INFORMATIONS GÉNÉRALES DU CARNET D'ENTRETIEN

Le carnet d'entretien vous permet de documenter les entretiens que vous devez effectuer sur les composantes de votre immeuble. Il se présente comme une liste de catégories de composante. Le système vous permet de gérer vous-même les catégories de composantes pour votre immeuble. Pour chaque catégorie, vous pouvez documenter quelles sont les entretiens périodiques que à effectuer et les entretiens qui ont été effectués.

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POURQUOI DOCUMENTER LE CARNET D'ENTRETIEN

C'est un peu le même problème dans tous les immeubles, les conseils d'administration changent, les gens déménagent et souvent leurs connaissances disparaissent avec leur départ puisque rien n'a été documenté. L'application vous offre des outils pour permettre à la copropriété de conserver ce savoir à un seule endroit afin d'éviter que des informations essentielles sur votre immeuble se perde au fil du temps.

 

APERÇU DÉTAILLÉ D'UNE CATÉGORIE DE COMPOSANTES

Vous pouvez accéder au détail d'une catégorie en cliquant sur le nom d'une catégorie à partir de la page d'accueil du carnet d'entretien. Dans cette page, vous avez une vue plus détaillée de tous les entretiens et événements enregistrés. Il est possible de renommer ou supprimer la catégorie. Attention! si vous supprimez une catégorie tous les entretiens et événements qu'elle contient seront également supprimés.


 

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ENTRETIEN PLANIFIÉ / ÉVÉNEMENT

Un entretien planifié est un entretien périodique ou ponctuel qui devra être effectué dans le futur sur une ou plusieurs composantes de l'immeuble. S'il s'agit d'un entretien périodique, vous pouvez configurer les paramètres de récurrence.


 

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Un événement est un entretien, un remplacement, une défaillance ou une réparation qui a eu lieu pour une composante de l'immeuble. Vous pouvez indiquer le fournisseur de service qui a effectué l'entretien ou la réparation s'il y a lieu. Vous avez aussi la possibilité de joindre des fichiers à l'événement.


 

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GÉNÉRER UN ÉVÉNEMENT À PARTIR D'UN ENTRETIEN PLANIFIÉ

La page d'accueil du carnet d'entretien vous proposera automatiquement de générer un événement lorsqu'une date d'occurrence d'un entretien planifié a été dépassée. Si vous cliquez sur Oui, un événement de type Maintenance sera enregistré dans la catégorie de composantes. De cette façon, il est facile de conserver un registre de tous les entretiens qui ont été réalisés sur l'immeuble. Vous pouvez également créer manuellement des événements ou enregistrer d'autres types d'événements en sélectionnant l'option Ajouter un événement dans le menu Actions.


 

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EXPORTER LES ENTRETIENS EFFECTUÉS

Il est possible d'exporter tous les événements qui ont eu lieu. Sélectionnez l'option Exporter les événements dans le menu Actions. Si vous sélectionnez cette option dans la page de détail d'une catégorie, seulement les événements de cette catégorie seront exportés. Le résultat de l'export est un fichier Excel.

 

APERÇU GLOBAL DES ENTRETIENS À EFFECTUER

Une fois vos entretiens bien documentés, vous pouvez consulter le calendrier dans l'onglet Général. Le calendrier vous donne un aperçu de tous les entretiens que vous devez faire pour le mois sélectionné. Aussi, vous pouvez voir les entretiens à venir dans les 6 prochains mois dans la section Entretiens à venir de la page d'accueil du carnet d'entretien.



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