Introduction

Que ce soit pour retenir les services d'un nouveau concierge ou pour le choix d'une soumission pour des travaux majeurs, la réalité d'un conseil d'administration (C.A.) en copropriété est que ce processus de discussions et de prise de décisions fait partie intégrante de la vie d'un administrateur.

Ce processus de discussion peut toutefois s'avérer fastidieux, surtout lorsque celui-ci est réalisé par courriel et que le nombre d'administrateurs est élevé. Il est alors facile de perdre le fil de la discussion et il devient difficile d'avoir une vue d'ensemble des échanges. De plus, étant donné que les administrateurs sont souvent appelés à changer, il sera plus facile pour un conseil d'administration nouvellement élu de comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises et d'avoir une vue globale des décisions qui ont été prises.

 

Aperçu du fonctionnement 

Le module de discussions et de votes de l'application permet à un administrateur/gestionnaire de créer une discussion qui comporte ou non un vote. Lors de la création de la discussion, les administrateurs sont invités à échanger entre eux par rapport à un sujet donné, que ce soit de choisir entre 3 soumissions de conciergerie, ou tout autre sujet des affaires du syndicat comme le vote d'un nouveau règlement.

Suite à cette discussion, les administrateurs peuvent ou non être appelés à voter sur les options proposées. Il est important de noter que l'entièreté de la discussion est conservée ainsi que chacun des votes de chacun des administrateurs.

Voici un aperçu du processus normal d'une discussion comportant un vote:

 

 

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Le créateur de la discussion ou le gestionnaire aura toujours la possibilité de basculer entre le mode vote et le mode discussion une fois la discussion créée.

 

Ajout d'une discussion

 Une discussion comporte plusieurs informations dont:

  • Une catégorie
  • Un sujet
  • Une description qui fait office de contenu de la discussion
  • Des pièces jointes
  • Un vote ou non
  • Différentes options de vote. L'option de vote "s'abstenir"  va être automatiquement ajoutée lors de chaque vote.
  • Un délai d'inactivité maximal à la discussion. Le créateur de la discussion va être notifié après ce délai, lorsqu'il n'y aura plus aucune activité dans la discussion et l'invitera à fermer la discussion ou à initier le vote.
  • Une option permettant de permettre les choix multiples lors du vote

Toutes les informations de la discussion ou des options de vote pourront être modifiés après la création de la discussion.


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Écran de discussion

Une fois la discussion créée, les autres membres du C.A. vont être invités à contribuer à la discussion par courriel. Par ailleurs, ceux-ci pourront seulement répondre au courriel qui leur a été envoyé afin d'ajouter un commentaire à la discussion. 

À partir de cet écran, le créateur de la discussion pourra, à partir du bouton Action :

  • Modifier les choix de vote et le sujet/contenu de la discussion
  • Convertir la discussion en vote

Dans le cas d'un immeuble sous une forme de gestion externe (financière, financière et administrative et gestion complète), les administrateurs pourront poser une question à des personnes affectées à leur immeuble (gestionnaire principal ou secondaire).


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Écran de vote

L'écran de vote permet à chaque administrateur de voter sur les options qui lui sont proposées. Un administrateur qui a voté peut toujours changer son choix, tant que le vote est ouvert.

Le créateur de la discussion peut, par l'entremise du bouton "Actions":

  • Fermer le  vote, ce qui aura pour effet de figer la discussion et le vote.
  • Arrêter le vote et rouvrir la discussion.

Veuillez prendre note que lorsque la discussion est en mode vote, il est impossible pour le créateur du vote de changer les choix de vote. 

 


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Conclusion

En conclusion, le module de discussion et vote de l'application a été créé dans le but de faciliter les échanges et les prises de décisions dans les copropriétés et a été créé dans l'optique de permettre aux syndicats de conserver une trace des échanges préalables à la prise d'une décision des positions respectives de chacun des administrateurs au moment du vote.