Publipostage | Créer un modèle de fichier (word)

Modifié le Thu, 21 Mar 2024 sur 10:10 AM

Ce texte fait partie de la série de procédures sur l'outil de publipostage.

1) Rendez-vous dans l'outil de publipostage dans le menu COLLABORATION, cliquez sur PUBLIPOSTAGE

2) Cliquez sur le bouton ACTIONS de la page principale du publipostage

3) Cliquez sur GÉRER LES MODÈLES

4) Cliquez sur CRÉER UN NOUVEAU MODÈLE

5) Choisissez l'onglet CRÉER À PARTIR D'UN FICHIER

6) Afin de classer votre nouveau modèle au bon endroit, choisissez la catégorie qui s'applique et le type de destinataire entre copropriétaires et fournisseurs.

7) Ouvrez un fichier Word et rédigez votre texte.

Vous pouvez écrire le texte à votre guise autant le contenu que la police, le style et même la couleur, comme bon vous semble.
Vous pouvez même y ajouter des tableaux, des lignes, des formes et des images sans souci.
N'oubliez pas de faire votre rédaction en Anglais dans un fichier distinct, si requis.

8) Pour ajouter un champ prédéfini dans votre texte, mettez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ dans votre texte et :

Rendrez-vous dans l'onglet INSERTION du logiciel Word (en Anglais, c'est INSERT)
Cliquez sur l'option QuickPart
Dans la fenêtre qui apparaîtra, choisissez l'option ChampFusion dans la liste de gauche (anglais = MergeField)
Dans la boîte de texte NOM DU CHAMP (anglais = Field name), transcrivez le libellé du champ que vous souhaitez inscrire, comme il est indiqué dans la liste des champs disponibles dans le portail web, sans mettre les :: au début et à la fin du nom du champ.
Cliquez ensuite sur le bouton OK de la fenêtre dans Word pour enregistrer l'ajout.

CHAMPS DE FUSION PERSONNALISÉS

Il vous est possible d'intégrer dans un texte un champ différent de ceux proposés par le portail.

Insérer un tel champ vous permettra de personnaliser cette section du texte pour chaque copropriétaire ou pour l'ensemble des copropriétaires, lorsque vous réaliserez un publipostage.

Consultez notre article d'aide sur la réalisation d'un publipostage pour savoir comment vous pouvez personnaliser votre modèle en réalisant le publipostage grâce aux champs personnalisés.

9) Une fois vos votre rédaction terminée, enregistrez le fichier sur votre ordinateur.

10) Retournez dans le portail web, au même endroit que vous avez initialement téléchargé le modèle initialement, soit dans l'écran d'édition du modèle dans l'écran de gestion des modèles.

11) Donnez un titre à votre modèle puis cliquez sur le bouton SÉLECTIONNEZ UN FICHIER... et choisissez le fichier que vous avez enregistré sur votre ordinateur à l'étape 9.

12) Pour ajouter une version anglaise, cliquez sur le bouton correspondant et procédez à l'étape 11 pour votre version anglaise.

13) Cliquez sur le bouton CRÉER LE MODÈLE