque le budget a été établi en fonction des besoins financiers du syndicat de copropriété, vous pouvez voir le montant des frais de condo s'afficher pour chaque copropriétaire de l'immeuble selon la quote-part détenue. La quote-part représente la valeur relative de la fraction, ce qui permet de déterminer la contribution de chacun des copropriétaires au budget établi pour l'année financière. 


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SUIVI DES FRAIS DE CONDO

Afin de valider que la facturation ait été faite, vous pouvez vérifier le solde de chacun des copropriétaires pour l'année financière en cours. 

Accéder à l'onglet : FINANCIER 

Sélectionner l'onglet : FRAIS DE CONDO


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