CRÉER UNE RÉUNION

Lorsque vous faîtes la gestion autonome d'un syndicat de copropriété, vous devez gérer les réunions. Il y a un outil disponible dans l'application qui vous permettra de gérer efficacement les réunions tenues avec les copropriétaires. Prenons l'exemple d'une assemblée annuelle.

Voici les étapes à suivre afin de créer l'assemblée annuelle: 

Accéder à l'onglet : COLLABORATION

Sélectionner l'onglet : RÉUNIONS

Cliquer sur : AJOUTER UNE RÉUNION

 

ÉCRAN D'AJOUT:

  1. Type:  Assemblée annuelle 
  2. Endroit: 
  3. Adresse: 
  4. Date: Optionnelle au moment de la création de la réunion, obligatoire au moment de la convocation. 

 


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* Pour changer éventuellement la date et le lieu d’une réunion :

Accéder à l'onglet : COLLABORATION

Sélectionner l'onglet : RÉUNIONS

 Cliquer sur : CONVOCATION

  • Dans l’étape 1, cliquer sur le lien ‘’Modifier’’ et inscrire l'endroit et la date désirés.

 

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Ordre du jour (Tous les types de réunion)

Par défaut, lorsque vous créerez votre réunion dans l’intranet les sujets suivants seront à l’ordre du jour :

 

Assemblée annuelle (AGA)

- Prise des présences et vérification du quorum

- Élection d’un président et d’un vice-président d’assemblée

- Ouverture de l’assemblée et lecture de l’ordre du jour

- Présentation des états financiers et reddition de l’administration
- Présentation du budget

- Élection des administrateurs

-Varia
-Levée de l’assemblée

Assemblée de transition (AT)

- Prise des présences et vérification du quorum

- Élection d’un président et d’un vice-président d’assemblée

- Ouverture de l’assemblée et lecture de l’ordre du jour

- Présentation des états financiers
- Présentation du budget

- Élection des administrateurs

-Varia
-Levée de l’assemblée

Assemblée spéciale (AS)     

- Prise des présences et vérification du quorum

- Ouverture de l’assemblée et lecture de l’ordre du jour

-Varia
-Levée de l’assemblée

Assemblée d’informations (AI)

- Prise des présences et vérification du quorum

- Ouverture de l’assemblée et lecture de l’ordre du jour

-Varia
-Levée de l’assemblée

Réunion du conseil d’administration (CA)

- Prise des présences et vérification du quorum

- Ouverture de l’assemblée et lecture de l’ordre du jour

-Varia
-Levée de l’assemblée

Compléter et/ou modifier l’ordre du jour dans l’intranet dans les deux langues, le cas échéant.

 

Modifier un sujet

  • Cliquer sur le symbole de crayon situé dans le coin supérieur droit du sujet.

 

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  • Apporter les modifications dans le boîte de dialogue et enregistrer.

 

Ajouter un sujet

  • Cliquer sur le bouton ‘’Ajouter un élément’'

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  • Remplir la boîte de dialogue et enregistrer.  *Les sujets que vous créerez se retrouveront par défaut à la fin des sujets existant

Ordonner les sujets de l’ordre du jour

  • Maintenir le clic de la souris sur la barre vertical orange du sujet et déplacer la boîte du sujet à l’aide de la souris. Relâcher la souris lorsqu’il sera au bon endroit.

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Exporter l'ordre du jour et en faire la mise en page

Accéder à l'onglet : COLLABORATION

Sélectionner l'onglet : RÉUNIONS

 Cliquer sur : DOCUMENTS

  1. Choisir le document désiré et télécharger le document Word.
  2. Faire la mise en page et sauvegarder sur votre ordinateur le fichier.

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Convertir le document sous format pdf

Importer le document dans l'intranet

  • Cliquer sur le bouton ‘’+ Ajouter des fichiers…’’
  • Sélectionner le fichier souhaité que vous avez précédemment sauvegardé sur votre ordinateur.
  • Sélectionner la langue et le type du fichier, ‘’Ordre du jour’’ dans ce cas, puis appuyer sur le bouton ‘’Téléverser’’. Le fichier se classera dans la section ‘’Documents de convocation’’.


 

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États financiers  (AGA + AT) 

Si aucune modification n’est à faire sur les états financiers et qu’aucune mise en page n’est nécessaire, le lien des états financiers apparaît dans les ‘’Documents de convocation’’. Si des modifications manuelles doivent être faites ou si une mise en page spéciale est requise, veuillez d'abord exporter vos États financiers en document Excel afin de les modifier. 

a) Exporter les états financiers de l’intranet

  • Aller dans la vignette ‘’Financier’’ puis dans l’onglet ‘’États financiers’’
  • Sélectionner le lien de l’exercice financier souhaité
  • Télécharger l’export des états financiers en EXCEL

b) Effectuer les modifications requises et sauvegarder le fichier sur votre ordinateur

c) Convertir sous forme de fichier pdf.

d) Importer dans l’intranet

  • Aller dans l’onglet ‘’Documents’’ de la réunion
  • Cliquer sur le bouton ‘’+Ajouter des fichiers…’’
  • Sélectionner le fichier que vous avez précédemment sauvegardé sur votre ordinateur
  • Sélection la langue et le type du fichier, dans ce cas ‘’États financiers’’, puis appuyer sur le bouton ‘’Téléverser’’. Le fichier se classera dans la section ‘’Documents de convocation’’.

