CONCEPTS GÉNÉRAUX DU REGISTRE DES COPROPRIÉTAIRES

Le registre des résidents contient l'ensemble des copropriétaires détenant des fractions dans votre immeuble ainsi que les locataires. Dans l'application, le concept de propriétaire indivis (ex.: deux propriétaires possédant un ensemble de fractions), s'appelle un groupe de propriétaires. À ce groupe de propriétaire vient s'attacher ce qu'ils détiennet, unité de condo, stationnement, case de rangement, contacts en cas d'urgence, locataires, adresse de correspondance, etc.

Dans chaque syndicat, un propriétaire par défaut est déjà créé. Il est le premier affiché dans le registre des propriétaires et il s'appelle "Promoteur / Constructor". Ce propriétaire ne peut pas être supprimé et est automatiquement archivé par le système lorsque aucune fraction lui est associé. Lorsque vous créez une fraction dans l'application, le propriétaire Promoteur possédera automatiquement la fraction créée. Si vous voulez associer la fraction a un autre propriétaire, vous devrez effectuer une vente entre le promoteur et le l'autre propriétaire.

Cet écran est disponible dans le menu Registres => résidents


blob1476900262373.png


 

CRÉATION D'UN GROUPE DE COPROPRIÉTAIRE

Pou ce faire, vous devez cliquer sur Actions => Ajouter un groupe de copropriétaires.

  1. Langue de communication: Vous devez obligatoirement sélectionner une langue de communication pour le groupe de propriétaire. Tous les documents générés par le système, états de compte, lettres envoyées, etc. utiliseront cette langue;
  2. Ajouter un NOUVEAU copropriétaire: Permets d'ajouter au groupe de copropriétaire un nouveau copropriétaire (qui n'a pas déjà été créé et associé à un autre groupe de propriétaires);
  3. Ajouter un copropriétaire EXISTANT: Cette option vous permet de gérer des cas d'exception et d'ajouter à ce groupe de propriétaire, un copropriétaire qui a déjà été créé et associé à un autre groupe. Par exemple, vous pourriez avoir Mme Y qui a acheté un condo avec son mari M. X cependant Mme Y a acheté une autre unité de condo, dont elle est la seule propriétaire. Dans ce cas-ci, il vous faudra créer deux groupes de propriétaire. Un contenant Mme Y seulement, et un autre contenant M. X et Mme Y. Pour ne pas dupliquer l'information, vous aurez besoin "d'ajouter un copropriétaire EXISTANT" si vous ne voulez pas créer 2 fois le copropriétaire Mme Y.


blob1476900268155.png


 

INFORMATIONS GÉNÉRALES DU COPROPRIÉTAIRE

 

Accéder à l'onglet : REGISTRES

Sélectionner l'onglet : PROPRIÉTAIRES

Cliquer sur : GÉNÉRAL

 

  1. Frais de condo: Vous pouvez consulter le solde du compte du propriétaire et télécharger son état de compte.
  2. Procédure de connexion à l'intranet: Vous pouvez consulter le code CondoPass d'un groupe de propriétaires, télécharger la procédure de connexion à l'intranet à cet endroit et même leur envoyer par courriel.
  3. Historique des communications: Vous permet de consulter les communications qui ont été enregistrées à l'historique ou ajouter facilement une entrée à cet historique.
  4. Contacts d'urgence: Permets de visionner / modifier les contacts d'urgence que le copropriétaire a inscrits.


blob1476900274697.png


COPROPRIÉTAIRES

  1. Connecté à l'intranet: Vous permet de savoir si la personne est connectée ou non à l'intranet. Un rond vert indique que la personne est connectée et un rond gris indique que la personne n'est pas encore connectée.
  2. Statut du courriel: Une enveloppe rouge indique qu'un envoi par courriel a déjà été fait à cette adresse, mais que l'adresse n'était pas valide. Vous devrez alors modifier l'adresse courriel pour que le système puisse à nouveau envoyer un courriel à ce copropriétaire. Une enveloppe verte indique qu'il n'y a eu aucun envoi infructueux.
  3. Courriel: Tant que le copropriétaire ne s'est pas inscrit, le conseil d'administration peut mettre à jour l'adresse courriel. Par contre, une fois que le copropriétaire est inscrit, seulement ce dernier peut mettre à jour son adresse. Le copropriétaire peut changer son adresse en cliquant sur son nom en haut à droite du portail web.

 


blob1476900282916.png


 

FRACTIONS

  1. Affiche les fractions détenues par le groupe de propriétaire. Dans ce cas-ci, le groupe possède seulement l'unité 123 de la Montagne. L'icône en forme de personne indique que l'unité est louée. Il est possible d'avoir des détails sur les locataires en laissant la souris au-dessus de l'icône;
  2. La quote-part de la fraction;
  3. Le pourcentage de la fraction que chaque copropriétaire possède. Dans ce cas-ci, Robert et Martine possèdent tous les deux 50% de l'unité de condo.


blob1476900290075.png


ADRESSES

Vous permet de définir une ou plusieurs adresses de correspondance pour chaque groupe de propriétaires. Habituellement, un groupe de propriétaires aura seulement une adresse de correspondance, mais il est possible que le créancier hypothécaire veuille recevoir les communications écrites. 


blob1476900295905.png


 

INFRACTIONS

Gérer les infractions des copropriétaires, les amendes facturées, les pièces justificatives (photos, etc.).


blob1476900302421.png


DOCUMENTS

Cette section vous permet d'assigner des documents à un groupe de propriétaires. Comme un acte de vente, demande de travaux, etc.


blob1476900310828.png


 

CARTES D'ACCÈS, VÉHICULES, ETC.


blob1476900326696.png


 

CONCEPTS GÉNÉRAUX DU REGISTRE DES LOCATIONS

Le registre des locations vous permet de documenter quelles sont les unités qui ont été louées à des personnes qui ne sont pas propriétaires.

Accéder à l'onglet : REGISTRES

Sélectionner l'onglet : RÉSIDENTS

CONCEPTS GÉNÉRAUX DU REGISTRE DES LOCATIONS

  1. La langue de communication des locataires
  2. Qu'est-ce qu'il loue (condo, stationnement, case de rangement);
  3. Nom et prénom de chaque personne
  4. Téléphones (maison, cellulaire, travail)
  5. Sexe de chaque personne
  6. L'adresse courriel de chaque locataire. Lorsqu'une adresse courriel sera inscrite, ceci permettra au conseil d'administration de communiquer avec les locataires par la messagerie de l'application, leur envoyer des mémos, etc.