Étapes à suivre pour créer votre syndicat de copropriétés

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1. Création d’un nouveau syndicat – Appuyer sur l’icône « CRÉER UN SYNDICAT » tel que ci‑après indiqué.

 

 

 

La fenêtre suivante s’affichera.

 

 

Conseil : Pour le nom du syndicat, vous pouvez inscrire l'abréviation SDC pour remplacer Syndicate de copropriété ou Syndicat des copropriétaires.


2. Création des fractions

La meilleure façon de démarrer votre syndicat est d'utiliser le guide de démarrage qui va vous guider à travers la configuration de vos différentes fractions (condos, stationnements, etc.). Le guide de démarrage vous guide à travers l'import des données à l'aide de fichiers Excel. Pour un syndicat d'une taille importante, c'est une grosse économie de temps par rapport à la saisie des fractions une à une dans l'écran Registres => fractions. 

Note: Si vous avez fait disparaître le guide de démarrage, vous pouvez aller dans l'écran Registres => fractions et vous trouverez l'import de fractions dans le menu actions.

En cliquant sur le titre "Créer les fractions", vous allez avoir cet écran qui va s'afficher:



Téléchargez le modèle de fichier (étape 1) et remplissez les colonnes suivantes:



Par la suite, complétez les étapes 2 et 3. S'il y a des erreurs lors de l'import, le système va vous en aviser et vous devrez corriger les erreurs afin que l'import puisse fonctionner correctement. S'il y a une erreur, aucune fraction n'est importée.



ASTUCE – Si votre syndicat compte des numéros d’appartement qui incluent des centaines (appartement 101) ainsi que des milliers (appartement 1001), identifier les appartements des étages inférieurs (p.ex. : appartement 101) de la façon suivante « Appartement 0101 ». Cela permettra, par exemple, de conserver l’ordre numérique lors de l’affichage des unités. Sinon, les appartements du premier étage (p.ex. : Appartements 101, 102, etc.) seront regroupés, lors de tri, avec ceux du dixième étage (p.ex. : Appartements 1001, 1002, etc.). Il en est de même pour les casiers et les cases de stationnement.

 

ASTUCE – Selon les directives d’adressage de Poste Canada, il est souhaitable d’indiquer le numéro de l’unité en avant de celui de l’adresse civique, séparé par un tiret. Par exemple l’unité (ou condo) numéro 101, sis au 1000 Rue ABC doit être identifié de la manière suivante dans l'application, soit « 0101‑1000 Rue ABC », cela permet à la fois de respecter les directives d’adressage de Poste Canada et de bien ordonner les unités (ou condos) dans les divers rapports produits par l'application.

 

ASTUCE – Identifier les stationnements intérieurs et extérieurs avec des identifiants différents. Nous préconisons les identifiants suivants : « Stat. Int. » et « Stat. Ext. ». Ceci permet de différencier les stationnements intérieurs des stationnements extérieurs qui peuvent avoir des numéros de case identiques. Cela permet également de regrouper séparément les deux types de stationnement lors de l’affichage des divers rapports produits par l'application.


3. Lier les stationnements et les casiers aux condos

Une fois les étapes 1, 2 3, réalisées vous allez être prêt à lier les fractions avec leur condo respectif. Ex.: Si le propriétaire X possède le condo #1, le Stationnement extérieur #54 et un casier, on veut pouvoir lier son casier et ses stationnements avec le condo afin que le propriétaire ait seulement un état de compte. 

Note: Si vous avez fait disparaître le guide de démarrage, vous pouvez aller dans l'écran Registres => fractions et vous trouverez l'import de fractions dans le menu actions. Dans l'écran d'import de données, choisissez l'étape #4.


Dans cet écran, il suffit de sélectionner dans la colonne de droite à quels stationnements ou casiers sont liés à chaque condo. Les modifications sont automatiquement enregistrées. Une icône de disque vert s'affichera au bout de chaque ligne quand la sauvegarde aura été complétée.


4. Création des propriétaires

Une fois que vos fractions sont créées et que vos condos sont liés aux stationnements et casiers, vous êtes maintenant prêt à créer vos propriétaires. Faites juste attention à respecter la séquence suivante: créer les fractions, lier les fractions et par la suite créer les propriétaires.

Dans le guide de démarrage, cliquez sur l'option "Créer les copropropriétaires" et assignez les fractions.



Compléter les étapes 1 à 3. 

Note: Avant de remplir le fichier, assurez-vous de lire les instructions en haut du fichier.

Note: Assurez-vous d'entrer une langue pour chaque propriétaire, sinon aucune information ne sera importée.

Note: L'import permet d'importer un maximum de deux propriétaires pour une même unité, si vous avez une fraction qui est détenue par plus de deux personnes, vous allez devoir créer manuellement le groupe de propriétaires à partir de l'écran Registres => résidents => Actions => Ajouter un groupe de propriétaire.


5. Mise à jour des informations

Une fois que vous avez importé les copropriétaires, vous pouvez utiliser le même import/export pour mettre à jour les coordonnées des copropriétaires. Attention, vous pouvez seulement mettre à jour les coordonnées (adresse, téléphone, courriel), vous ne pouvez pas modifier les noms des copropriétaires et vous ne pouvez pas ajouter un deuxième copropriétaire une fois le premier import fait. Si vous avez besoin de modifier le nombre de propriétaire pour une unité, vous devrez faire une vente, voir cette procédure.