 

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Annexes (si applicables)

a) Convertir l’annexe sous forme de fichier pdf. (si applicable)
b) Importer dans l’intranet

  • Aller dans l’onglet ‘’Documents’’ de la réunion
  • Cliquer sur le bouton ‘’+Ajouter des fichiers…’’
  • Sélectionner le fichier que vous avez précédemment sauvegardé sur votre ordinateur
  • Sélection la langue et le type du fichier, dans ce cas ‘’Annexes’’, puis appuyer sur le bouton ‘’Téléverser’’. Le fichier se classera dans la section ‘’Documents de convocation’’.


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Page de présentation (AGA, AT, AI, AS)

a) Cliquer sur le lien ‘’Page de présentation (provenant de l’intranet)’’ qui se trouve dans l’onglet ‘’Documents’’ de la réunion sous la section ‘’Documents de convocation afin de télécharger le fichier

 

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b) Modifier tel que vous le souhaitez la page de présentation et sauvegarder sur votre ordinateur

c) Convertir sous forme de fichier pdf

d) Importer dans l’intranet

  • Aller dans l’onglet ‘’Documents’’ de la réunion
  • Cliquer sur le bouton ‘’+Ajouter des fichiers…’’
  • Sélectionner le fichier que vous avez précédemment sauvegardé sur votre ordinateur
  • Sélection la langue et le type du fichier, dans ce cas ‘’Page de présentation, puis appuyer sur le bouton ‘’Téléverser’’. Le fichier se classera dans la section ‘’Documents de convocation’’.

 

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Finalisation du document de convocation

a) Établir l’ordre de chaque document dans l’intranet dans chacune des langues, le cas échéant.          

  • Aller dans l’onglet ‘’Documents’’ de la réunion
  • Dans la section ‘’Documents de convocation’’, assurez-vous que les case de la colonne ‘’inclus ??’ soient cochée pour les documents que vous souhaitez inclure dans votre avis de convocation. La case des documents que vous ne voulez pas voir inclus doit être décochée.
  • Dans la colonne ‘’Ordre du document’’, numéroter, en suivant l’ordre des sujets de votre ordre du jour les documents qui constitueront votre avis de convocation.
  • Cliquer sur le lien ‘’Enregistrer’’

 

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b) Créer le document de convocation

  • Aller dans l’onglet ‘’Convocation’’ de la réunion
  • Dans l’étape 3, cliquer sur le lien pour générer l’avis de convocation dans la ou les langue(s) souhaitez. Un lien apparaîtra dans l’étape 4.


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c) Exporter l’avis de convocation et imprimer le nombre de copie souhaité.

  • Aller dans l’onglet ‘’Convocation’’ de la réunion
  • Cliquer sur le ou les lien(s) dans l’étape 4

 

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Suspension du droit de vote 

a) Établir la liste de tous les copropriétaires susceptibles de ne pas avoir leur droit de vote
b) Imprimer leur état de compte
c) Préparer la lettre leur signifiant la perte de leur droit
d) Imprimer la lettre pour chaque copropriétaire concerné

 

Envoi des avis de convocation (vérifier le respect du délai) 

Note : Il est obligatoire d'envoyer un avis de convocation version papier aux copropriétaires.

 

Convocation de la réunion dans l’intranet

En convoquant la réunion dans l’intranet, les copropriétaires qui ont une adresse courriel valide dans l’intranet recevront une notification leur signalant la réunion ainsi que la version électronique de l’avis de convocation. Ils seront également invités à confirmer leur présence, absence ou s’ils remettront une procuration à un tiers de telle sorte qui sera possible d’estimer si le quorum sera atteint ou non pour la tenue de l’assemblée.

a) Envoyer l’avis de convocation électronique dans l’intranet du syndicat

  • Aller dans l’onglet ‘’Convocation’’ de la réunion
  • Cliquer sur le lien ‘’Convoquer la réunion qui se trouve à l’étape 5
  • Éditer le texte dans la boîte de dialogue, le cas échant (le champ ::name :: sera remplacé par le nom de chacun des copropriétaires)
  • Appuyer sur le bouton ‘’Oui’’ afin de confirmer l’envoi de la convocation électronique.

 

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b) Faire un rappel

  • Aller dans l’onglet ‘’Convocation de la réunion’’
  • Cliquer sur le lien ‘’Envoyer les rappels de convocation aux copropriétaires’’
  • Appuyer sur le bouton ‘’Oui’’ afin de confirmer l’envoi du rappel de la convocation électronique

 


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Documents de l'assemblée

a) Liste des présences

  • Aller dans l’onglet ‘’Documents de la réunion’’
  • Cliquer sur le lien ‘’Liste de présence (provenant de l’intranet’’ qui se trouve dans la section ‘’Tenue de l’assemblée’’ afin de télécharger le fichier

 

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b) Imprimer un avis de convocation avec l’ordre du jour ventilé (pour permettre la prise de note)
c) Liste des copropriétaires en ordre de condo (juste les colonnes adresse condo, nom et prénom)
d) Liste des transactions par compte
e) Budget détaillé
f) Résolution – Changement de signataires au compte bancaire
g) Résolution – Adoption du budget
h) Résolution – Vierge (blank)
i) Carte de signature
j) Formulaire d’ajout de signataire (3 formulaires)
k) Formulaire de coordination de cotisation

 

Terminer la réunion

Une fois le procès verbal rédigé, celui-ci devrait normalement être signé par le secrétaire et le président d'assemblée. Une fois cette étape terminée, numériser le document et téléverser le dans la section documents avec la liste de présence signée.