Lorsqu'une entente est conclue entre le syndicat et un fournisseur pour un service annuel ou ponctuel, il est possible de documenter le contrat dans le portail, d'être averti lorsque ce dernier arrive à échéance et permettre le renouvellement automatique des ententes annuelles.


AVANT DE COMMENCER

Ayez complété votre registre des fournisseurs.


Pour les contrats qui incluent des employés, ayez configuré les employés du syndicat dans la configuration du portail.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat

2) Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet CONTRATS.

RECAP :

Registres > Contrats


CONFIGURER LES CATÉGORIES DE CONTRAT

1) Rendez-vous dans l'onglet CONFIGURATION.

2) Consultez la liste des contrats et désactivez les catégories non-applicables.

3) Si une catégorie de contrat du syndicat n'est pas parmi celles par défaut, ajoutez-la sous le bouton ACTIONS, avec l'option AJOUTER UNE CATÉGORIE DE CONTRAT.

4) Dans la nouvelle fenêtre, donnez un nom à la catégorie, puis appuyez sur OK.

AJOUTER UN CONTRAT

Contrat annuel

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN CONTRAT ANNUEL.

2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez un fournisseur et la catégorie de contrat, puis appuyez sur OK.

3) Dans la fenêtre d'ajout, remplissez les champs suivants :

AS'il s'agit d'un contrat avec renouvellement automatique, cochez cette case, puis ajoutez le nombre de jours de préavis minimum pour le non-renouvellement du contrat.
BNuméro de contrat.
CDescription du contrat, services compris dans l'entente, etc.
DDate de début du contrat.
EDate de fin du contrat.
FCoût du contrat avant taxes, frais de financement et/ou autres frais.
GCoût total du contrat.
HS'il s'agit d'un contrat avec un employé ou que des employés sont inclus dans le contrat, appuyez sur l'icône d'ajout pour configurer l'horaire de l'employé.

4) Ajoutez le contrat ou tout autre document pertinent, puis appuyez sur ENREGISTRER.

Contrat ponctuel

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN CONTRAT PONCTUEL.

2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez un fournisseur et la catégorie de contrat, puis appuyez sur OK.

3) Dans la fenêtre d'ajout, remplissez les champs suivants :

ATitre du contrat.
BNuméro de contrat.
CDescription du contrat, services compris dans l'entente, etc.
DCochez cette case si le fournisseur offre un service d'urgence 24/7.
EDate d'octroi du contrat.
FCoût du contrat avant taxes, frais de financement et/ou autres frais.
GCoût total du contrat.
HPour ajouter le contrat ou tout autre document pertinent.

4) Appuyez sur ENREGISTRER.


ACTIONS SUR LES CONTRATS

A) Pour consulter les informations générales et les termes du contrat.

B) Pour modifier les informations entrées au contrat.

Sous ACTIONS, vous pouvez terminer le contrat, ou en changer la catégorie et le type.

C) Pour mettre fin au contrat. Avant de terminer le contrat, vous pourrez effectuer les modifications finales aux informations et termes du contrat.

D) Pour renouveler un contrat. Remplissez les informations dans la nouvelle ligne de renouvellement, puis appuyez sur ENREGISTRER.

E) Pour supprimer un contrat. Confirmez votre action dans la nouvelle fenêtre en appuyant sur OUI.